Alles wat je moet weten over projectmanagement

• Wat is projectmanagement?
• De voordelen van projectmanagement
• Wat is een projectmanager
• Andere rollen binnen projectmanagement
• De basis van projectmanagement
• De 5 fasen van projectmanagement
• Stel het perfecte projectplan op in 7 stappen
• Maak je eigen projectplan
• De 7 belangrijkste redenen waarom projecten falen
• Projectmanagement methodieken
• Projectmanagement software
• 8 essentiële functies van project management-software

De voordelen van projectmanagement

Dat projectmanagement niet hetzelfde is als een simpele planning, is inmiddels wel duidelijk. Daarbij heeft projectmanagement vooral veel voordelen. Uit een onderzoek van het Project Management Institute (PMI) blijkt dat projectmanagement eigenlijk onmisbaar is bij de uitvoering van projecten. Ze hebben de resultaten van projecten van bedrijven mét en zonder professionele vorm van projectmanagement onderzocht. Het PMI stelde de volgende resultaten vast:

Daarbij: bij bedrijven die geen enkele vorm van projectmanagement hanteren, mislukken er 50% méér projecten. Dat is geen kattenpis.

Hoe komt dat dan? Het efficiënt beheren van een project draagt bij aan:

• heldere verwachtingen van alle stakeholders;
• meer orde en duidelijkheid;
• een sterke focus op de doelstellingen;
• een realistische tijdsplanning;
• het optimaliseren van het gebruik van middelen en materialen;
• beter zicht op de kwaliteit van het werk;
• overzicht op de risico’s;
• goed overzicht over het gehele project.

En dat heeft dus bewezen betere resultaten als gevolg!

Voor professioneel projectmanagement maak je best gebruik van een goede projectmanagement tool. Een projectmanagement tool ondersteunt je projectmanagement en zorgt ervoor dat je overzicht houdt op je project. Denk hierbij aan taakbeheer, budgettering, communicatie, tijdregistratie, capaciteitsplanning en planning.

Volgens het Project Management Institute is een project een tijdelijke onderneming met een vooraf bepaald begin en einde. Denk aan het ontwikkelen van een nieuwe website, bijvoorbeeld, of de bouw van een nieuw huis. 

Elk project bestaat uit een reeks taken die uiteindelijk tot één enkel doel leiden. Projecten zijn in zekere zin altijd begrensd door drie factoren: de tijd, personen en middelen die je nodig hebt om een project tot een goed eind te brengen. Je kan een project manueel beheren of gebruik maken van projectplanning-software.

Een project bestaat bijna altijd uit vijf fases: De opstartfase, de projectplanning, de uitvoering, de opvolgingsfase en de nazorgfase. Elke fase bevat specifieke taken die je helpen de doelstellingen van je project te realiseren. 

Met Teamleader Focus heb je in één oogopslag zicht op de status van alle taken, planning, budgettering en beschikbare tijd. Zo houd je grip op je project! Probeer het nu 14 dagen vrijblijvend uit.

De basis van projectmanagement

Oke, je weet nu wat projectmanagement is en wat een projectmanager doet. Maar hoe gaat het precies in zijn werk? Om dat te kunnen begrijpen moet je eerst weten waaruit de basis van projectmanagement bestaat. Meestal bestaat projectmanagement uit minimaal de volgende vijf onderdelen:

1. Stakeholders (of belanghebbenden)

Alle individuen, groepen of organisaties die baat hebben bij de goede afloop van je project. Daarnaast hebben ze meestal ook invloed op het verloop van het project. Denk bijvoorbeeld aan je klanten, de partners waarmee je samenwerkt, sponsors, teamleden, enzovoort.

2. Resources

Resources (of middelen) heb je nodig om de taken binnen je project te kunnen uitvoeren. De middelen van een project kunnen zowel ontastbaar (budget, tijd) als tastbaar (uitrusting, materialen en mensen) zijn. De middelen worden vaak bepaald tijdens de projectplanning.

