Voorbeelden van KPI’s die wél werken
Deze informatie heb je nodig om je auto goed te kunnen blijven gebruiken. Zo werkt een KPI dashboard ook. Je ziet direct hoe je bedrijf ervoor staat, hoeveel budget al verbruikt is en of je ergens moet bijsturen.
Maar een KPI dashboard is alleen bruikbaar als je de juiste KPI’s selecteert. Geen idee waar je moet beginnen?
Geen zin (of tijd) voor het formuleren van ingewikkelde KPI’s en het opzetten van een goed KPI dashboard? Met Statistieken van Teamleader Focus kan je snel en eenvoudig aan de slag met het volgen van jouw KPI’s. Maar je staat er niet alleen voor, Teamleader Focus helpt je graag. Zo geven we bijvoorbeeld aan welke data voor jouw sector waarschijnlijk interessant is. Ideaal toch? Ontdek wat Teamleader Focus voor jouw bedrijf kan betekenen.
voor je kan betekenen.
Wat zijn KPI’s?
KPI is een afkorting voor: Key Performance Indicator of Kritieke Prestatie Indicator. Een KPI is een meetbare waarde die aangeeft hoe je bedrijf, team of teamleden presteren ten opzichte van je doelen. Een KPI is dus geen doel op zich! Je gebruikt een KPI om voortgang te meten en te evalueren ten opzichte van je doelen.
Een goede KPI is altijd meetbaar. Dat betekent dat de data beschikbaar én goed te verzamelen is. Als de data niet beschikbaar is of onmogelijk is om te meten, heeft het geen zin om een KPI te volgen.
Je moet beschikken over de realtime resultaten van je KPI's zodat je er direct op kunt acteren. Want informatie over een hogere churn rate dan gewoonlijk, is nutteloos als dit data van 8 maanden geleden is.
De data die je meet met je KPI, moet (positief) effect hebben op je bedrijfsresultaat. Dat betekent dat je KPI bijdraagt aan de bedrijfsgroei. Het is zonde om een KPI te volgen die weinig tot geen impact heeft op je bedrijfsresultaat.
Als laatste maar zeker niet het minst belangrijk: zorg dat je KPI bruikbaar is. Dat houdt in dat je KPI een helder beeld geeft van de huidige stand van zaken en wat er moet gebeuren om verbeteringen te realiseren. Je hebt niets aan een bak met data waarvan niet duidelijk is wat het betekent en wat je ermee moet doen.
KPI’s kunnen worden ingedeeld in verschillende categorieën. Zo heb je onder andere financiële KPI’s, sales KPI’s, workflow- en projectmanagement KPI’s en marketing KPI’s.
Meten de financiële prestaties, zoals omzet, winst, winst per aandeel en kostenreductie.
KPI | Wat meet het? | Formule |
---|---|---|
Omzet | Het totaal aan inkomsten door verkoop van producten of diensten. | Omzet = verkoopprijs x aantal verkochte eenheden |
Winst | Het netto-inkomen van een bedrijf, na aftrek van alle gemaakte kosten. | Winst = totale inkomsten - totale kosten |
Customer acquisition costs (CAC) | De totale kosten die gemaakt worden om een nieuwe klant te werven. Denk bijvoorbeeld aan marketinguitgaven en saleskosten. | CAC = totale marketing- en verkoopkosten / aantal nieuwe klanten |
Months to recover CAC | De tijd die nodig is om de kosten die gemaakt zijn voor het werven van een nieuwe klant terug te verdienen. | Payback period = customer acquisition costs (CAC) / gemiddelde maandelijkse brutowinst per klant |
Return on Investment (ROI) | De winstgevendheid van een investering. Oftewel wat heeft een investering opgeleverd? | ROI = [(netto-inkomsten uit investering - kosten van investering) / kosten van investering] x 100% |
Quick ratio | De financiële gezondheid van je bedrijf. Het bepaalt het vermogen van een bedrijf om direct aan alle financiële verplichtingen te voldoen. | Quick ratio = (geldmiddelen + waardepapieren + vorderingen) / kortlopende schulden |
Current ratio | De financiële gezondheid van je bedrijf. Het bepaalt het vermogen van een bedrijf om binnen een jaar aan alle financiële verplichtingen te voldoen. | Current ratio = vlottende activa / vlottende passiva |
Return on Equity (ROE) | Deze indicator meet hoe effectief een bedrijf zijn eigen vermogen inzet om winst te genereren. Dit is een belangrijke maatstaf voor beleggers die willen beoordelen welk bedrijf in dezelfde sector een aantrekkelijkere investering is. | ROE = |
Meten de effectiviteit en prestaties van het verkoopteam. Deze KPI’s, die je bijvoorbeeld kan volgen in je crm, helpen inzicht te krijgen in de verkoopstrategie en de impact ervan op de groei van het bedrijf.
