Meer grip op je data met rapportagesoftware
De tijd van handmatig cijfers invoeren voor vergaderingen is nu toch echt geweest. Met rapportagesoftware werk je niet alleen sneller en efficiënter, er is ook veel minder kans op menselijke fouten. Doordat je niet zelf alle berekeningen hoeft te maken, bespaar je bergen met tijd. Die tijd kan je mooi gebruiken om de rapportage te analyseren of om die belangrijke opdracht voor een klant af te maken.
Staat het zweet je al op de rug als je denkt aan rapportages? Met Inzichten van Teamleader Focus, is dat verleden tijd. Je crm, facturen, offertes en projecten praten met elkaar, waardoor alle cijfers op één plek verzameld worden. Selecteer de data die je nodig hebt en Inzichten stelt automatisch een overzichtelijk rapport voor je samen. Rapporteren is nog nooit zo makkelijk geweest. Probeer Teamleader Focus nu twee weken gratis en ontdek het zelf!
Wat is een rapportage?
Goed, laten we bij het begin beginnen. Wat is een rapportage?
De definitie van de Van Dale:
rap·por·ta·ge (de; v; meervoud: rapportages)
- het opstellen van een verslag
- het opgestelde verslag
Volgens de Van Dale is een rapportage het opstellen van een verslag. Maar over wat voor een soort verslag hebben we het dan? Dat ligt eigenlijk aan je doel! De meeste bedrijven vinden het belangrijk om informatie te hebben over de KPI’s, financiën, projectmanagement en andere belangrijke bedrijfsstatistieken. Een goede rapportage biedt inzicht in de prestaties van het bedrijf. Zo neem je beter goed onderbouwde strategische beslissingen. Daarbij kan je de rapportage ook gebruiken om bepaalde besluiten toe te lichten aan je team.
Er is niet één soort rapportage. Bedrijven gebruiken verschillende soorten rapportages voor inzicht in allerlei zaken. Denk bijvoorbeeld aan:
- Financiële rapportages, die inzicht geven in de winst- en verliesrekening, cashflow en balansposities.
- Sales KPI rapportages, die de voortgang van belangrijke doelstellingen meten. Voorbeelden van veelgebruikte KPI’s zijn customer acquisition costs, gemiddelde klantwaarde, klanttevredenheid en omzet per verkoper.
- Projectrapportages waarin de status van lopende projecten wordt bijgehouden, inclusief deadlines, budgetten en resourcegebruik.
Er worden talloze soorten rapportages gebruikt in het bedrijfsleven. De rapportages helpen directie, managers en projectleiders met het monitoren van de voortgang en het nemen van geïnformeerde beslissingen. Omdat het handmatig samenstellen van deze rapportages veel tijd in beslag kan nemen, gebruiken de meeste bedrijven gespecialiseerde rapportagesoftware.
Wat is rapportagesoftware?
Rapportagesoftware verzamelt data uit verschillende bronnen (denk aan je crm, facturatie software, boekhouding, projectmanagement … ) en voegt deze samen om een rapportage te maken.
Het fijne aan rapportagesoftware is dat je rapportage niet alleen weergegeven wordt in een rapport, maar ook in grafieken, diagrammen en andere visuele middelen. Zo creëer je een overzichtelijke rapportage die iedereen snapt.
De 4 belangrijkste functionaliteiten van rapportagesoftware
Er is ongelooflijk veel rapportagesoftware op de markt. Het is vooral belangrijk dat je een tool kiest die past bij jouw bedrijf. Bedenk vooraf wat je wilt bereiken met de tool en wat jouw belangrijkste bedrijfsdoelstellingen zijn. Zo kan je gerichter zoeken naar geschikte software.
Niet is zo vervelend als werken met stugge software. Goede rapportage software is volledig aanpasbaar aan jouw doelen en jouw manier van werken. Er kan natuurlijk niet getoverd worden met de data, maar het moet op zijn minst mogelijk zijn om:
- je eigen visuele elementen te kiezen
- de data te filteren, groeperen en sorteren naar jouw wensen
- de data weer te geven als tabel, staafdiagram, lijndiagram, cirkeldiagram en numerieke waarde
- bepaalde waarden in de grafiek weer te geven of juist te verbergen
Het mooiste is software die je kan integreren met je huidige tools, zo hoef je nooit meer data over te typen. Dat scheelt veel werk en waarschijnlijk ook heel wat frustratie. Het zal je vast niet verbazen: Teamleader Focus biedt alle bovenstaande functies. Maar daar blijft het niet bij. Teamleader heeft namelijk ook alle andere nodige functionaliteiten om je bedrijf te runnen. Zo werk je volledig vanuit één tool. Meer weten? Ontdek alles over Teamleader Focus.
