Van chaos naar controle: hoe Energy-Check groeide met Teamleader

Wie? Niek van Erk, mede-eigenaar van Energy-Check
Wat? Energieadviseur
Teamleader sinds? 2018
Grootste uitdaging? Losstaande, handmatige werkprocessen zonder een totaaloverzicht

Energieadvies is een vak apart. Dat weet Niek van Erk als geen ander. Als mede-eigenaar van Energy-Check helpt hij bedrijven met alle mogelijke energievraagstukken: van inkoop tot besparing en van dynamische prijzen tot zonnepanelen. Wat ooit begon als een eenmanszaak, groeide in twintig jaar uit tot een bedrijf met achttien medewerkers. Een mooie ontwikkeling, maar ook een uitdaging. Hoe zorg je voor gecontroleerde groei? Hoe zorg je dat je efficiënt blijft werken? En hoe maak je de juiste keuzes als ondernemer? Het antwoord voor Energy-Check: Teamleader.

Ondernemerschap betekent voor Niek vrijheid: “De klanten bedienen die je wil bedienen, samenwerken met de mensen die je zelf kiest. Dat is door ondernemerschap mogelijk.” Maar als hij één ding anders had gedaan? “Eerder beginnen. Ik heb nooit spijt gehad van ondernemen, wel dat ik niet eerder ben gestart.”

Keuzes maken blijft een doorlopend proces. “We groeien en vragen ons steeds af: wat is onze rol? Draaien we niet te veel mee in het primaire proces? Hoe kunnen we het slimmer organiseren?” Die zoektocht naar optimalisatie bracht hen bij Teamleader.

In de beginjaren werkte Energy-Check met Excel en Word. Factureren gebeurde eens per kwartaal, een weekend lang. Niet bepaald de meest efficiënte aanpak. “Ik wilde met energie bezig zijn, niet met administratie.”

Teamleader bracht daar verandering in. “We zijn gegroeid door alle werkprocessen te integreren in één systeem. Iedereen weet waar het druk is en waar de bottlenecks zitten.” Taken, urenregistratie en facturatie zijn nu geautomatiseerd en aan elkaar gekoppeld. “Dat bespaart tijd en zorgt voor overzicht. Van agenda tot facturatie en statistieken, alles zit in Teamleader. Daardoor kunnen we ons focussen op waar we echt waarde toevoegen voor onze klanten.”

En groei brengt nieuwe vragen met zich mee: wanneer neem je iemand aan? Wanneer neem je een project aan? “We maken beslissingen op gevoel én op basis van de statistieken uit Teamleader. De combinatie maakt dat we goede keuzes maken.”

Projectmanagement en capaciteitsplanning spelen daarin een cruciale rol. Dankzij de inzichten uit Teamleader kan Energy-Check precies zien hoe lang projecten duren, hoeveel capaciteit we beschikbaar hebben en of er ruimte is om nieuwe opdrachten aan te nemen. “Door middel van rapportages en forecasts krijgen we een realistisch beeld van onze werkdruk. Zo voorkomen we overbelasting van ons team en kunnen we tijdig inspelen op groei.”

Wanneer het tijd is om een nieuwe werknemer aan te nemen, beslissen we niet puur op gevoel. “We zien in Teamleader wanneer onze bestaande medewerkers structureel tegen hun limiet aan zitten. In plaats van reactief te handelen, kunnen we proactief de juiste stappen zetten om te blijven groeien zonder kwaliteitsverlies.”

Niek ziet de grootste verspilling in tijd en geld binnen bedrijven vaak in dubbel werk en onduidelijke verantwoordelijkheden. “Mensen zijn bezig met dezelfde taken of weten niet goed wie wat doet. Dat is allemaal verloren tijd.”

Met Teamleader Focus is dat anders. “Taken zijn helder, de planning is inzichtelijk per klant of persoon. Iedereen weet precies wat er moet gebeuren. En dat zorgt voor rust.”

Ondernemers willen doen wat ze leuk vinden. Werken áán hun bedrijf, niet verzanden in administratieve rompslomp. “Teamleader Focus neemt dat uit handen. Het geeft ons tijd terug. Tijd om bezig te zijn met wat we echt belangrijk vinden: onze klanten helpen met energievraagstukken.”

Benieuwd hoe Teamleader jouw bedrijf kan helpen groeien?