Tuinjan: “Teamleader bespaart ons heel wat administratie en bureautijd.”
Wie? Jona Van Laer, oprichter Tuinjan
Wat? Ecologische, duurzame en onderhoudsvriendelijke tuinen
Teamleader sinds? 2017
Grootste uitdagingen? Klanten en facturen opvolgen, digitale werkbonnen maken, administratie beperken
Tuinjan ontwerpt en creëert totaalontwerpen vanuit een ecologisch en duurzaam perspectief. De 23-jarige Jona Van Laer nam het bedrijf in 2017 over, en stelde meteen een aantal basisprincipes op. Zo moet alles duurzaam zijn, van het kiezen van de beste plant tot de verplaatsing naar de klant. Dat gebeurt met een elektrische bakfiets, of als het materiaal te zwaar is, met een bestelwagen op aardgas.
Jona over de aanpak van Tuinjan: “We kijken vooral naar ecologisch verantwoorde materialen, en kiezen bijvoorbeeld bewust niet voor tropisch hardhout.” Bij elke tuin staat ook een creatieve benadering centraal. “De beplantingskeuze passen we aan aan de situatie, en niet omgekeerd. In de tuin waar we nu werken, wou de eigenaar meer vogels aantrekken. Er was een vijver, maar die hebben we opnieuw aangelegd. Aan de struiken groeien bessen die het hele jaar door vogels lokken.”
“Ons motto is eigenlijk om van elke tuin een klein natuurgebied te maken. Biodiversiteit, creativiteit en onderhoudsvriendelijkheid staan daarbij centraal.”
Een ander basisprincipe dat voor Jona meteen centraal stond, was efficiëntieverhoging. “We zijn in 2017 met vier gestart, en ik was vanaf dag één op zoek naar slimmere werkmethoden. Zo wou ik bijvoorbeeld meteen digitaal werken, met Teamleader. In onze sector staat digitalisering nog niet zo ver, maar wij zijn er wel heel hard mee bezig. Ons doel? Bureautijd zoveel mogelijk beperken, zodat er meer tijd overblijft voor onze passie.”
“Digitalisering staat in onze sector nog niet zo ver. Wij wilden onze bureautijd zoveel mogelijk beperken, zodat er meer tijd overblijft voor onze passie.”
Volgens Jona waren de voordelen van die keuze meteen duidelijk. “We hebben meer structuur en overzicht, want we vinden makkelijk de juiste informatie terug. Dat bespaart ons bovendien ook tijd. Dankzij Teamleader ben ik niet gedoemd om uren aan m’n bureau te zitten om onze papierwinkel te regelen. Ik kan ook nog eens naar buiten, waar m’n passie ligt.”
“Daarnaast kunnen we van overal werken. Omdat we gebruik maken van cloud tools, moet er zelfs geen externe software worden geïnstalleerd. Al onze gegevens zijn vlotjes toegankelijk via het internet.”
Vervang vandaag nog je papierwinkel en probeer Teamleader twee weken uit. Vind je het niks? Geen probleem. Dan betaal je ook niks.
Klantrelaties beheren, facturen en offertes opmaken, en zelfs projecten beheren, doet Tuinjan dan ook digitaal met Teamleader. “De allereerste factuur die we uitstuurden, werd in enkele klikken verstuurd vanuit Teamleader. Zo moesten we achteraf geen papieren documenten inscannen om onze administratie te digitaliseren, en konden we meteen efficiënt van start.”
Goed klantenbeheer is volgens Jona cruciaal. “Teamleader koppelt met heel wat andere tools, Zapier bijvoorbeeld. Zo kan je instellen dat een klant die een contactformulier invult op je website, automatisch aan je klantenbestand in Teamleader wordt toegevoegd, met alle relevante gegevens. Daarna wordt automatisch een deal aangemaakt, en gaat die automatisch naar de fase ‘Aanvraag ontvangen’, zodat je moeiteloos kan opvolgen.”
“We registreren ook onze werkuren, dat kan zelfs met de mobiele app van Teamleader (Android en iOS). Je maakt via je gsm een werkbon aan, voegt materialen toe, afgelegde kilometers en werkuren. Je klant kan ter plekke die werkbon ondertekenen en je zet die nadien in geen tijd om in een factuur.”
“Er is één iemand op kantoor die het geheel overziet, offertes opmaakt en facturen uitstuurt. Maar dat kost ons dus heel wat minder tijd. En omdat onze concurrenten digitalisering echt niet als prioriteit zien, levert die tijdswinst ons meteen een concurrentievoordeel op.”
“Ik was meteen overtuigd van de meerwaarde van Teamleader. Niet alleen omwille van het gebruiksgemak, maar ook de uitstekende klantendienst.”
Tuinjan zal dus zeker de ingeslagen weg verderzetten. “We zijn al digitaal - we sturen geen enkele factuur op papier uit - maar via automatisering kunnen we zeker nog efficiënter tewerk.”
Teamleader is voor ons de basis waaruit we starten, en dat zal ook in de toekomst zeker zo blijven. We willen via de Marketplace nog meer integraties ontdekken, en zo onze manier van werken verder optimaliseren.”
Ik zou het eigenlijk aanbevelen aan iedereen die facturen uitstuurt of een klantenbestand heeft. Je haalt er zoveel uit voor een minieme investering. Mijn advies: probeer ook je boekhouding digitaal te doen, en te koppelen aan Teamleader. Anders moet je je facturen uitprinten en door je boekhouder laten inscannen, en da’s écht niet aan te raden.”
