Tijdsregistratie: warm aanbevolen door agencies.

“Van sommige klanten hoor ik weleens dat ze bang zijn om tijdsregistratie te introduceren in hun agency”, zegt Quentin Ost, Account Executive Teamleader Orbit. “Een vaak gehoord argument: timetracking zou een controlemiddel zijn dat werknemers afschrikt. Natuurlijk vindt niemand het aangenaam dat zijn baas op de voet volgt wat hij of zij doet tijdens de werkdag. Maar hoe je urenregistratie precies inzet, heb je als agency helemaal zelf in de hand. Je hoeft mensen echt niet te vragen om elke minuut bij te houden en elk uur te verantwoorden. Een basic tijdregistratie, waarmee je in grote lijnen bijhoudt hoeveel tijd je aan welk project besteedt, is al voldoende om inzicht te krijgen in welke projecten winstgevend zijn. Maak je team duidelijk dat creativiteit altijd eerst komt en dat ze niet worden afgerekend op hun tijdregistratie - en hou je uiteraard aan die belofte. Je medewerkers zullen snel de voordelen van timetracking inzien voor hun planning en het managen van hun persoonlijke workload.”

Werner De Smet van PR-bureau oona verwoordt het zo: “In een creatief agency is capaciteit een ontzettend rekbaar begrip. Eigenlijk is de echte discussie: wie heeft er ruimte in zijn hoofd? Het is niet omdat een collega volgens zijn planning ruimte heeft, dat hij nog meer werk aan kan. Of andersom. Naar mijn gevoel is een tool voor capaciteitsplanning nuttig, maar nooit zonder begeleidend gesprek.”

Zo ging het bijvoorbeeld bij Lemon Companies, een digital web design & development agency met meer dan 20 mensen. Tijd registreren hielp hen efficiënter werken en bracht meer rust in het team. “Projecten zijn we intern veel efficiënter gaan inzetten’, zegt Operations Director Laurent Janssens. “We hebben nu een beter overzicht van het budget en de tijd die we aan elk project spenderen. Dankzij de timetracking kunnen we ook betere tijdsinschattingen maken. Collega’s weten op voorhand hoeveel tijd ze moeten vrijhouden. Zodra ze klaar zijn, markeren ze een taak als voltooid. Daardoor hoeven ze niet elke seconde minutieus bij te houden en hebben ze tegelijk een gedetailleerd overzicht van elkaars kalender.”

Een andere veelgehoorde bezorgdheid over timetracking: het is alweer een extra werkje dat kostbare tijd in beslag neemt. Al hangt het er maar van af hoe complex je dat extra werk maakt. “Dat je tijd verliest met je uren gedetailleerd bij te houden in een Excel-sheet lijkt me evident”, zegt Robbrecht Delrue, Account Executive Teamleader Orbit. “Met een goede tijdsregistratietool gaat dat stukken sneller. In Teamleader heb je verschillende manieren om tijd te registreren: terwijl je werkt, aan het eind van de dag of aan het einde van de week. Gebruikers kiezen zelf wat ze het makkelijkst vinden. Ik heb bijvoorbeeld klanten die werken met blokken van telkens een halve dag. Op die manier verlies je je niet in details - en kunnen mensen rustig een keer koffie nemen of een praatje slaan met een collega - maar krijg je wél nuttige inzichten in je winstmarge op bepaalde projecten, de workload van je mensen of je capaciteit voor de komende maanden.”

Bij full service marketing agency Springbok bracht urenregistratie zo rust en overzicht op de werkvloer. “Teamleader Orbit integreert onze planningen en de timesheets van onze medewerkers”, vertelt Managing Partner Erwin Hendriks. “Houden ze zich aan de planning die de projectmanagers opmaken, dan is het bijhouden van hun timesheets een fluitje van een cent. En wij hoeven hen niet meer op te jagen.”

