UBL factuur: de sleutel tot efficiënt factureren
Je hebt eigenlijk geen tijd (en geen zin…) om alles over UBL facturen uit te zoeken. Je richt je veel liever op het échte werk. Klinkt dat bekend? Geen probleem. Met Teamleader Focus hoef je nergens over na te denken. Jij richt je op het werk en wij zorgen voor een correcte UBL factuur voor al je b2g-transacties. Met onze facturatiesoftware maak je binnen enkele minuten een factuur met je eigen logo, kleuren en lettertype. Teamleader Focus zet dit om in UBL formaat en zorgt ervoor dat je (e-)factuur via de juiste kanalen bij je klant terechtkomt. Dat scheelt een hoop tijd! Ontdek wat onze facturatiesoftware nog meer voor je kan betekenen.
voor je kan betekenen.
Wat is UBL?
UBL staat voor Universal Business Language. Dit is een standaardformaat dat wordt gebruikt voor elektronische facturatie. Je kan het zien als een sjabloon waarmee verschillende softwaresystemen communiceren over facturen.
In plaats van gewone tekst, zoals we die in een e-mail of op papier zouden vinden, worden de gegevens van een UBL-factuur in de programmeercode XML geschreven. Dit maakt het voor softwaresystemen eenvoudig om de informatie in de factuur in te lezen en verwerken.
Met e-invoicing wordt altijd gebruikgemaakt van een UBL factuur. Dit is een factuur in XML formaat, waarbij ieder onderdeel van de factuur (productomschrijving, adres, bedrag exclusief btw, totaalbedrag, etcetera) voorzien is van een XML-tag. Daarmee herkennen verschillende softwaresystemen de vaste onderdelen van een factuur. Ideaal, want zo kunnen de factuuronderdelen automatisch ingelezen en verwerkt worden. Dat scheelt veel werk en er is geen kans meer op menselijke fouten. Win-win, toch?
We kunnen kort zijn over het verschil tussen UBL facturen en de digitale facturen van andere elektronische facturatiesystemen. Een UBL factuur of UBL bestand kan automatisch ingelezen worden en een digitale factuur niet. Dat klinkt als een klein verschil, maar dit heeft veel invloed:
UBL factuur | Digitale factuur |
Automatisch ingelezen en verwerkt door de ontvanger | Moet door personeel worden gelezen en handmatig worden ingevoerd |
Geschikt om te verzenden via het beveiligde Peppol-netwerk | Niet geschikt om te verzenden via het beveiligde Peppol-netwerk |
Wordt sneller betaald | Betalingstermijn wordt regelmatig overschreden |
Geen kans op menselijke fouten | Handmatig werk = meer kans op fouten |
Minder kosten | Kost veel tijd (en daardoor geld) |
We noemen het al in het overzicht hierboven: UBL facturen zijn geschikt om te versturen via het beveiligde Peppol-netwerk.
Het Peppol-netwerk is een internationaal netwerk waarmee facturen en andere documenten veilig uitgewisseld kunnen worden. Peppol wordt gebruikt voor e-facturatie. Dit is al verplicht voor facturen die naar overheidsinstanties worden verzonden. Maar daar blijft het niet lang bij: vanaf 2028 moet e-factureren in de EU de norm zijn.
Een digitale factuur, zoals bijvoorbeeld een pdf, kan je niet gebruiken als e-factuur binnen het Peppol-netwerk. Het is daarom belangrijk om je als ondernemer voor te bereiden. Doe je zaken met Belgische klanten? Dan kan je vanaf 2026 kan je geen digitale facturen meer gebruiken voor deze b2b-transacties. Waarschijnlijk zal het niet lang duren voordat dit in Nederland ook geldt, want in de EU moet e-factureren 2028 de norm zijn.
Met Teamleader Focus ben je verzekerd van een naadloze overgang naar e-factureren. Al aan het einde van 2024 zal Teamleader aangesloten zijn op het Peppol-netwerk. Dat betekent dus dat je ruim op tijd klaar bent om te starten met e-factureren.
Geen creditcard nodig.
Waarom zou je als ondernemer UBL facturen gebruiken? Het korte antwoord: omdat het moet.
Het lange antwoord: volgens het wetsvoorstel VAT in the Digital Age wordt e-factureren verplicht voor b2b-transacties binnen de EU. In het wetsvoorstel staat onder andere dat e-factureren binnen de EU in 2028 de norm moet zijn.
E-factureren wordt dan ook in steeds meer landen verplicht. In België is het inmiddels al verplicht voor b2g-transacties en vanaf 2026 komen hier ook alle b2b-transacties bij.
