Projectmanagement: ‘leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker’

Je kunt een project natuurlijk niet zonder nadenken beginnen, dat weet jij ook wel. Voor je begint wil je daarom drie zaken vaststellen: wat is de looptijd van het project, is het project rendabel en wat is de precieze scope?

Een project moet een duidelijke startdatum en einddatum hebben. De startdatum kan bij grote projecten, bijvoorbeeld het bouwen van een website gevierd worden met het projectteam en de opdrachtgever. Door een project letterlijk gezamenlijk in te luiden, leer je elkaar iets beter kennen en wordt communicatie tijdens het project ook gemakkelijker.

Je kunt natuurlijk ook op de einddatum een bijeenkomst plannen om het project (feestelijk) af te sluiten met het team en de opdrachtgever.

Vervolgens bepaal je de milestones - wat eigenlijk gewoon je tussentijdse succesmomenten zijn. Zo voorkom je een eindeloos lang traject waar geen eind aan lijkt te komen. Met milestones die je weer gezamenlijk met het team viert, houd je het traject behapbaar. En: van successen worden mensen blij. Zo blijft het team gemotiveerd om door te zetten.

Bijkomend voordeel van het vaststellen van milestones is dat het je helpt om het project af te bakenen. Wanneer alle milestones behaald zijn, zou het project ook voltooid moeten zijn. Zo ontstaat er geen onduidelijkheid over de scope van het project. Daarnaast is het gewoon leuk om naar een milestone, een tussentijds succesmoment, toe te werken. In tegenstelling tot deadlines, deze worden vaak juist als beperking van het creatieve proces of drukmiddel ervaren.

Onder projectmanagement vallen zowel projectplanning als administratie. Het budget hoort bij dit laatste onderdeel. Soms staan de kosten die je mag maken al vast, omdat de opdrachtgever die van te voren bepaald heeft, maar hoe zorg je ervoor dat het project jou ook nog wat oplevert? Door een projectadministratie bij te houden. Deze geeft je inzicht in de totale kosten van het project, van manuren tot ingekocht materiaal. Zo kun je van te voren (op basis van een inschatting van arbeidsuren en benodigd materiaal) al berekenen of een project rendabel zal zijn of niet.

Heb je de eerste drie stappen doorlopen? Dan kun je van start gaan met het project. Bij een groot project is het aan te raden om dan gebruik te maken van projectmanagement-software: hierin koppel je de persoonlijke agenda’s van het team aan de projectplanning en houd je zicht op de bezettingsgraad van de teamleden en daarmee op de haalbaarheid van het project. Zo kun je tussentijds gemakkelijk (en op tijd!) bijsturen en voorkom je dat je medewerkers twaalf uur per dag worden ingepland terwijl zij getekend hebben voor een achturige werkdag.

In de projectmanagement module van Teamleader kun je dit allemaal heel gemakkelijk bijhouden. De software is gebouwd om projecten te managen, inclusief alle taken en milestones. De voortgang wordt op basis van de status bijgehouden en uren worden automatisch geregistreerd als medewerkers in hun agenda taken aan het project koppelen.

Hier maken we even een pas op de plaats. Je leest het namelijk goed: met de projectplanning van Teamleader is het mogelijk om in één oogopslag inzicht te krijgen in alle lopende projecten, inclusief de workload per medewerker. Tegelijkertijd is het mogelijk om de agenda’s van de teamleden per project te zien om de workload binnen de perken te houden. Yes, met de uitbreiding van onze projectmanagement module hebben we een eind gemaakt aan onoverzichtelijke spreadsheets.

Vergeet ook vooral niet om de milestones te vieren tijdens het project ;-).

De projectplanning is niet het enige voordeel van de projectmanagement module van Teamleader. Er is ook ruimte voor het financiële aspect van het project. Doordat de agenda’s en taken van teamleden gekoppeld zijn aan het project, kan er op deze manier ook automatisch een factuur gemaakt worden. Dat maakt een eind aan de losse post-its, lijstjes met uren en tientallen mailtjes die voorheen nodig waren om de factuur op te stellen.

Dankzij de automatische urenregistratie kunnen er ook geen fouten meer gemaakt worden en weten zowel jij als je klant dat de factuur 100% klopt en kunnen jullie het project feestelijk afsluiten.