Voorbeelden van sales KPI’s zijn:
KPI | Wat meet het? | Formule |
---|---|---|
Aantal nieuwe klanten | Het aantal klanten dat voor het eerst een aankoop doet binnen een bepaalde periode. | Aantal nieuwe klanten = totaal aantal klanten aan het einde van de periode - totaal aantal klanten aan het begin van de periode |
Omzet per verkoper | De totale omzet gegenereerd door elke individuele verkoper. | Omzet per verkoper = totale omzet / aantal verkopers |
Klantwaarde (customer lifetime value) | De totale waarde van een klant gedurende de gehele relatie met het bedrijf. | CLV = gemiddelde aankoopwaarde x aankoopfrequentie x gemiddelde klant levensduur |
Conversieratio van leads naar klanten | Het percentage leads dat uiteindelijk klant wordt. | Conversieratio = (aantal nieuwe klanten / aantal leads) x 100% |
Gemiddelde orderwaarde | Het gemiddelde bedrag dat per transactie wordt uitgegeven. | Gemiddelde orderwaarde = totale omzet / aantal bestellingen |
Wil je direct aan de slag met een goed crm-systeem zodat je moeiteloos je sales KPI’s kan volgen? Dan is de makkelijke crm software van Teamleader Focus perfect. En dankzij de Statistieken functie volg je eenvoudig nog veel meer sales KPI’s.
Deze KPI’s richten zich op de efficiëntie en effectiviteit van werkprocessen en projectuitvoering. Ze helpen bij het optimaliseren van workflows en het verbeteren van projectresultaten.
KPI | Wat meet het? | Formule |
---|---|---|
Gemiddelde doorlooptijd projecten | De gemiddelde tijd die nodig is om projecten te voltooien, van start tot finish. | Gemiddelde doorlooptijd = totale doorlooptijd van alle voltooide projecten / aantal voltooide projecten |
Billability (declarabiliteit) | Het percentage van de totale werktijd dat kan worden gefactureerd aan klanten. | Billability = (factureerbare uren / totale gewerkte uren) x 100% |
Profit margin per project | De winstgevendheid van een specifiek project. | Profit margin per project = [(totale inkomsten project - totale projectkosten) / totale inkomsten project] x 100% |
Percentage voltooide projecten binnen tijd en budget | Het aandeel projecten dat binnen de geplande tijd en het budget wordt afgerond. | Percentage voltooide projecten = (aantal voltooide projecten binnen tijd en budget / totaal aantal voltooide projecten) x 100% |
Aantal openstaande taken | Het aantal taken dat nog niet is voltooid. | Aantal openstaande taken = totale aantal taken - aantal voltooide taken |
Resource-uitputting | De mate waarin resources (mensen, tijd, geld) worden gebruikt ten opzichte van de geplande hoeveelheid. | Resource-uitputting = (gebruikte resources / geplande resources) x 100% |
Kostenprestatie-index (CPI) | De efficiëntie van de uitgaven van een project. Een CPI groter dan 1 geeft aan dat het project onder budget wordt uitgevoerd, terwijl een CPI kleiner dan 1 aangeeft dat het project over budget gaat. | CPI = waarde van het uitgevoerde werk / werkelijke kosten |
Meten de effectiviteit van marketingcampagnes, zoals conversieratio's, websiteverkeer, en cost per lead.