Maar UBL facturen (en dus: e-factureren) doe je niet alleen omdat het verplicht is. Het geeft je als ondernemer ook veel voordelen.
Een UBL factuur wordt automatisch ingelezen en ingeboekt in het systeem van de ontvanger. Met deze automatische verwerking:
- is er geen kans meer op menselijke fouten
- worden facturen pijlsnel verwerkt …
- … waardoor je ook sneller betaald wordt
- is er minder personeel nodig voor de facturatie
Overstappen naar e-factureren is dus niet alleen wettelijk verplicht maar zal je als ondernemer uiteindelijk ook flink in de kosten gaan schelen. Dat is wel een wet waar wij achter kunnen gaan staan!
Een UBL factuur maak je eenvoudig met facturatiesoftware dat geschikt is voor e-factureren. Met gespecialiseerde facturatie software zoals Teamleader Focus gaat dit in drie makkelijke stappen:
- Voer alle factuuronderdelen in zoals je gewend bent, inclusief je eigen logo, lettertype en kleuren.
- De software zet dit om naar een UBL factuur in XML formaat.
- Je kan de factuur op twee manieren naar je klant verzenden: per e-mail of via het Peppol-netwerk (met onze integratie).
Wil je een e-factuur naar een ander land in Europa sturen via het Peppol-netwerk? Dan heb je een grote kans dat dit niet kan met een UBL factuur. Er zijn wereldwijd namelijk veel verschillende e-factuur formaten. Waar in Nederland UBL wordt gebruikt, kan in een ander land een totaal ander formaat nodig zijn.
Een paar voorbeelden:
Land | Formaat e-factuur |
Nederland | UBL |
Frankrijk | Factur-X |
Italië | FatturaPA |
Duitsland | ZUGFeRD |
Noorwegen | EHF |
Finland | Finvoice |
Zweden | Svefaktura |
Tja… Om het maar even makkelijk te maken. Gelukkig kan gespecialiseerde facturatiesoftware een UBL factuur converteren naar een factuur in het gewenste formaat voor het land van de ontvanger. Zo kan je gewoon efficiënt doorwerken.
Ben je op zoek naar software om UBL facturen te maken? Grote kans dat je door de bomen het bos niet meer ziet … Er zijn behoorlijk wat facturatie tools op de markt. Dus waar moet je voor kiezen?
Het best kies je voor een facturatietool waarmee je niet alleen factureert, maar waarmee je je volledige zaak runt. Het is zonde om alle voordelen van UBL facturen (automatisering, efficiënter werken, etcetera …) tegen te gaan doordat je met nóg meer tools gaat werken. Want door werken met veel verschillende tools gaat je efficiëntie juist achteruit. De oplossing? Een alles-in-één tool zoals Teamleader Focus. Teamleader Focus is makkelijke bedrijfssoftware waarmee je niet alleen UBL facturen voor je b2g-transacties maakt. Want met Teamleader Focus:
- Heb je alle klantinformatie op één plek
- Maak je in enkele minuten professionele facturen
- Word je sneller betaald
- Stel je sterke offertes op (en zie je meteen wie akkoord gaat)
- Houd je grip op je projecten
- Werk je nog efficiënter dankzij de planningstool
En met 230+ integraties koppel je al je favoriete tools, waardoor je nooit meer dubbel werk in verschillende tools hoeft te doen. Zelf ervaren hoeveel efficiënter je kan werken? Test het nu 14 dagen zelf uit. Helemaal gratis.
Geen kredietkaart nodig.
Een UBL factuur is een factuur in XML formaat.
UBL (Universal Business Language) is een gestandaardiseerd formaat voor het structureren van e-facturen.
XML (eXtensible Markup Language) is een algemene taal voor het definiëren van opmaak van deze gestructureerde gegevens.
UBL kan je zien als een sjabloon voor zakelijke documenten, zoals facturen. Deze sjabloon heeft een vaste opmaak en wordt opgesteld in XML formaat.
Dit wordt ook wel een UBL factuur genoemd. Dit is een factuur in XML formaat, waarbij ieder onderdeel van de factuur (productomschrijving, adres, bedrag exclusief btw, totaalbedrag, etcetera) voorzien is van een XML-tag.
Met Teamleader Focus maak je makkelijk en snel UBL facturen voor al je b2g-transacties. Maar Teamleader Focus is meer dan alleen facturatiesoftware. Het is een alles-in-één tool voor je offertes, facturen, crm, projecten en planning.
