Projectteams: met deze 6 mensen wordt het een succes

Ieder project is anders, maar sommige rollen zijn essentieel voor ieder project en bedrijf. Over het algemeen heb je altijd iemand nodig de een van de volgende rollen vervult:

De man of vrouw die het team leidt, bronnen verschaft, uitdagingen overwint en proactief mogelijke problemen oplost. In grotere bedrijven is de teamlead vaak de projectmanager. Als je in kleinere teams wert, is de teamlead meestal de persoon die verantwoordelijk is voor specifieke projecten. In dat geval kun je hem als Project Owner zien.

De teamlead bepaalt de verwachtingen van de klant en het team zelf en zorgt ervoor dat alle stakeholders die bij het project betrokken zijn op dezelfde lijn zitten. De teamlead houdt ook het budget in de gaten en zet realistische deadlines om de voortgang van het project te waarborgen.

Het type specialist dat verantwoordelijk is voor het creëren en opleveren van het project. Ze hebben een expertise in verschillende gebieden van een project. Denk aan ontwikkelaars, designers of aannemers, afhankelijk van de industrie waar jij in werkt.

Of het nu gaat om de projectvereisten in kaart te brengen, het documenteren van gebruikersverhalen of informatie in een rapport gieten: je hebt iemand nodig die de eindproducten van je werk volgt. Dit waardevolle teamlid heeft altijd de klant in zijn achterhoofd en zorgt voor een maximale ROI.

In kleinere teams en projecten wordt deze rol vaak vervuld door de teamlead. Maar als je er de mogelijkheden voor hebt, kan het zeker lonend zijn om iemand met een helikopterview aan te stellen die het project overziet.

Het is altijd interessant om “buitenstaanders” bij je project te betrekken. Professionele expertise heeft haar limieten. Vaak, als je over je hoofd in een project zit, kun je bepaalde kwesties over het hoofd zien. Dat is de reden waarom het zinvol is om verschillende mensen te betrekken, zoals gebruikers, portfolio managers of investeerders. Zij kunnen nieuwe benaderingen introduceren.

De rol van project sponsor is voor veel mensen wat vaag. Het wordt vaak verward met de klant of zelfs de teamlead, maar in tegenstelling tot de klant is de sponsor vaak onderdeel van de uitvoerende partij. De sponsor benoemt de projectmanager en geeft support, hij vervult daarom verantwoordelijkheden die gerelateerd zijn aan management of mentorship.

De sponsor maakt belangrijke beslissingen. Waar de teamleader de nodige veranderingen voorstelt en zijn aanbevelingen geeft, maakt de sponsor de uiteindelijke beslissing. Hij beheert ook de resources en bewaakt het budget.

Een klant is in de meeste gevallen geen onderdeel van de uitvoerende organisatie en betaalt voor het product. De klant definieert de waarde van het project, dus of deze rol nu vervuld wordt door een individu, een team of een derde partij, alle klanten zouden gelijk behandeld moeten worden. De doelen van het project moeten afgestemd worden met de voorwaarden en wensen van de klant vóór je van start gaat.

Een goed beeld hebben van de projectrollen zorgt voor helderheid en structuur op zowel individueel als groepsniveau. Jouw teamleden zullen beter begrijpen welke teamleden aan welke taken werken en kunnen feedback en vragen snel opvolgen. Tegelijkertijd helpt een heldere structuur jou om een haalbare tijdlijn te creëren.

Idealiter komt ieders talent overeen met zijn rol in het team en begrijpt iedereen hoe hij toegewezen taken kan voltooien. Een geweldige middenvelder is niet perse een goede spits, dus houd in gedachten dat wat teamleden leuk vinden om te doen, niet altijd hun sterkste kant is.