Onbetaalde facturen: hoe pak je deze aan?

Met Teamleader Focus kan je alle bovenstaande tips in één klap realiseren.

Digitale facturen versturen waarbij klanten meerdere betaalopties hebben? Met Teamleader Focus heb je met enkele klikken een professionele factuur klaarstaan voor verzending. Je klanten betalen deze online, waar ze kunnen kiezen uit verschillende betaalmethoden. Je kan zelfs een QR-code integreren, zodat klanten direct via de bankapp betalen. Zo word je tot wel 14 dagen eerder betaald! Zelf proberen? Dat kan gratis én zonder creditcard.

Uit onderzoek blijkt dat meer dan 30% van de freelancers en 55% van het mkb te maken krijgt met achterstallige betalingen. Dat betekent dus dat 1 op de 3 freelancers en meer dan de helft van het mkb hiermee te maken heeft! Dat zijn aanzienlijke percentages. Maar wees niet getreurd: er zijn een aantal acties die je kunt ondernemen om de kans op achterstallige betalingen te verkleinen. Wij geven je vijf waardevolle tips:

1. Factureer direct na de (op)levering, niet pas na enkele weken. Verstuur je je facturen weleens wat later, omdat je het zo druk hebt? Begrijpelijk, je bent daar zeker niet alleen in! Maar toch kan je dit beter anders aanpakken. Want door je factuur veel later te versturen heb je ook pas veel later het geld op je rekening staan. Tenslotte blijft je betalingstermijn hetzelfde. Dus verstuur je een factuur pas na 10 dagen met een betalingstermijn van 30 dagen? Dan geef je je klant 40 (!) dagen om te betalen.
   En net zo vervelend: je geeft ook het signaal dat je zelf je betalingen niet zo serieus neemt. Waarom zou jouw klant dit dan wel doen?
   
2. Zorg voor een foutloze factuur. Het zal niet de eerste keer zijn dat een klant een factuur even weglegt, omdat er nog wat vragen zijn ... en die vervolgens vergeet. Zorg dus voor een goede factuur: overzichtelijk, gedetailleerd en specifiek. Zo voorkom je dat er verwarring ontstaat, waardoor de betaling vertraagt. Vraag je je af hoe je dit allemaal moet vormgeven? Met onze voorbeeldfacturen ben je al snel goed op weg!
   
3. Vermeld duidelijk je betalingstermijn (en laat deze op voorhand aan je klant weten). Zorg ervoor dat je betalingstermijn goed zichtbaar is op je factuur, zodat hier geen verwarring over kan ontstaan. 
   
4. Geef je klanten meerdere betaalmogelijkheden. Hoe makkelijker je het je klanten maakt om te betalen, hoe groter de kans dat zij direct de factuur betalen. Door online betaalmogelijkheden aan te bieden, zoals Mollie of Stripe, draag je bij aan het betalingsgemak van je klant. Zo is de kans dat ze de factuur even aan de kant leggen om later te betalen, een stuk kleiner!
   
5. Volg je facturen op met facturatiesoftware. Als jij je facturen serieus neemt, heb je een grotere kans dat jouw klant dit ook doet. Zorg ervoor dat je een goed overzicht hebt van je facturen. Welke facturen staan nog open en welke zijn al betaald? Is er een klant die met regelmaat een paar dagen te laat betaalt? Als je dit allemaal goed in beeld hebt, kan je hier gericht actie op nemen. Zo kan je die ene klant er vriendelijk op wijzen dat deze vaak te laat betaalt (al is het maar een paar dagen …) en kan je na het verstrijken van de betalingstermijn een betalingsherinnering versturen. Dit kan je zelfs automatiseren!
   