KPI | Wat meet het? | Formule |
---|---|---|
Conversieratio | Het percentage websitebezoekers dat een gewenste actie onderneemt, zoals een aankoop of registratie. | Conversieratio = (Aantal conversies / Aantal bezoekers) x 100% |
Cost per lead (CPL) | De kosten die nodig zijn om een nieuwe lead te genereren. | CPL = Totale marketingkosten / Aantal gegenereerde leads |
Websiteverkeer | Het aantal bezoekers dat een website ontvangt binnen een bepaalde periode. | Websiteverkeer = totaal aantal bezoekers |
Traffic-to-lead ratio | Het percentage websiteverkeer dat wordt omgezet in leads. | Traffic-to-lead ratio = (aantal leads / aantal websitebezoekers) x 100% |
Lead-to-customer ratio | Het percentage leads dat uiteindelijk converteert naar betalende klanten. | Lead-to-customer ratio = (aantal nieuwe klanten / aantal leads) x 100% |
Er bestaan niet alleen KPI’s, maar ook KRI’s, PI’s en indicatoren. Wees niet bang, je hoeft geen encyclopedie voor bedrijven open te slaan. Wij leggen je hieronder precies uit wat al deze afkortingen betekenen.
KRI’s geven inzicht in het resultaat van acties of verbeteringen die je hebt doorgevoerd. Het meet dus het eindresultaat van de inspanningen die je hebt geleverd om je bedrijfsresultaat positief te beïnvloeden.
PI’s laten zien wat een bedrijf kan verbeteren binnen een specifiek resultaatgebied. Het is niet cruciaal voor je bedrijfsprocessen, dus het is geen Kritieke Prestatie Indicator. Een PI kan bijvoorbeeld de gemiddelde verkoopkorting meten.
Een IND geeft de resultaten van een enkele actie weer. Het woord ‘indicator’ laat al zien dat een IND deel kan uitmaken van KRI’s, PI’s of KPI’s. Maar een IND is meestal niet essentieel voor het behalen van een beter totaalresultaat. Voorbeelden van IND’s zijn: het aantal afgehandelde calls in een callcenter of het aantal uitgevoerde kwaliteitsinspecties.
Het doel voor een KPI is SMART geformuleerd.
S - Specifiek: duidelijk gedefinieerd en begrepen door alle betrokkenen.
M - Meetbaar: de voortgang kan worden gekwantificeerd met concrete cijfers of percentages.
A - Acceptabel: alle belanghebbenden zijn het eens over de relevantie en haalbaarheid.
R - Realistisch: het doel is bereikbaar binnen de gestelde tijd en met de beschikbare middelen.
T - Tijdsgebonden: er is een duidelijke start- en einddatum of frequentie vastgesteld voor het meten van de KPI.
Het gaat hierbij om de doelstelling, niet om de KPI zelf, waarbij je de doelstelling met behulp van de SMART-methode zo concreet mogelijk maakt. In onderstaande voorbeelden zie je een goed en fout voorbeeld van twee verschillende doelstellingen:
Voorbeeld 1 - financiële doelstelling
❌ Doel: de omzet moet stijgen.
✅ Doel: de omzet moet over 3 maanden met 5% gestegen zijn.
Voorbeeld 2 - online marketing doelstelling
❌ Doel: Het aantal websitebezoekers moet toenemen.
✅ Doel: Het aantal organische websitebezoekers moet in het eerste kwartaal met 15% stijgen ten opzichte van het vorige kwartaal.
Als je op het internet zoekt naar verschillende KPI’s, vind je ellenlange lijsten. Er worden zelfs downloads aangeboden met lijsten van meer dan 100 KPI’s! Je werkt met KPI’s om meer overzicht te creëren, niet om het overzicht kwijt te raken … Beperk daarom het aantal KPI’s - anders zie je door de bomen het bos niet meer. Kies bijvoorbeeld maximaal 6 KPI’s per categorie.
Met de volgende 6 stappen kies je de juiste KPI’s voor jouw bedrijf:
Zorg ervoor dat elke KPI direct gerelateerd is aan een specifiek bedrijfsdoel of strategisch initiatief.
Kies KPI’s die het meest kritiek zijn voor het meten van succes en die direct bijdragen aan je bedrijfsstrategie.