Dat je als organisatie veel te winnen hebt bij tijdregistratie, is bekend. “Maar ook voor werknemers heeft het voordelen”, merkte Quentin al aan de reacties van gebruikers. “Capaciteitsplanning was vroeger vaak nattevingerwerk. Wie tijdsregistratie integreert in zijn manier van werken, heeft een goed zicht op wie wat aankan. Kom je capaciteit tekort, dan kun je op tijd extra mensen aanwerven, zodat je niet in de problemen komt. Je mensen staan niet onnodig onder druk, hebben minder stress en intussen groeit je business op een gestage, gezonde manier.”

Bij full service marketing agency Springbok bracht urenregistratie zo rust en overzicht op de werkvloer. “Teamleader Orbit integreert onze planningen en de timesheets van onze medewerkers”, vertelt Managing Partner Erwin Hendriks. “Houden ze zich aan de planning die de projectmanagers opmaken, dan is het bijhouden van hun timesheets een fluitje van een cent. En wij hoeven hen niet meer op te jagen.”

Tijd registreren is bovendien dé manier om discussies met klanten te vermijden. Dat werkt stukken vlotter en komt de werksfeer alleen maar ten goede. Zo gaat het bijvoorbeeld bij Lunar, ontwikkelaar van complexe webplatformen en SaaS-applicaties. Glenn Fellows, managing partner: “Wat doen we precies voor welke klant? Hoeveel tijd spenderen we aan elk project? Historisch namen we een project aan, gingen er volle gas tegenaan, en op de voorlaatste dag moesten we met hangende pootjes naar de klant om te vragen of de deadline alstublieft een klein beetje kon opschuiven? Vandaag zitten we met grotere klanten, grotere budgetten, langere trajecten. Nu zie ik in één oogopslag waar iedereen mee bezig is, wie nog tijd over heeft en wie helemaal volgeboekt is.”

“Mensen weten bovendien zélf graag waar ze mee bezig zijn en waar ze naartoe gaan, dat mag je niet onderschatten”, voegt Robbrecht daar nog aan toe. “Tijdregistratie is een zeer goede basis om je KPI’s te bepalen. Medewerkers hebben zo een duidelijk doel, voor zichzelf en voor het bedrijf.”

1. Klanten weten wat ze mogen verwachten.
   Een klant die weet dat hij op je kan rekenen, is een blije klant. Timetracking helpt je om betere tijdsinschattingen te maken en realistische deadlines voorop te stellen. Zo weten je klanten precies waar ze aan toe zijn. Plus: er zijn nooit discussies over de tijd die je spendeerde aan een project.
2. Je biedt je team rust en overzicht.
   Weten wie er beschikbaar is voor welk project brengt rust op de werkvloer. Je planning is haalbaar, je mensen hebben zicht op hun projecten en de werkdruk is evenwichtig verdeeld.
3. Je bedrijf groeit gezond en gestaag.
   Te veel, net genoeg of te weinig projecten, agency’s hebben vaak een wankel evenwicht te bewaren. Een goede tool voor tijdregistratie helpt je vooruitkijken, haalbare projecten binnen te halen, aanwervingsbeslissingen te nemen en gestaag te groeien met je bedrijf.
4. Je verspilt geen kostbare tijd.
   Natuurlijk wil je al je klanten helpen, maar het ene project is nu eenmaal rendabeler dan het andere. Tijdregistratie vertelt je welke en helpt je om je kostbare tijd zo mogelijk efficiënt in te zetten.
5. Je kan tijdig ingrijpen bij problemen.
   “Gaat er iets fout met een project, dan kan je over het algemeen pas achteraf de schade opmeten: te laat om nog in te grijpen”, weet Robbrecht Delrue. “Timetracking geeft je bijna real-time inzicht. Obstakels, belangrijke veranderingen, … zie je meteen, waardoor je een situatie die dreigt mis te lopen ook snel weer onder controle krijgt.”
6. Het is een logische manier van werken.
   “Voor agency’s is het loon dat ze hun mensen betalen de belangrijkste kost. Dat je tijdregistratie gebruikt om die kost door te factureren aan je klanten, is voor mij simpelweg de meest logische manier van werken”, vindt Raf Weverbergh van FINN. “Waarom zou je krampachtig op zoek gaan naar een ander business model, als de oplossing zo voor de hand ligt.”

Wil je meer weten over de voordelen van time tracking en hoe Teamleader Orbit je business helpt groeien?