Iets vergeten is menselijk. Het kan dus zeker eens voorkomen dat je klant de factuur wat te laat betaalt of vergeet. Een simpele betalingsherinnering is dan vaak voldoende voor de klant om tot betaling over te gaan. Deze klant zal je dan ook geen wanbetaler noemen, toch? Wat maakt iemand dan een wanbetaler?

wan·be·ta·ler (de; m/v/x; meervoud: wanbetalers)

1. slechte betaler

Volgens de Van Dale is een wanbetaler een slechte betaler. Maar dat maakt niet veel duidelijk … En dat komt doordat er geen officiële beschrijving is van een wanbetaler of slechte betaler. Dit ligt dus vooral aan je eigen interpretatie. 

In het mkb wordt er meestal over een wanbetaler gesproken wanneer iemand stelselmatig te laat betaalt of één of zelfs meerdere facturen helemaal niet betaalt. Dus, vind jij een bepaalde klant een wanbetaler? Dan is de kans groot dat deze klant dat ook is! Tijd om daar wat aan te doen. 

Digitaal factureren? Zo stel je eenvoudig een digitale factuur op!

Je hebt alle bovenstaande tips gevolgd, maar helaas heb je toch regelmatig een aantal achterstallige facturen. Komt dit je bekend voor? Volg dan deze drie stappen naar een goede oplossing! We leggen je precies uit wat je moet doen én geven een voorbeeld van een betalingsherinnering. 

We hebben je natuurlijk al wat tips gegeven om te voorkomen dat de betalingstermijn van je factuur wordt overschreden. Maar je kan nóg meer doen:

• Wees proactief. De beste manier om geen openstaande facturen te hebben, is natuurlijk je klanten vooraf te laten betalen. Bij dienstenleveranciers ligt dit echter moeilijker dan bij verkopers van goederen, omdat het totale factuurbedrag vaak pas na het leveren van de dienst bekend is. Hier kan je dan eventueel werken met tussentijdse facturen, of voorschotten vragen. Of pak het wat creatiever aan en geef je klanten een kleine korting wanneer ze vooraf betalen. Vergeet in dat geval niet om de juiste kortingsvoorwaarden in je algemene voorwaarden op te nemen.
  
• Wijs je klanten op de algemene voorwaarden. In de algemene voorwaarden kan je trouwens nog heel wat meer maatregelen tegen wanbetalers opnemen. Vooreerst kan je de vervaldatum aankondigen en ook welke nalatigheidsinteresten en aanmaningskosten de klant mag verwachten als hij of zij niet tijdig betaalt. Al gehoord van een eigendomsvoorbehoud? Dankzij deze clausule blijf je eigenaar van de geleverde goederen, totdat je de volledige prijs ontvangen hebt.
  
• Solvabiliteit controleren. Een klant met betalingsmoeilijkheden betaalt eerst de meest dringende schulden (bv. energieleveranciers), terwijl jouw rekening blijft liggen. Je vormt je dus best een beeld van de financiële situatie van een mogelijke klant. Controleer daarom – indien mogelijk – de kredietwaardigheid of financiële gezondheid van je klanten via Graydon of Creditsafe. 

Je onbetaalde facturen opvolgen, doe je in géén tijd met Teamleader Focus. Daarnaast maak je ook moeiteloos facturen met je eigen logo, kleuren en lettertype, bespaar je tijd met automatisatie en koppel je meteen je boekhoudsoftware.

Wat als de vervaldatum op één van je facturen verstreken is? Dan is het belangrijk om een betalingsherinnering te sturen. Elke ondernemer heeft hierin zijn eigen aanpak. Een vriendelijke herinnering is de beste eerste stap. Maar je hebt meerdere mogelijkheden: 

1. Eerste betalingsherinnering. Je vraagt beleefd per brief, e-mail, Whatsapp … om het openstaande bedrag te vereffenen. Bij deze eerste betaalherinnering hoef je de commerciële relatie dus nog niet meteen te verzuren met dreigementen en juridisch jargon. De factuur kan immers ergens verkeerd beland zijn of per ongeluk uit het oog verloren zijn. Of misschien is er iets misgelopen bij de betaling.
   
   Let op: in België mag je vanaf september 2023 geen herinneringskosten meer aanrekenen voor de eerste betaalherinnering. 