3. Opleveringen (of deliverables)

Dit zijn de producten, diensten en resultaten die je binnen een project produceert en oplevert. Je kan hierbij bijvoorbeeld denken aan het ontwerpen van een website, opleveren van een rapport, enzovoorts. Je hebt een grotere kans om je project succesvol af te ronden als je de opleveringen goed kan bepalen, opvolgen én beheren. Oftewel: plannen, plannen en − jawel − nog eens plannen. 

4. Afhankelijkheden

Afhankelijkheden zijn de onderlinge relaties tussen taken, die bepalen in welke volgorde ze moeten worden voltooid. Tijdens je project zal je altijd afhankelijk zijn van andere mensen of processen. Denk bijvoorbeeld aan het verkrijgen van materialen die benodigd zijn voor de volgende fase van een project. Of het wachten op goedkeuring van een manager of opdrachtgever voordat je doorgaat.

5. Time sheets

Time sheets, tijdregistratie of urenstaten zijn een efficiënte manier om bij te houden hoe lang je aan een specifieke taak of activiteit werkt. Met een goede tijdregistratie heb je zicht op de werkbelasting van je team en kan je een betere planning maken. Daarbij kan je zowel tijdens als na afloop van je project de uren analyseren: Waarom duurde een onderdeel van je project langer dan verwacht? Of hoeveel tijd kost een bepaald proces gemiddeld? Zo kan je toekomstige projecten beter inschatten.

De 5 fasen van projectmanagement

Een project bestaat uit meerdere fasen. De vijf projectfases zijn:

1. Opstart
2. Planning
3. Uitvoering
4. Opvolging & controle
5. Nazorg

1. De opstart van het project

In de eerste fase van een project evalueert de projectmanager het idee voor een project:

• Sluit het aan bij de kernwaarden van het bedrijf?
• Kunnen we dit uitvoeren?
• Levert dit een meerwaarde op voor de organisatie?

Als het antwoord drie keer 'ja' luidt, dan kan je de scope of gewenste resultaten van je project vastleggen en bepalen wie je potentiële partners of stakeholders zijn. 

Het eindresultaat van fase 1 is een helder projectplan dat goedgekeurd moet worden door alle betrokken partijen. Door dit goed aan te pakken, vermijd je ook meteen eventuele misverstanden en verkeerde verwachtingen.

2. De planning van het project

Tijdens het maken van de planning teken je het stappenplan uit voor de rest van het project. Dit houdt onder meer in dat je doelen bepaalt, kosten inschat en de scope en eindproducten definieert.

Je projectplan (uit fase 1) bevat onder andere informatie over hoe de middelen besteed zullen worden, maar ook:

• hoe je aan de kwaliteitseisen zal voldoen;
• hoe je met risico's en onverwachte omstandigheden zal omgaan;
• hoe je met je team en externe stakeholders zal communiceren.

Idealiter bevat je plan een duidelijke tijdlijn van wat er wanneer moet gebeuren. Dat kan bijvoorbeeld door mijlpalen vast te leggen. Daarmee geef je elke belangrijke deeltaak of doelstelling een deadline.

3. De uitvoering van het project

Fase 3 is in veel gevallen het moment waarop je project zichtbaar wordt voor je stakeholders.

Het project gaat meestal officieel van start tijdens een kick-off meeting met het team, waarbij iedereen informatie krijgt over taken en projectdetails. Deze fase draait om kwalitatieve resultaten. Als projectmanager is het jouw taak om de juiste middelen toe te wijzen en je teamleden te helpen focussen. Je hebt het misschien al geraden: het succes van de uitvoering van je project hangt sterk af van hoe goed je de projectplanning hebt uitgewerkt bij fase 2.

