Betere sales e-mails schrijven: 8 copywriting tips met voorbeelden

Eerst dit: een sales e-mail verstuur je níet in bulk. Als sales professional mail je een-op-een naar geselecteerde prospects. De reden: je prikkelt de nieuwsgierigheid alleen door je boodschap af te stemmen op de ontvanger.

Bedenk een korte en intrigerende onderwerpregel die je prospect overtuigt om je mail te openen. Je kan verwijzen naar een eerder gesprek of een event, of je kan meteen een vraag stellen. Licht een tipje van de sluier op, maar geef niet meteen alles weg.

• Dit vonden wij van [onderzoek/rapport]. Of ‘Wat vond jij van [onderzoek/rapport]?
• [Persoon] raadde me aan om contact op te nemen.
• Vraag over [recent event].
• Ideeën voor een snelle website-update/het personaliseren van je customer experience/ …

Vermijd ‘spam-achtige’ woorden en zinnen. Enkele voorbeelden zijn ‘laatste kans’, ‘maak deze fout niet, en ‘reminder’.

Of het nu op een date of in een sales e-mail is, een sterke openingszin is cruciaal. “Hallo, mijn naam is …” is veilig, maar allerminst opvallend. Creëer meer impact door met je prospect in dialoog te gaan.

• Ik merkte dat je ...
• Ik zag dat we allebei ...
• Ik las je blogpost/LinkedIn-bericht en vond ...
• Gefeliciteerd met ...

Breng vervolgens je value proposition over door een connectie te maken met je propect. We hebben het niet over chakra’s, maar een raakpunt tussen beide organisaties. Vermijd algemene stellingen zoals “Wij helpen organisaties hun boodschap helder over te brengen”, en ga voor een persoonlijke aanpak op basis van eerdere contacten of de research die je deed.

Enkele opties binnen dit voorbeeld:

• Kan je organisatie zich moeilijk onderscheiden van de concurrentie?
• Is een doelpubliek opbouwen een prioriteit voor jou op dit moment?
• Heb je vragen over hoe je prospects overtuigt?
• Wat mis je vandaag om je organisatie te laten groeien?
• Wat zijn voor jou nice-to-have en wat zijn must-haves in communicatie?

Een sterk einde bestaat uit een duidelijke call-to-action. Eindig je mail daarom met een concrete vraag waar je prospect makkelijk op kan antwoorden.

• Heb je tijd om hierover te sparren?
• Laat je me weten wat de volgende stap zou zijn?
• Heb je nog meer vragen die ik kan ophelderen?
• Ben je beschikbaar voor een gesprek van 30 minuten op [datum en tijd]?
• Laat je me weten of [zakelijk doel] nu, of in de toekomst, een prioriteit voor je is?

Je handtekening mag geen afleiding vormen, of een vat vol clichés zijn. Hou je aan deze richtlijnen:

• Kies voor kort, eenvoudig, professioneel en on-brand.
• Vermeld je telefoonnummer.
• Link naar je LinkedIn-profiel, zodat een prospect meer over jou te weten kan komen zonder te hoeven mailen.
• Vermijd zware afbeeldingen en kies voor een simpel logo.

De naam of organisatie van prospect verkeerd schrijven, gênante dt-fouten, dubbele woorden en typo’s. Het overkomt iedereen wel eens, maar in sales e-mails is het net dat tikkeltje pijnlijker. Lees daarom ALTIJD je mail na voor je ‘m verstuurt. Of beter: laat hem nalezen door een collega. Het lijkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk worden er maar weinig e-mails nagelezen voor verzending.

Soms is een prospect nog niet klaar voor je product of dienst. Anderen willen graag andere opties onderzoeken of moeten het management zien te overtuigen. Met een CRM-tool (Customer Relationship Management) bewaar je alle informatie van prospects en klanten op één digitale plaats. Ook eerdere afspraken en de communicatiegeschiedenis. Op die manier vind je makkelijk de laatste stand van zaken terug en kan je elk contact op de juiste manier en het juiste moment opvolgen.