Reflower: “Teamleader Focus werkt intuïtief, zonder dat je een softwarekenner moet zijn.”

De traditionele bloemenindustrie heeft best een heftige impact op het klimaat. Daar kwam Ellyne Bierman achter in 2019. Meteen kreeg ze een innovatief idee: wat als mensen een abonnement konden nemen op prachtige kunstbloemen? Ze dook in het avontuur en werd onderneemster. 

Na het idee kwam het businessplan, en dan de naam: Reflower was geboren. Het enige wat ze nog nodig had, was goede software om haar administratie te vereenvoudigen. “Omdat alles op één plek staat, winnen we veel tijd.”

Reflower combineert esthetiek met duurzaamheid en maakt het mogelijk om te genieten van prachtige bloemen, zonder de nadelen. Dat sloeg meteen aan. “Toen ik met Reflower begon waren er niet veel gespecialiseerde winkels waar je kunstboeketten kon laten samenstellen. Onze service maakt het heel makkelijk.”

Dus groeide Reflower sneller dan verwacht. “Klanten kwamen van overal: vrienden stuurden een WhatsAppje. Anderen bestelden via de website of via e-mail. Van mensen op straat schreef ik de naam op een briefje. Op den duur wist ik echt niet meer waar ik moest beginnen,” vertelt Ellyne.

Ze had een systeem nodig om haar bedrijf op een georganiseerde manier te beheren. “Al in de tweede week van Reflower startte ik met Teamleader Focus. Omdat ik dacht: ik heb één plek nodig die het hart van het bedrijf is, waar alle data samenkomt.”

Ellyne koos voor Teamleader Focus omdat het alle belangrijke functies die ze nodig had combineerde in één gebruiksvriendelijke tool. "Teamleader Focus is echt makkelijk in gebruik zonder dat je een softwarekenner hoeft te zijn. Je kan het gewoon intuïtief heel makkelijk gebruiken," legt Ellyne uit. "Het zorgt voor tijdwinst omdat je zeker weet dat alles op één plek staat. Dus je hoeft niet meer in verschillende systemen te zoeken."

Met Teamleader Focus heeft Ellyne nu altijd en overal toegang tot de informatie die ze nodig heeft, ook vanaf haar telefoon. Of het nu gaat om klantgegevens, offertes, of facturen: alles is direct inzichtelijk. En dat is cruciaal voor een snelgroeiend bedrijf als dat van Ellyne. “Je kan meteen zien als iets niet goed gaat, en dan ook direct bijsturen. We zijn zo veel flexibeler en daardoor halen we echt goede resultaten.”

Een ander belangrijk aspect van Teamleader Focus is de mogelijkheid om het te integreren met programma’s die Ellyne al gebruikte, zoals Shopify en Moneybird. “Daar heb ik ook heel erg op gelet. Is het mogelijk om het met de webshop te integreren, met het administratiesysteem? Kunnen we de e-mailadressen die erin zitten ook exporteren naar een mailprogramma? Dat bleek allemaal te kunnen.”

Daarnaast werkt Ellyne veel met de offerte- en factureringsmogelijkheden van Teamleader Focus. “We maken nu vooral veel gebruik van de offertes in Teamleader. Daarmee kan je gewoon zien of de klant die wel of niet bekeken heeft. Het voelt als Big Brother (lacht), maar het is beter dan lukraak een e-mail met een pdf-bijlage sturen, wat ik in het begin deed.”

Voor een bedrijf dat abonnementen verkoopt, is het automatisch genereren van facturen een onmisbare functie. “Het is zo handig dat je er abonnementen in kan aanmaken die automatisch iedere maand een factuur genereren,” zegt Ellyne. Die facturen kunnen eenvoudig worden aangepast voordat ze in batches worden verzonden, waardoor de kans op fouten minimaal is.

Ondersteund door Teamleader Focus kan Ellyne zich volop richten op wat echt belangrijk is: het doen groeien van haar bedrijf en het waarmaken van haar missie. Ze heeft meer tijd en rust om nieuwe klanten te werven, haar producten verder te ontwikkelen en haar duurzame boodschap te verspreiden.

“Ik denk dat we nog niet eens alles gebruiken dat in Teamleader Focus zit, maar dit zijn de functies waar wij blij van worden,” zegt Ellyne. “We kunnen klanten beter bedienen, niemand wil tijd besteden aan repetitieve taken.”

Ellynes ervaring laat zien hoe belangrijk het is om als ondernemer de juiste tools te kiezen die je helpen om je bedrijf efficiënt en doelgericht te runnen. Met Teamleader Focus heeft ze nu één centrale plek waar alle belangrijke bedrijfsinformatie samenkomt, waardoor ze tijd bespaart, meer overzicht heeft en haar bedrijf beter kan sturen. Ze kan zich nu volledig focussen op haar passie: het bieden van een milieuvriendelijk alternatief voor verse bloemen en daarmee de wereld een tikkeltje mooier maken.