Verzeker je ervan dat je toegang hebt tot betrouwbare en actuele gegevens om de KPI’s te ondersteunen.
Gebruik een dashboardtool, zoals van Teamleader Focus, om je KPI’s visueel weer te geven, zodat je in één oogopslag de prestaties kunt volgen.
Stel duidelijke normen vast voor elke KPI - wat is het gewenste resultaat? Dit kan een minimumpercentage, aantal of succesratio zijn, afhankelijk van de KPI.
Bepaal wat er nodig is om het gewenste resultaat voor elke KPI te bereiken. Identificeer waar aanpassingen in processen, middelen of strategieën nodig zijn om de prestaties te optimaliseren.
Een indicator (vaak afgekort tot IND), toont de uitkomsten van een specifieke actie. Zoals het woord 'indicator' al suggereert, kan een indicator onderdeel zijn van een kritieke resultaat indicator (KRI) of kritieke prestatie indicator (KPI). Het verschil zit in het volgende: een indicator is meestal niet cruciaal voor het bereiken van een verbeterd totaalresultaat, terwijl een KPI dit wel is. Een voorbeeld van een indicator is het aantal ingevulde enquêtes na een klantenservice gesprek.
Een OKR (Objectives and Key Results) is een methode om een doel te bereiken. Dit is een geheel framework objectives, key results and initiatives. Allereerst stel je een doel (objective) en maak je deze meetbaar (key results). Vervolgens kies je een of meerdere acties waarmee je je doelt wilt bereiken (initiatives).
Een KPI is geen doel maar een graadmeter voor de prestaties van een belangrijke activiteit of proces (bijvoorbeeld marketing of sales). Het kan dus je doelen meetbaar maken. Wil je meer weten over KPI's en aan welke criteria een goede KPI moet voldoen? Lees dan ‘Wat zijn KPI’s?’.
Een te groot aantal KPI’s zorgt ervoor dat je het overzicht verliest. Beperkt het aantal KPI’s daarom tot 4 tot 6 per categorie.
KPI's kunnen HR ondersteunen door het meten en verbeteren van prestaties of effectiviteit van HR-processen. Denk bijvoorbeeld aan wervingskosten, trainingsimpact of employee turnover.
Wij leggen je in ons artikel precies uit hoe je in 6 makkelijke stappen de juiste KPI’s voor je bedrijf kiest.
Het beste gebruik je gespecialiseerde software voor het verzamelen van je data en volgen van je KPI’s. De Statistieken functie van Teamleader Focus helpt je hierbij. Zo ontdek je bijvoorbeeld eenvoudig de gemiddelde verkoopcyclus tijd of de geplande uren versus de daadwerkelijk gemaakte uren van je teamleden per deal. Overzichtelijk in grafieken weergegeven, zodat je direct een duidelijk beeld hebt van de stand van zaken.
Ja, je kan Excel of Sheets gebruiken voor je KPI-dashboard. Beide tools bieden flexibiliteit en zijn geschikt voor het opzetten van eenvoudige dashboards om je KPI's te volgen. Er zijn zelfs verschillende templates te vinden waarmee je direct van start kan gaan.
Maar als je bedrijf groeit is het belangrijk om gespecialiseerde software te overwegen. Daarmee kan je je data geavanceerder volgen en analyseren, wordt je data in realtime ingeladen en heb je meer mogelijkheden voor visualisatie van de data. Dit geeft je meer diepgaande inzichten in je KPI's, wat onmisbaar is voor de strategische besluitvorming en groei van je bedrijf.
Heb je nog meer vragen over KPI’s en hoe ze te volgen?
Wij hebben de antwoorden. Staat je vraag niet in de lijst hieronder? Neem dan contact op met onze consultants. Je kan je vraag op twee manieren stellen:
- Bel met een consultant
Laat je gegevens achter en een consultant belt je binnen vijf minuten terug (enkel tijdens de kantooruren). - Laat je vraag achter
Laat je vraag achter in het formulier en een consultant beantwoordt je vraag binnen één werkdag.
Waar je ook voor kiest, je ontvangt altijd snel een antwoord op je vraag.
Of ontvang je antwoord binnen 1 werkdag.