Soorten facturen: overzicht en tips

Afhankelijk van de business, de aard en duur van het geleverde werk en een lading aan andere factoren kan het soort factuur verschillen. Ben je niet thuis in de gevoeligheden van de edele facturatiekunst? Vrees niet: dankzij dit overzicht sla je straks geen modderfiguur door bijvoorbeeld een periodieke factuur te versturen terwijl het een terugkerende moest zijn.

Een correcte factuur is de eerste stap naar een correcte betaling. Na het lezen van deze blog verstuur je zulke correcte facturen dat ze nooit meer onbetaald blijven. Blijven ze toch onbetaald? Ook daar hebben we een stappenplan voor.

De standaardfactuur

De factuur der facturen. Het document waar het allemaal mee begon. In de meeste sectoren valt het gros van de transacties te factureren met de standaardfactuur. Deze bevat de basisinformatie van het geleverde werk, de klant en de leverancier.

Soms duurt een project zo lang dat de kosten oplopen en het fijn is als er in de tussentijd al een deel betaald wordt. Denk bijvoorbeeld aan de bouw van een huis. In zo’n geval verstuurt het bedrijf een periodieke factuur om de werknemers op tijd te kunnen betalen.

Vervang vandaag nog je papierwinkel en probeer Teamleader twee weken uit. Vind je het niks? Geen probleem. Dan betaal je ook niks.

De periodieke is niet te verwarren met de terugkerende factuur, die met de regelmaat van de klok wordt verstuurd, vaak op het einde van de maand. Denk aan bedrijven die een vast maandelijks bedrag rekenen. Bijvoorbeeld bij verhuur, of het leveren van de lavendel voor de maandelijkse pianosessies van Thierry Baudet.

Voor facturen die je elke maand verstuurt, zou je gek zijn om dat telkens handmatig te doen. Wist je dat je in Teamleader periodieke facturen kunt aanmaken?

De commerciële factuur wordt gebruikt voor internationale handel, wanneer goederen een grens moeten oversteken. Voor de douaneaangifte is een factuur nodig met meer info, zoals contactgegevens van de koper en verkoper, verkochte items, de kostprijs van de items en de belastingen die verschuldigd zijn. Er zijn ook nog enkele speciale kenmerken zoals het land van herkomst, de verkoopvoorwaarden (Incoterms) een carrier-idenficatienummer, geharmoniseerde codes voor elk artikel en een authentificatie.

Lange betalingstermijnen kunnen heel vervelend zijn, zeker voor mkb-bedrijven met een strakke cashflow. Met een voorschotfactuur kun je je klant vóór de levering of uitvoering al een deel laten betalen. Bovendien geeft het je wat extra veiligheid, want je weet nooit wat er in tussentijd gebeurt. Protip: in Teamleader kun je eenvoudig voorschotfacturen aanmaken.

Timesheetfactuur of factuur op basis van tijdsregistratie

Sommige serviceprofessionals factureren niet op basis van een product, maar op basis van uren. In dat geval kun je een timesheetfactuur opsturen, waar de gewerkte uren op staan. Ideaal voor bijvoorbeeld consultancybureaus die uurtje-factuurtje diensten aanbieden.

Of gewoon: een ‘offerte’ of ‘kostenraming’. Strikt genomen is een offerte geen aanvraag tot betaling, maar geeft het de koper een idee van de prijs. Tegelijk is het ook een belofte van de leverancier om een bepaald product of bepaalde dienst te leveren. De pro-formafactuur is meestal een schatting, het bedrag kan dus later op de definitieve factuur verschillen.

Op de ouderwetse manier factureren is enorm tijdrovend. Bovendien krijg je een ruwe tong van te veel postzegels te likken. Daarom kun je beter kiezen voor een tool als Teamleader, waarmee digitaal factureren een eitje wordt. Online betaalbaar, in je eigen huisstijl, verstuurbaar in bulk en nog veel meer wonderlijke features. Bovendien bundelt Teamleader ook CRM en projectmanagement in een tool.

Sta je te popelen om digitaal aan het factureren te slaan? Voor je er als een gek mee begint, kun je beter eerst onze gids lezen over hoe je een factuur aanmaakt in Teamleader.

Krijg je geen genoeg van de bijbels aan bedrijfswijsheid die we bij Teamleader aanbieden? We geven je geen ongelijk. Schrijf je in op onze nieuwsbrief en ontvang ze op regelmatige basis in je inbox.

Benieuwd naar Teamleader? Probeer het 14 dagen uit, no strings attached en je hebt geen creditcard nodig.