Thuiswerk: 5 tips voor je (on)kosten

Niet alle medewerkers hebben thuis een bureau met een goede bureaustoel staan. De meeste mensen zitten gewoon met hun laptop aan de eettafel als ze thuis werken. Als werkgever ben je echter ook verantwoordelijk voor de vereisten aan de werkruimte thuis.

Je kan je medewerkers tegemoetkomen. Vergoedingen voor voorzieningen in de werkruimte thuis zijn dikwijls vrijgesteld van belastingen. Medewerkers kunnen bovendien zelf bepalen hoe ze deze vergoeding besteden. Let er wel op dat kastickets en facturen correct worden vastgelegd in de administratie.

In Nederland vallen de vergoedingen voor de inrichting van de werkplek thuis in de Werkkostenregeling onder Gerichte Vrijstellingen. Ook in België kunnen gemaakte kosten voor het inrichten van je thuiskantoor volledig ingebracht worden. Voor beide regelingen gelden uiteraard ook voorwaarden; lees daarom de specificaties goed na op de website van de Belastingdienst, de Dienst Voorafgaande Beslissingen of FOD Financiën

Als werkgever kan je belastingvrij middelen verstrekken om het thuiswerken mogelijk te maken. Waarschijnlijk vergoed je al een groot deel van deze zaken – zoals een telefoon met abonnement, tablet of laptop – omdat ze ook op kantoor worden gebruikt. In Nederland mogen deze onbelast vergoed worden. Maar vergeet buiten de internetaansluiting, niet de kleine kantoorartikelen zoals batterijen voor een muis of toetsenbord, een headset voor online meetings, een notitieboek, balpennen, printerpapier, postzegels en/of enveloppen, en ga zo maar door.

In België vallen een aantal van deze vergoedingen echter onder Voordelen van alle Aard/Andere Voordelen. Men gaat er namelijk van uit dat die laptop ook af en toe voor privédoeleinden gebruikt wordt, net zoals de smartphone. Hoe het nu precies zit met medewerkers die normaal gezien enkel vanuit de onderneming werken en nu preventief thuis zijn, is nog niet helemaal duidelijk.

De correcte registratie van werkelijk gemaakte kosten is dan ook van groot belang. Zo kan je heel gericht aantonen welke specifieke kosten waarom vergoed werden en dit fiscaal zo goed mogelijk voor iedereen regelen. Uiteindelijk zal deze ongekende situatie al voldoende impact hebben op zowel werkgevers als werknemers. Een belastingbrief vol onvoorziene kosten aan het einde van het jaar is het laatste dat je wilt.

Ook als medewerkers thuis werken is het in Nederland mogelijk een onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer van 19 cent per kilometer te geven. De enige eis is dat de medewerker minimaal 128 dagen per jaar naar kantoor reist. Ook voor alle andere dagen, of er nu wordt gereisd of niet, mag de werkgever de vergoeding uitkeren.

In België is de maximale vergoeding voor telewerken vastgesteld op een kleine €127 per maand. Hier wordt de eis gesteld dat het telewerken niet meer dan drie vijfden (3/5) van de arbeidsregeling mag beslaan op jaarbasis. Dat komt neer op 156 dagen van huis werken en 104 dagen op kantoor. Je rechten en plichten blijven exact hetzelfde, of je nu thuis werkt of niet.

Uiteraard mag je als werkgever ook zakelijke reizen naar klanten of opleidingen vergoeden, maar in de bestrijding van Corona wil je dat waarschijnlijk ontmoedigen. Dan helpt het als je op alle reiskostendeclaraties een nieuwe richtlijn kan implementeren. Bijvoorbeeld door in het geval van een lockdown de gehele reismodule uit te schakelen. De inrichting van een dergelijke richtlijn en de controle van de naleving ervan kan met de inzet van gespecialiseerde software mogelijk gemaakt worden.

Nu de medewerker zijn werkplek heeft ingericht, en de benodigde kantoorartikelen heeft aangeschaft, kan hij aan de slag. Eerst een kop koffie of thee! Maar wacht eens even…. zijn dat ook zakelijke kosten? En de lunch die nu niet meer in de bedrijfskantine genoten kan worden, hoe wordt hier met de kosten omgegaan? En bij wie moet dit gecheckt worden? Om alle twijfel omtrent declarabele kosten weg te nemen is het van belang dat je als werkgever een rechtlijnig beleid opstelt waarin je beschrijft welke kosten voor thuiswerken vergoed worden. Koffiepads vergoeden? Oké, maar een maximum budget per week is niet onredelijk. De medewerker hoeft niet op kosten van het bedrijf te gaan hamsteren.

Als je jouw medewerkers vraagt om een aantal weken thuis te blijven; zou het natuurlijk vreemd zijn als ze hun onkostennota met facturen en kastickets nog op kantoor moeten komen afgeven. Gelukkig bestaat er tegenwoordig gespecialiseerde software waarmee medewerkers met hun smartphone kastickets kunnen scannen. Die kunnen digitaal goedgekeurd worden, en alle onkostennota’s zijn dan direct correct gecodeerd voor verwerking in de administratie. Ook het instellen van bovengenoemde thuiswerkbeleid, of specifieke richtlijnen op bepaalde kostencategorieën is vaak mogelijk met dergelijke software. Zo kan je eenvoudig alle medewerkers rechtstreeks op hun smartphone via een app informeren over wat ze wel en niet kunnen declareren in hun onkostennota. Daarmee weet je zeker dat je medewerkers niet op extra kosten jaagt, ook als je ze vraagt om vanuit huis te werken.

Dit artikel werd ingezonden door Declaree, die software ontwikkelt om jouw onkostenbeheer vereenvoudigen. Heb je zelf nog tips voor het kostenbeheer van thuiswerkers? Of wil je meer weten over de regelgeving of hoe je de gemaakte kosten correct moet registreren en vastleggen? Aarzel niet om hen een seintje te geven.