4. De opvolging en controle van het project

Deze fase loopt meestal parallel aan de uitvoering van het project. Tijdens het project houd je de status van je doelen nauwgezet in de gaten en plan je voldoende meetings in om ervoor te zorgen dat je team op de goede weg blijft. Hier let je ook goed op dat er geen 'scope creep' optreedt. Want zoals je intussen wel weet: elke wijziging in scope brengt ook wijzigingen mee op vlak van budget en/of tijd.

Wil je het aantal meetings zoveel mogelijk beperken? Planningssoftware helpt teamleden om online en in real time updates te geven.

5. De nazorg van het project

Een project wordt beëindigd wanneer de doelstellingen behaald zijn, formeel zijn opgeleverd (aan de klant) én alle stakeholders geïnformeerd zijn. Maar voordat dit gebeurt, is het een goed idee om samen met je team het project te evalueren.

Stel jezelf en je team de volgende vragen:

• Wat ging er goed?
• Wat had beter gekund?
• Welke acties zal je ondernemen om er zeker van te zijn dat toekomstige projecten beter gaan?

Dit zal je helpen om gelijkaardige problemen in de toekomst op te lossen, sterkere processen te bouwen en efficiëntere teams op te stellen.

Teamleader is een alles-in-één tool die jouw projectmanagement een stuk makkelijker maakt. Het grote voordeel van Teamleader is dat je een volledig project vanuit één plek kunt beheren. Naast je projecten beheren en plannen kan je ook:

• Klanten beheren
• Offertes maken
• Tijd registreren
• Facturen maken

Ook proberen? Dat kan kosteloos, zonder ergens aan vast te zitten:

2. Splits verschillende projectfases op in mijlpalen en taken

Als tweede stap bepaal je de tijdlijn van je project. Wat zijn de cruciale taken die je eerst moet voltooien en wat is je allerlaatste taak? Bundel meerdere kleine taken in grotere mijlpalen. Je project opsplitsen in kleinere, uitvoerbare delen zorgt ervoor dat je team niet overbelast raakt en helpt om een project vlot op te leveren.

3. Schat in welke middelen je nodig hebt

Hoeveel mensen en welke specifieke middelen heb je nodig? Wees zo realistisch mogelijk: je wilt dit niet over- of onderschatten. Beide hebben een negatieve impact op de timing en het budget van je project.

4. Verzamel je middelen

Nu je weet wat je nodig hebt, is het tijd om de juiste mensen en tools in te schakelen. Hier begint het bundelen (en het verdelen) van de verschillende onderdelen van het project.

5. Link taken aan elkaar

Het is erg belangrijk om te bepalen welke taken van elkaar afhankelijk zijn. Met andere woorden, welke taken moeten worden voltooid voordat je met de volgende kan beginnen?

6. Stel een schema op

Verzamel alle informatie uit stappen 2 tot en met 5 en plaats alle activiteiten op een tijdslijn. Gebruik alle taken en mijlpalen voor elke fase en voeg ze toe aan je planning. Zorg ervoor dat je duidelijke deadlines toevoegt voor de belangrijkste mijlpalen en deliverables.

Tip: De juiste prioriteiten stellen is de sleutel tot succes in deze fase van je project. Heb je moeite om prioriteiten van elkaar te onderscheiden? Begin met activiteiten te rangschikken op basis van hoe urgent en belangrijk ze zijn.

7. Houd alles bij

Het venijn zit soms in de details: houd daarom steevast alle informatie tijdens je project bij. Elk teamlid moet de status van een taak, milestone of doel kunnen opvolgen. Vergeet ook je uren niet te registreren. Op die manier kan je in de toekomst bij soortgelijke projecten betere inschattingen maken over deadlines en budgetten.

Alles bijhouden met één tool? Met Teamleader Focus heb je altijd overzicht over alle details van je project.! Status van alle taken, werkbelasting van je team, planning, budgettering − noem maar op.

Ook proberen? Je kan het helemaal uittesten met een gratis proefperiode van 14 dagen!

