Online Leadbox: “We willen een bedrijf runnen zoals over tien jaar iedereen het doet.”

Een jaar of drie geleden begon Freddy samen met zijn compagnon Gerrit Hopster een online marketingbureau, specifiek gericht op leadgeneratie. Het motto van Online Leadbox windt er dan ook geen doekjes om: “Wij voorzien u van meer klanten”. Met hun achtergrond in online marketing en business consulting is dat voor beide heren allesbehalve een loze belofte: “We hadden al een vrij concreet beeld van hoe het zou moeten. De meeste bedrijven kennen wel de kunstjes, maar die zijn niet voor elk bedrijf even effectief. In onze ogen ontbraken er dus een paar stapjes.”

“Inmiddels hebben we meer dan 100 grote klanten en gaan we als een raket. We zijn klaar om de volgende stap te zetten.” Wat is die volgende stap? “Nu zijn we met zes en we willen binnen twee jaar naar de 25 medewerkers. Als online je vak is, dan moet je nou eenmaal snel zijn: eerst de juiste formules uitdokteren, en dan hard gaan.” Bij ambitieuze groeiplannen komt natuurlijk het een en ander kijken. Een nieuw, groter pand bijvoorbeeld. “We verhuizen binnenkort al. Andere uitstraling, meer ruimte, maar ook flexibel. Alle tools die we hebben zijn online, iedere medewerker heeft zijn eigen privélaptop. We willen een bedrijf runnen zoals in onze ogen over tien jaar iedereen het doet.”

“Met mijn Teamleader-demo ben ik in november gestart, in december heb ik meteen gekocht. Groeit je bedrijf, dan groeit ook de behoefte aan een zekere procescontrole: je hebt CRM, én facturatie, én administratie, etc. Voor elk stukje bestaan allerlei tools, van simpele tot bijzonder ingewikkelde. Er zijn CRM-tools die een beetje administratie kunnen, er zijn administratieve tools met een stukje CRM, er zijn projectmanagementtools die een beetje CRM hebben. Dus dat was een hele zoektocht.”

“Om te beginnen heb ik een lijstje gemaakt met processen die ik wou verbeteren, en er een vijftal pakketten achter gezet. Teamleader stond daar in eerste instantie niet tussen. Daarna heb ik elk pakket beoordeeld, om vervolgens diep ongelukkig te stoppen met de zoektocht. Die bevestigde wat ik eigenlijk al wist: geen enkele tool bevat op het juiste niveau de juiste functionaliteiten of is in staat tot naadloos samenwerken. Echt geen een!”

“Die frustratie was ik aan het delen met wat zakelijke relaties, tot iemand zei dat ik eens naar Teamleader moest kijken. Dus heb ik gebeld en een demo geregeld. Ik heb een heel document gemaakt met eisen: voor mij moet zo’n tool namelijk precies genoeg kunnen en vooral niet meer. Na een halfuurtje aan de telefoon was mijn lijstje leeg. Dat had ik niet verwacht. Teamleader kon zelfs nog wat extra: automatisch factureren bijvoorbeeld. Dat is een van de meest cruciale functies voor mij die andere pakketten niet altijd hebben. Dat bespaart mij gewoon een secretaresse."

Verschillende functies kunnen op verschillende manieren met Teamleader aan de slag. Voor Freddy en zijn collega’s is dat niet anders. “Zelf gebruik ik de de Deals-module het meest voor inzicht in sales, plus facturatie en statistieken. Mijn compagnon werkt ook heel veel met CRM en de Mailchimp-integratie. De jongens op de vloer gebruiken vooral projecten en ticketing natuurlijk. De aansluiting tussen de verschillende vakgebieden en het feit dat eigenlijk alles kan, maakt dat je heel je workflow fijn kan inregelen.”

“Wat ik zelf echt helemaal fantastisch vind, is Invoicecloud. Dat de klant de hele geschiedenis van zijn facturen kan zien, voorkomt echt heel veel vragen. Online ook offertes kunnen tekenen met Cloudsign: helemaal top. Hoe professioneel is dat! Aanvankelijk wist ik trouwens niet eens dat Invoicecloud bestond. Maar op jaarbasis denk ik dat dat gewoon de slaagkans van mijn deals vergroot.”

“En dan zijn er nog de automatische betalingsherinneringen. Niet iedereen vindt ze leuk natuurlijk, want late betalers krijgen om de dag een herinnering (lacht). Maar ze hebben onze debiteurenstand wel met 30% teruggebracht.”

“Wij zijn een relatief klein bedrijf dat naar een hoog niveau wil groeien. Best uitdagend, want dan heb je frequent behoefte aan nieuwe tools en aan verbeteringen. Zo werk ik ook: om de paar maanden gooi ik de oude eruit en de nieuwe tools erin. Maar Teamleader heeft me echt verbaasd. Zo zitten we op meerdere plekken in het proces nog steeds niet op de grenzen van het mogelijke binnen Teamleader. Maar dat gaat wel gebeuren en dat zal ons leven lekker makkelijk maken.”

“Op jaarbasis leek Teamleader aanvankelijk prijzig: voor alle modules betalen wij ongeveer €3000 per jaar voor 9 gebruikers (gefactureerd per kwartaal, nvdr.) Maar als ik dankzij Teamleader 5% meer verkoop, de klanten extra tevreden zijn omdat alles helder en inzichtelijk is, deals vlugger gesloten worden, rekeningen een stuk sneller betaald én ik bespaar personeelskosten, tja… dat levert veel meer dan €3000 op. Het is echt tegen mijn gewoonte in: normaal begin ik eerst te zeuren over de prijs, maar daar kom ik hier niet mee weg.”