Projectmanagement: rollen en verantwoordelijkheden toewijzen in Teamleader
Het is niet altijd makkelijk om theoretische projecten in de praktijk te vertalen. Dat probleem verdwijnt als je projectmanagement software gebruikt die jouw manier van werken ondersteunt. In dit artikel gaan we dieper in op de software die jou helpt om breed overzicht te krijgen, rollen en verantwoordelijkheden toe te wijzen aan projectleden, beter samen te werken en uiteindelijk sterke, kwalitatieve projecten neer te zetten.
Teamleader kan jouw projectmanagement naar een hoger niveau tillen. Ontdek de verschillende onderdelen van onze projectmanagement module en de voordelen die het jouw bedrijf biedt.
Veel projecten beginnen met een algemene planning. De eerste stap is dan het controleren van de beschikbare middelen en medewerkers. De details zijn voor latere zorg.
Nu kun je gaan plannen. Nadat je een startdatum hebt gekozen, bepaal je de projectfases en milestones. Door deze te definiëren, zul je vooruitgang nauwkeurig kunnen monitoren.
Iemand moet het overzicht bewaren, of dat nu de projectmanager of de teamcaptain is. Gebruik de projectplanning feature voor een overkoepelend inzicht in alle lopende projecten. Dit kan je helpen om te evalueren of alles volgens plan verloopt en of je alle deadlines haalt. Door het gebruik van verschillende kleuren zie je meteen of een project al dan niet in de soep loopt - hoe meer groen, hoe beter!
De projectplanning van Teamleader houdt rekening met nieuwe werkmethodes. In plaats van taken op vaste tijdstippen in te plannen voor medewerkers, geef je gewoon aan in hoeveel tijd de taak voltooid zou moeten worden. Als teamleden dan een keer een langere lunchpauze nemen of eerder beginnen, levert dat geen problemen in de planning op.
De helikopterview is onmisbaar voor iedere projectmanager. Voor andere medewerkers kan vooral de detailpagina interessant zijn.
Bij het openen van de projectmanagement module krijg je een overzicht van alle projecten in de pijplijn. Selecteer specifieke projecten om het team en de gedefinieerde milestones per project te bekijken.
Cruciale milestones worden meestal door de projectmanager bepaald. Vervolgens kunnen medewerkers deze opsplitsen in kleinere taken. Dankzij hun ervaring met het onderwerp en de werkmethodes kunnen zij beter inschatten hoe lang het zal duren om elke taak te voltooien.
Het is voor alle stakeholders bijzonder handig om een overzicht van opeenvolgende taken en hun link naar grotere milestones te kunnen zien. Het helpt je om proactief te reageren op productiviteitspieken en -dalen. Prestaties van jezelf en je medewerkers opvolgen zorgt dan weer voor betere inschattingen voor een volgend project.
Hoe kun je jouw strakke schema opvolgen zonder agenda? Door gebruik te maken van de kalenderfunctie, kunnen teamleden hun taken daadwerkelijk inplannen. Je kunt ook taken inplannen voor collega’s - zo kan niemand iets vergeten.
Je kan de Teamleader-kalender integreren met je persoonlijke agenda, zonder iets uit je privéleven te hoeven delen. Je collega’s zullen grijze zones te zien krijgen als je persoonlijke afspraken en taken hebt ingepland.
Welke medewerkers hebben het druk? Houden ze zich aan het budget? Moet je vergaderzalen reserveren? Dit soort zaken met de hand opvolgen kost veel tijd. Met Teamleader kun je het gemakkelijk automatiseren, waarbij je ook de kans op fouten tot het minimum beperkt.
Gebruik de resource-tab om een nieuw project te plannen. Zo zie je welke collega’s tijd kunnen maken voor het project.
De projectplanning module helpt je om beter samen te werken. Zo zijn jij en de projectmanager niet de enigen die taken inplannen; iedereen kan taken aan elkaar toewijzen. Dit maakt de opvolging eenvoudiger - vooral als je goed communiceert en elkaar op de hoogte houdt.
Ook samenwerken met de klant wordt makkelijker. Door de integratie met de Projectcloud kunnen klanten de status van hun project checken, ingeplande meetings zien en rechtstreeks contact opnemen met de medewerkers.
Rollen en verantwoordelijkheden toewijzen wordt eenvoudig met Teamleader. Verbeter je communicatie met klanten en medewerkers en ervaar hoe een duidelijke structuur jou kan helpen bij het verbeteren van je projectmanagement.