De 7 belangrijkste redenen waarom projecten falen

Het zou intussen duidelijk moeten zijn dat projectmanagement een heuse uitdaging kan zijn, zeker als je meerdere projecten tegelijkertijd begeleidt. Er zijn veel redenen waarom projecten mislukken:

1. Slechte communicatie

Communicatieproblematiek is vaak de belangrijkste reden voor slechte resultaten. Dit kan verschillende oorzaken hebben:

• Taalbarrières
• Karakterverschillen
• Specifieke problemen op de werkvloer
• Gebruik van de verkeerde communicatiekanalen

Ook de gevolgen van slechte communicatie zijn uiteenlopend:

• Verschillende verwachtingen (en teleurstelling)
• Gekwetste ego's
• Haastwerk
• Onnodige stress
• Een gebrek aan overzicht
• Aanvragen op het laatste moment

2. Te weinig planning

Een goede planning hoort bij elk project, maar wordt te vaak verwaarloosd. Iedereen weet dat er een planning gemaakt moet worden. Maar de meerwaarde daarvan is niet voor iedereen duidelijk. Zonder een helder plan, loop je het risico op:

• Gebrek aan steun van bijvoorbeeld teamleden of externen
• Gebrek aan middelen en tijd
• Gemiste deadlines
• Boze teamleden of klanten

3. Details uit het oog verliezen

Hoeveel budget is er nog over? Wie is verantwoordelijk voor wat? Zit je nog op schema om die deadline te halen?

Details zijn belangrijk, maar als je veel projecten tegelijkertijd hebt lopen, is het niet eenvoudig om er constant rekening mee te houden. Die details uit het oog verliezen kan helaas grote gevolgen hebben.

Een ongemakkelijke stilte tijdens een meeting, of erger, de verkeerde klant aanspreken over een project: het zijn situaties die niet alleen je zelfvertrouwen een deuk geven, maar ook het volledige project… Met goede projectmanagement software zorg je ervoor dat je deze situaties vermijdt.

4. Verkeerde tools gebruiken

Een projectmanager gebruikt vaak uiteenlopende tools om taken, doelen en de status van projecten bij te houden. Toch voldoet veel software niet aan de vereisten:

• Veel tools zijn niet flexibel genoeg, waardoor ze niet zijn afgestemd op jouw manier van werken.
• Of ze zijn net te complex, waardoor je kostbare tijd verliest.

Bijzonder frustrerend, want was het niet de bedoeling dat ze je werk lichter zouden maken?

5. Gebrek aan controle en opvolging

Je kan je project starten met een waterdicht schema, maar dat heeft weinig zin als je het nadien niet meer opvolgt. Het zal niet lang duren voordat je het overzicht verliest, omdat:

• Deadlines verschuiven.
• Activiteiten worden van plaats gewisseld.
• Middelen worden opnieuw toegewezen.

6. Er is geen risicomanagement

Elk project is uniek. Dat betekent dat ze in zekere mate ook altijd onvoorspelbaar zijn. Die onzekerheid inschatten en calculeren helpt je om te anticiperen op dingen die zouden kunnen mislopen. Risicomanagement, met andere woorden, maakt deel uit van jouw taken als projectmanager.

7. Wijzigingen van scope (of scope creep)

Klassiek voorbeeld: een stakeholder vraagt om een 'kleine aanpassing' van het project. Een minuscule wijziging, die geen invloed zou mogen hebben op de timing of het budget. Toch? Nee!

Projectmanagement methodieken

In de loop der jaren zijn er heel wat methodieken ontstaan om projecten efficiënt te beheren. Dit zijn de 3 meest gebruikte methodes:

Waterval

Bij de Watervalmethode verloopt je project als een - jawel - waterval. Het project doorloopt een aantal fasen, die elkaar één voor één opvolgen. Voorbeeld van opeenvolgende fasen: eerst verzamel je de benodigdheden voor een project, dan zorg je voor een design, vervolgens bouw je een eindproduct, test je het, breng je het in gebruik en ga je tenslotte over op een onderhoudsfase. Er zijn dus geen overlappingen.