Ben je op zoek naar een voorbeeld van een betalingsherinnering? Deze vind je in onze blogpost ‘Herinnering versturen voor je factuur’! Nog een handige tip: verstuur je betalingsherinneringen consequent en tijdig, bijvoorbeeld twee dagen na de vervaldatum.

2. Aanmaning of ingebrekestelling. Als de vorige betalingsherinnering, extra telefoontjes of zelfs een bezoek ter plaatse niets oplevert, is het tijd voor een echte aanmaning ofwel een juridische ‘ingebrekestelling’. Je verstuurt deze het best aangetekend met ontvangstmelding (om bewijsredenen) en met een kopie van de bewijsstukken in bijlage.
   
   In de aanmaning kondig je aan dat je het volledige bedrag binnen bijvoorbeeld 5 werkdagen op jouw rekening verwacht. Vermeld ook dat het dossier anders aan een incassobureau, deurwaarder of advocaat wordt overgemaakt en dat de klant zal instaan voor deze kosten. Je kan bovendien nu al de aanmaningskosten doorrekenen volgens je algemene voorwaarden. Moet je nog bijkomende goederen of diensten leveren aan de klant? In dat geval kan je je verplichtingen uitdrukkelijk ‘on hold’ zetten in afwachting tot aflossing van de bestaande schuld.
   
   
3. Betalingsregeling. Veel ingebrekestellingen bevatten ook de vraag of de klant een afbetalingsplan wil overeenkomen, in welk geval hij deze wens binnen x-aantal dagen moet meedelen. Als je zo’n betalingsregeling treft, voorzie dan dat je het totaalbedrag terug opeist als het plan niet wordt nageleefd. Laat de klant tot slot het afbetalingsplan schriftelijk ondertekenen.
   
   
4. Hulp ‘buitenshuis’. Bereiken al deze mogelijkheden uiteindelijk niet hun doel? Dan kan je de externe hulp inschakelen van een incassobureau, een gerechtsdeurwaarder of een advocaat. Het voordeel van incassobureaus is dat velen werken met een ‘no cure no pay’-systeem. Anderzijds maakt een aanmaningsbrief via een gerechtsdeurwaarder of advocaat vaak nog wat meer indruk, en hebben ze ook de mogelijkheid om de klant te dagvaarden. Een advocaat kan bovendien bemiddelen en je belangen verdedigen tot in de rechtbank.

Helaas, het ultimatum in je aanmaningsbrief heeft geen indruk gemaakt. Mogelijk heb je zelfs – tevergeefs – aanmaningen laten sturen en proberen bemiddelen via een advocaat en/of incassobureau. Bij belangrijke klanten zou je nog een tweede ingebrekestelling kunnen sturen, maar dit is juridisch niet vereist en wellicht gewoon tijdverlies. Bovendien geef je hiermee een zwak signaal: je voegt de daad niet bij het woord.

Er rest je dan nog één reddingsboei: een gerechtelijke procedure. Je stapt hiervoor naar de kantonrechter of civiele rechter, afhankelijk van het bedrag waar het om gaat. Bij een bedrag tot € 25.000 ga je naar de kantonrechter. Voor een kantonrechter is het niet verplicht om een advocaat in te schakelen. Gaat het om meer dan € 25.000? Dan ga je, samen met een advocaat, naar de civiele rechter. 

Geeft de rechter je gelijk, dan kan een gerechtsdeurwaarder met dit vonnis de klant dwingen tot betaling, desnoods met beslaglegging op zijn goederen. Schrik echter niet als het geld pas ruim een jaar later op je rekening staat, en besef dat het kostenplaatje niet min is als je je gelijk niet haalt (dagvaarding, rolrecht, advocaat …).

Met het facturatieprogramma van Teamleader Focus beheer je je facturen als nooit tevoren! Dankzij het factuuroverzicht zie je direct welke facturen je open hebt staan en of de betalingstermijn daarvan is overschreden. En je automatiseert met gemak de betalingsherinneringen voor achterstallige facturen. Dat scheelt veel tijd en moeite!