Welke soorten data kan je verwerken met rapportagesoftware
Simpelweg gezegd: je kan alle soorten data verwerken, als je maar de juiste rapportagesoftware kiest. Wil je echt tot in de kleinste details van je financiën duiken? Dan is financiële rapporagesoftware het meest geschikt. Maar werk je in de beveiliging en wil je meer weten over bijvoorbeeld het aantal alarmmeldingen of de frequentie van calamiteiten? Dan zal je voor beveiligings rapportagesoftware moeten gaan.
De meeste bedrijven in het mkb willen rapportages over de meest gebruikte KPI’s. Dat betekent dat alle sales data helder is, er inzicht is in klantgedrag en klanttevredenheid, en de financiën goed inzichtelijk zijn. Over het algemeen zal het gros van de beschikbare rapportagesoftware hieraan voldoen.
Zo kies je de beste rapportagesoftware voor jouw bedrijf
Met rapportagesoftware maak je sneller en efficiënter gedetailleerde rapportages. Dit voordeel wil je natuurlijk niet ongedaan maken doordat je allerlei cijfers moet overtypen naar de rapportage tool.
Daarom kies je het beste een alles-in-één tool, zoals Teamleader Focus. Daarmee creëer je niet alleen snel en gemakkelijk gedetailleerde rapportages maar het is ook de tool voor:
- je klantenbeheer
- het maken en versturen van offertes en facturen
- het beheren van je projecten
Met meer dan 230 integraties, koppel je eenvoudig al je favoriete tools voor bijvoorbeeld boekhouding, agenda en marketing. Je runt dus je hele bedrijf vanuit één tool.
Het allergrootste voordeel? Je rapportagesoftware is geïntegreerd. Met Inzichten van Teamleader Focus heb je in één oogopslag zicht op de belangrijkste KPI’s, zonder het overtypen van allerlei cijfers of moeizaam integreren van de data. Zo zie je bijvoorbeeld de gemiddelde verkoopcyclus tijd, geplande en ingezette personeelsuren of de top 10 beste klanten.
Heb je nog meer vragen? Wij hebben de antwoorden!
Wil je meer weten over rapportagesoftware? Wij hebben de meest gestelde vragen (met natuurlijk de antwoorden) op een rijtje gezet. Staat je vraag er niet bij? Geen probleem! Onze consultants beantwoorden al je vragen graag. Je kan je vraag stellen door:
- Te bellen met een consultant
Laat je gegevens achter en een consultant belt je binnen vijf minuten terug (enkel tijdens de kantooruren). - Online je vraag achter te laten
Laat je vraag achter in het formulier en een consultant beantwoordt je vraag binnen één werkdag.
Waar je ook voor kiest, je ontvangt altijd snel een antwoord op je vraag.
Of ontvang je antwoord binnen 1 werkdag.
Veelgestelde vragen over rapportagesoftware
-
Wat is rapportage software?
Rapportage software verzamelt data om vervolgens van deze data een rapportage te maken. De rapportages worden naar wens weergegeven in tabellen, grafieken en diagrammen. Het voordeel van rapportage software is dat je veel tijd bespaart met het maken van rapportages. Doordat het een geautomatiseerd proces is, is er veel minder kans op menselijke fouten. Wil je meer details over rapportagesoftware? Lees dan hier verder: ‘Wat is rapportagesoftware?’.
-
Welke vormen van rapportage zijn er?
De vormen van rapportage in rapportagesoftware zijn afhankelijk van het doel en de doelgroep. Het is vooral belangrijk om te weten welke data je met de rapportagesoftware wilt verwerken. Ontdek hier welke soorten data je kan verwerken met rapportagesoftware.
-
Hoe maak je een goede rapportage?
Een goede rapportage is objectief, overzichtelijk en geeft helder inzicht in de data. Vaak worden hiervoor tabellen, grafieken en diagrammen gebruikt. Persoonlijke meningen of interpretaties horen niet thuis in een rapportage. Het best gebruik je makkelijke bedrijfssoftware zoals Teamleader Focus, waarmee je niet alleen professionele dashboards creëert, maar ook je crm beheert, eenvoudig offertes en facturen maakt en projecten aanstuurt. Alle data is gekoppeld waardoor je snel en eenvoudig een goede rapportage maakt en veel tijd bespaart. En dankzij het geautomatiseerde proces waarmee de rapportage wordt samengesteld, is de kans op menselijke fouten minimaal.
-
Welk rapportage programma past het best mij?
Welk rapportage programma het beste bij je past, is afhankelijk van je wensen en doelen. Bij het maken van je keuze is het vooral belangrijk om te weten welke soorten data je graag wilt verwerken met de software. Toch zijn er een aantal functionaliteiten die onmisbaar zijn in een rapportage programma. Lees er hier meer over.