✅ Goed voor: projecten met duidelijke doelen of weinig verwachte veranderingen tijdens het project (scope creep).

❌ Te vermijden als: je geen duidelijk idee hebt van waar het project zal eindigen en als de doelstellingen in het begin nog niet helemaal duidelijk zijn.

Agile

De Agile-methodiek helpt je flexibel te blijven, waardoor je met deze methodiek je project makkelijker kan aanpassen aan wijzigende verwachtingen. Daarbij werk je in korte, overzichtelijke perioden (ook wel iteraties of sprints genoemd) van twee tot vier weken.

De sprints zijn op zichzelf staande projecten die door 'timeboxing' gestuurd worden. Timeboxing is het vooraf vaststellen van de maximale tijd die je aan een bepaald onderdeel wil besteden. Bijvoorbeeld: een sprint om bepaalde deliverables op te leveren mag maximaal één week duren. Daarna gaat de volgende sprint van start. Timeboxing is belangrijk, omdat de sprints elkaar in een vast ritme opvolgen.

✅ Goed voor: projecten waarbij je snel wilt schakelen en in sprints verbeteringen of nieuwe dingen wilt toevoegen.

❌ Te vermijden als: je in een traditionele omgeving werkt. Of je in het algemeen met grote projecten werkt, omdat het met een Agile-aanpak moeilijk is om in te schatten hoeveel tijd iets nodig zal hebben.

Scrum

De Scrum-methodiek is gebaseerd op Agile. De Scrum-methodiek haalt vooral de complexiteit weg uit projectmanagement. Taken kunnen overlappen en er wordt verwacht dat je wijzigingen doorvoert tijdens het project. De Scrum-methode is in feite een opeenvolging van sprints. Vóór elke sprint kijk je of de verwachtingen van de stakeholders zijn gewijzigd.

✅ Goed voor: verbeteringsprojecten in sprints, bijvoorbeeld de ontwikkeling van een nieuw product.

❌ Te vermijden als: de verwachtingen niet mogen wijzigen tijdens het project of je bedrijf niet bereid is deze aanpak volledig te omarmen.

Projectmanagement software

Gelukkig ligt de tijd van ad hoc projecten plannen (of zelfs handgemaakte projectschema's) ver achter ons. De opkomst van het internet bracht heel wat nuttige tools met zich mee, onder andere voor projectmanagement.

Projectmanagement software helpt je informatie te centraliseren, overzicht te bewaren over de geplande taken, inzicht verkrijgen in de workload en bij te sturen zonder de focus te verliezen.

Veel projectmanagement tools bieden heel wat mogelijkheden. Maar vaak ontbreekt er één essentiële functie: de koppeling met budgetbeheer. Een wijziging in de projectplanning heeft bijna altijd invloed op het budget. Zo kan het zijn dat er meer of minder uren aan de klus besteed moeten worden of dat er andere middelen nodig zijn. En je wilt vooral niet ongemerkt je budget overschrijden …

Een projectmanagement tool zoals Teamleader Focus houdt dit allemaal voor je in de gaten. De projectplanning is gekoppeld aan het budgetbeheer en andersom. Wijzigt er iets in je planning? Dan zie je direct welke invloed dit heeft op het budget en de geschatte winst. Zo houd je tijdens iedere projectfase de winstmarge scherp in de gaten. Dat geeft rust. Test het nu 14 dagen helemaal gratis, zonder ergens aan vast te zitten.

Ontdek hoe je betere projecten oplevert met Teamleader Focus. Probeer onze makkelijke bedrijfssoftware twee weken gratis uit. Vind je het niks? Geen probleem. Je zit nergens aan vast.