MENTALL: “Teamleader Orbit maakt voor ons het verschil door inzicht in de cijfers”

MENTALL is een full service creative agency uit Hasselt. Van branding tot performance marketing, als 360°-bureau doen ze alles binnen marketingcommunicatie. Simon Desmet rolde de sector binnen als grafisch vormgever en is van daaruit zijn eigen bureau gestart in 2020. Met succes, want MENTALL groeit. 

Dat brengt natuurlijk wel nieuwe uitdagingen met zich mee: “Hoe groter je wordt, hoe meer nood je hebt aan een goede planning.” 

“Eind 2022 zijn we dan op zoek gegaan naar software die beantwoordde aan onze groeiende verwachtingen.”

“Teamleader Orbit is eigenlijk maar geschikt vanaf 10 gebruikers. Zo groot was ons team nog niet, maar we wilden ons wapenen voor de toekomst.” In april 2023 begonnen ze aan hun projectmigratie en vandaag werken ze met elf vaste mensen en twee freelancers in Orbit.

Een van de grootste problemen waar MENTALL tegenaan liep was een gebrek aan inzicht in de cijfers. “Een actueel zicht op ons zogenaamde ‘work in progress’ hadden wij niet. We moesten altijd wachten tot het einde van de maand, wanneer we projecten afsluiten en factureren om te zien wat de stand van zaken is.”

“Dankzij Teamleader Orbit hebben we dat. Op elk moment van de dag, aan het einde van elke dag, voor elke collega kan je je marges zien.”

Maar Orbit blijft niet aan de oppervlakte: “Het is ongelooflijk welke dashboards je eruit kan halen.” Met hulp van de Support-afdeling, die die dashboards kon aanleveren om meer efficiëntie in te bouwen. “Dankzij het rapportageverhaal zijn we op zoek gegaan naar trends, naar manieren om van hetzelfde uur een rendabel uur te maken.”

En dat leverde op: “In vergelijking met vorige maand bijvoorbeeld, zijn we 30% rendabeler geworden op dagbasis.”

Goede software is een ding, maar goede ondersteuning is nog waardevoller. “Ik denk misschien wel dat de support van Orbit de onderscheidende factor is.”

“We moesten er onlangs nog om lachen: als we denken 'kan dat wel in Teamleader Orbit?', is het antwoord bijna altijd ‘ja’(lacht). Zeker cijfermatig en op het vlak van de rapportage is er eigenlijk niks onmogelijk. En dat biedt gewoon heel veel gemoedsrust.”

Naast de support is het feit dat Teamleader een Belgisch bedrijf is, ook een grote meerwaarde. “Het is 100% compliant met alles wat wij in België – en bij uitbreiding Nederland – doen. Andere pakketten, bijvoorbeeld Teamwork, hebben ook veel, maar daar zit geen automatisch volgnummer op die facturen. Dan stopt het verhaal. Want dan moet je weer een ander pakket gaan combineren om je facturatie te doen. Teamleader Orbit is gewoon all-in-on. En specifiek voor onze sector.”

“Ik heb altijd in de realiteit geleefd dat een tool als Orbit eigenlijk enkel kon als je dat zelf op maat laat maken.” 

Collega’s van Simon konden maar moeilijk geloven dat projectmanagementsoftware in combinatie met capaciteitsplanning én een rapportagesysteem, dat bovendien conform is met de financiële wetgeving in België, mogelijk was. 

“Maar hoe meer we erin werkten, hoe meer er mogelijk lijkt. Je kan het bovendien inrichten zoals jij het wilt: welke rapportages je wilt, kies je zelf.”

De KPI’s van MENTALL zitten in Orbit, en dankzij de dashboards kunnen ze die in realtime bekijken. Zo weten ze op elk moment van de dag en op elk moment van de maand welke targets behaald moeten worden om on track te zijn met hun doelstelling.

“Snap je nu waar de uitspraak komt? Dat Teamleader Orbit de Rolls Royce is van de projectmanagementsoftware?”

Maar Simon wil ook vooruit kunnen kijken. De forecasting in Orbit biedt hun een blik op de (nabije) toekomst. “We willen natuurlijk in het begin van de week weten waar we gaan eindigen met onze planning zoals die er nu ligt, maar ook als die verandert. Wat voor impact heeft dat?” 

“Aan de hand van Teamleader kunnen we proactief handelen in functie van de gewenste KPI’s.” Dat stuk wordt volgens Simon vaak vergeten: je hebt planning en projectmanagement, maar wat voor impact heeft dat op het financiële luik van de organisatie? 

“En dat is wel een heel belangrijke om op te sturen. Want dat is uiteindelijk de zuurstof voor je organisatie. Als je dat niet helder hebt, weet je niet wanneer je zonder adem kunt vallen, en dat is lastig. Maar die zaken hebben we perfect in handen nu.”

Of Simon nog tips heeft voor agencies die twijfelen om de overstap te maken?

“Gewoon doen.”

“Teamleader Orbit heeft gigantisch veel mogelijkheden – wij ontdekken er nog steeds nieuwe – dus neem de onboarding ter harte.” 

Simon gelooft dat de meeste organisaties op zoek zijn naar tools die inzicht opleveren in hun cijfers en dat ook op een dynamische manier doen: dat je op elk moment een rapport kan trekken en niet moet wachten tot 3 maanden nadat een project is afgerond.

“Ik zou niet weten welk ander softwarepakket er op de markt is dat kan wat Orbit kan en zulke inzichten oplevert.”