Een projectofferte: wat mag dat kosten?

Zeker de exacte waarde van een complex project is zelden eenduidig. Het is eenvoudiger voor een klant om een prijs te plakken op een paar schoenen dan op een ruwbouw, een nieuwe bedrijfswebsite of het design van een logo.

Bovendien moet je de psychologie van de klant begrijpen bij het beoordelen van je prijs. Hoe verenig je zijn perceptie met de financiële belangen van je bedrijf? Daar moet je dus allemaal rekening mee houden wanneer je een projectofferte opstelt. Wij helpen je een handje door de voor- en nadelen uit te leggen van de twee voornaamste tarieftypes: een vaste prijs of een variabele prijs.

Een projectofferte met een zogenaamde 'fixed price' definieert in detail de diensten die het bedrijf de klant zal leveren voor een vast bedrag. Dat bedrag is onafhankelijk van de tijd die de aanbieder in het project stopt, en eventuele onvoorziene kosten. Het voornaamste voordeel van een vaste prijs ligt in de voorspelbaarheid voor de klant. Die weet exact wat hij voor een bepaalde prijs mag verwachten, zonder onaangename verrassingen aan het einde van de rit. Een vaste prijs biedt hem dus een welkome houvast. Tenslotte ben jij de expert, niet de klant.

Die expertise heb je nodig om de totale kostprijs van een project correct in te schatten. Boven budget gaan vreet namelijk aan jouw winstmarge, en verlies maken is helemaal uit den boze. En dat gevaar bestaat wel degelijk: onderzoek van de Kellogg School toont aan dat mensen niet uitblinken in het voorspellen van hun eigen productiviteit.

Positiever bekeken kan een vaste prijs natuurlijk wel een uitstekende motivator zijn om je werk zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Knappe projecten, consequent op tijd, doen wonderen voor je reputatie.

Idealiter hanteer je dit soort tarieven voor projecten die je al meermaals met succes hebt uitgevoerd, en waarvan je de variabelen dus prima kan inschatten. Een goede tool voor projectplanning helpt natuurlijk ook om je budget onder controle te houden.

Voor projecten met een variabele prijs wordt ook wel de term 'time and material' gebruikt. In plaats van een totaalprijs, schat je hier in hoeveel gewerkte uren en gebruikte materialen in het project zullen kruipen.

Dit type offerte biedt jouw bedrijf heel wat zekerheid. Was de klant karig met informatie bij het opstellen van de offerte, maar blijkt hij in de loop van het project meer te verwachten? Dan laat een variabele prijs toe dat je meer dan de vooropgestelde uren kan factureren.

Een nadeel is dan weer dat de klant kan gaan winkelen in jouw offerte. In tegenstelling tot de all-in formule van een vaste prijs, zal de klant sneller geneigd zijn hier en daar opties te schrappen om de prijs te drukken.

Bovendien kan een variabele prijs moeilijk zijn om te aanvaarden voor een klant, zeker bij een eerste project, wanneer er nog geen vertrouwensrelatie is. Vooral de uurprijs kan een doorn in het oog zijn. De waardeperceptie van de klant is namelijk anders dan de jouwe.

Ook dat is psychologie. In "The $100 Startup" beschrijft ondernemer en auteur Chris Guillebeau hoe hij zichzelf betrapt op een onlogische gedachte: een slotenmaker helpt hem supersnel uit de brand, en hij voelt zich bekocht. Alsof hij eigenlijk méér werk verwachtte voor zijn geld.

Sommige klanten zullen met diezelfde nauwgezetheid jouw offerte inspecteren. Weet je hen ervan te overtuigen dat je een realistische inschatting hebt gemaakt en hun wensen door en door begrijpt, dan zal je makkelijker voet aan wal krijgen met je variabele prijs. Je kan ook altijd aangeven dat jouw inschatting maximaal een bepaald percentage kan afwijken. Zo bouw je extra speelruimte in.

Auteur Alan Weiss richt zich vooral op consultants als hij value-based fees voorstelt, zijn invulling van een vaste prijs: toon de klant wat de echte waarde is van de resultaten die jullie samen zullen bereiken. Dat is uitmuntend advies voor elke project- of dienstofferte, of het gaat nu om consultancy, een renovatie of de bouw van een website. Wie de toegevoegde waarde van zijn offerte tegenover die van de concurrentie duidelijk beargumenteert, wint de race.

Dat gaat net zo goed op voor offertes met een variabele prijs. Bekijk het zo: bij een vaste prijs hoeft de klant het aantal gewerkte uren niet te weten, bij een variabele prijs mag hij er zich niet op blindstaren.