Projectplanning: wat is het en waarom is het zo belangrijk?

Een project zit vol met verschillende elementen: team, timing, opleveringen, doelen ... Om een project tot een goed einde te kunnen brengen, is het belangrijk dat dit allemaal op elkaar afgestemd wordt. Met een sterke projectplanning heb je een duidelijk overzicht van alle mijlpalen, doelen en budget. Daarbij heb je een beter beeld van de voortgang van je team en welke zaken eventueel aangepast moeten worden.

Eigenlijk is een goede projectplanning onmisbaar bij het uitvoeren van een project. Wij hebben alle informatie verzameld, zodat jij straks helemaal startklaar bent om je eigen projectplanning te maken. 

Met projectplanningsoftware kun je altijd en overal de nieuwste informatie over je project bekijken. En met Teamleader Focus kan je naast je projectplanning zelfs je crm, offertes en facturen beheren! Probeer Teamleader Focus nu 14 dagen gratis:

De projectplanning is van cruciaal belang om gefocust te blijven op het doel. Een goede planning geeft rust en overzicht aan alle deelnemers van het project. Het geeft houvast en zorgt ervoor dat iedereen weet waar zij aan toe zijn. 

Zonder projectplanning wordt een project al snel een stuurloos schip en kan er veel stress aan te pas komen. Als elk onderdeel van een project structureel ingepland wordt, is het voor de uitvoerende partij makkelijker om zich te focussen op de kwaliteit van het project. Daarnaast zul je minder snel over de scope van een project heen gaan.

Teamleader Focus is dé projectmanagementtool waarin je de planning, deadlines en budgetten van verschillende projecten gelijktijdig opvolgt. Ook proberen? Dat kan nu 14 dagen gratis zonder verdere verplichtingen:

Om een project goed te laten verlopen is het natuurlijk belangrijk om te weten wat er precies in de projectplanning staat. Een goede planning bevat ten minste de volgende informatie:

1. Middelen: wat en wie heb je nodig om je project af te ronden? Denk hierbij aan medewerkers, materiaal, software ...

2. Taken: wat zijn alle verantwoordelijkheden binnen een project? Welke kleine of grote to-do’s moeten afgewerkt worden? Het is belangrijk om alles te benoemen en duidelijk te communiceren.

3. Activiteiten: denk hierbij aan de status van een taak, de tijd, de prioriteiten en de middelen die je moet opvolgen tijdens het project.

Om een goede projectplanning te kunnen maken moet je in ieder geval de volgende onderdelen in kaart brengen: 

• Stap 1: Leg de volledige scope van je project vast.
• Stap 2: Splits de verschillende projectfasen op in mijlpalen en taken.
• Stap 3: Schat in wat je nodig hebt: hoeveel mensen en welke specifieke middelen?
• Stap 4: Verzamel wat je nodig hebt (mensen, tooling, budgetten).
• Stap 5: Stel een planning op.
• Stap 6: Link taken en afhankelijkheden aan elkaar.
• Stap 7: Houd alles bij. Denk hierbij aan de uren die gemaakt worden, maar ook de deadlines die gehaald worden.

In onze blog ‘hoe stel je een projectplan op’ worden al deze onderdelen stap voor stap uitgewerkt. Als je de stappen exact volgt, ben je er zo! Ook vind je er een gratis template waarmee je gemakkelijk je eigen projectplan kan opstellen. 

Projectplanning is één van de vijf fasen van een project. Een project bestaat in zijn geheel uit de volgende vijf fasen:

De naam van deze fase zegt het al. Tijdens fase 1 introduceer en evalueer je met je team het projectidee. Hierbij beantwoord je in ieder geval de volgende vragen:

• Past dit project bij de organisatie? 
• Is het haalbaar?
• Gaat het bedrijf erop vooruit met dit project?

Als het antwoord op al deze vragen ‘ja’ is, dan kan je mogelijke partners aanwijzen en de scope van het project definiëren.   

Samen met je team heb je ervoor gekozen om het project van start te laten gaan. In fase 2 stel je dan het projectplan op. Hierbij moet je in ieder geval:

• Concrete einddoelen vastleggen
• Heldere deadlines opstellen
• Een kostenbegroting maken
• De scope en eindproducten definiëren 

Fase 3 is de uitvoering van het project. Dit is de fase waarin het project voor de buitenwereld zichtbaar wordt. Dit wordt vaak gedaan met een kick-off meeting, waarbij iedereen op de hoogte wordt gebracht van de planning, doelen, details en hun taken.

Je hebt niets aan je planning, als je de uitvoering vervolgens niet goed monitort. Tijdens het project is het essentieel dat je de status van de eindproducten scherp in de gaten houdt en regelmatig meetings met je team inplant. Zo zorg je ervoor dat het project volgens planning blijft verlopen. Daarbij kan je eventuele onverwachte zaken of wijzigingen meteen doorvoeren in de planning en communiceren met je team. 

Je project kan je gaan afronden als:

• alle doelstellingen zijn afgewerkt;
• alles officieel is afgeleverd;
• de stakeholders geïnformeerd zijn.

Tijdens de afronding evalueer je samen met je team. Hoe is het project gelopen? Wat ging er goed en wat kon beter? Zo kan je eventuele problemen of vertragende factoren tijdens een volgend project voorkomen of beter opvangen.

Je projectplanning kan je het beste optimaliseren met een goede projectmanagement tool.  Dit is software die ervoor zorgt dat je een goed overzicht houdt van de planning, deadlines, budgetten en voortgang van je project. Daar komt Teamleader Focus in beeld. Met Teamleader Focus kan je offertes uitbrengen, factureren, klanten beheren én je projecten tot in het kleinste detail plannen. 

Het projectbeheer van Teamleader Focus maak je passend voor ieder type project. Onze projectplanner kan je namelijk volledig aanpassen naar jouw wensen. Zo haal je het maximale uit je projecten en mis je geen enkele deadline meer.

Met Teamleader Focus:

• kan je projecten efficiënter beheren;
• kan je voltooide projecten analyseren, zodat alles in de nabije toekomst nog soepeler verloopt;
• heb je altijd en overal een volledig overzicht van je lopende projecten.

Test het nu zelf met een gratis proefperiode van 14 dagen! Toch niets voor jou? Geen punt, je zit nergens aan vast.