Een nieuwe manier van projectmanagement: “Soms is het beter om het huis plat te gooien”

Ha Servaas!
Waar komt het idee vandaan om een compleet nieuwe projectmodule te bouwen?

Bij Teamleader zijn we altijd op zoek naar opportuniteiten om te verbeteren. En ik denk dat onze klanten net hetzelfde doen. Hoe efficiënter je als bedrijf je processen kunt optimaliseren, hoe minder kosten je hebt. En hoe minder kosten, hoe competitiever je kunt zijn. Daarbij is goed projectmanagement essentieel, zeker als je als bedrijf groeit. Daarom kozen we ervoor om extra in te zetten op projecten in Teamleader Focus.

En waarom een volledig nieuwe versie? Kon je niet verder bouwen op wat er al was?

We merken dat de huidige versie van projecten best wel wat beperkingen heeft. Beperkingen waar onze klanten soms ook wel tegenaan lopen. Voor sommige klanten werkt de huidige versie perfect, maar we willen flexibeler worden.

Onze visie voor de nieuwe projecten is behoorlijk ambitieus. Maar het werd snel duidelijk dat de grenzen van de huidige module ons sterk in de weg zouden zitten om die visie te verwezenlijken. Verder werken op de bestaande fundamenten was nagenoeg onmogelijk. Zie het zo: op een bepaald moment is het makkelijker om het huis plat te gooien en opnieuw te bouwen in plaats van stukje voor stukje te renoveren. Dat is hier ook zo: de fundamenten moeten opnieuw gebouwd worden.

Op lange termijn speelt dat zeker in ons voordeel. We moeten ons niks meer aantrekken van de bestaande projectmodule, dus we kunnen sneller nieuwe functionaliteiten toevoegen.

Wat is er dan zoveel beter aan de nieuwe versie?

Begrijp me niet verkeerd: wat er stond was best goed. Vooral de link met het crm en de financiële flow is een sterk punt. Maar de manier van projecten structureren is te gesloten, te rigide. Het was maar toepasbaar op enkele specifieke workflows.

De filosofie van de nieuwe projecten bestaat eigenlijk uit drie pijlers. De eerste en voornaamste pijler is flexibiliteit. Bij veel projectmanagement tools moeten klanten hun manier van werken aanpassen om binnen de software te passen. Daar willen we van af. Ons projectmanagement moet zich schikken naar de workflow van de klant en niet andersom. Zo kunnen zij moeiteloos en zo eenvoudig mogelijk hun eigen manier van werken implementeren in Teamleader Focus.

De tweede pijler is de link met crm en de financiële flow. De huidige versie is al sterk verbonden met die punten. Zo kun je al een offerte omzetten naar een project, en later naar een factuur. Maar in de nieuwe projecten kun je nog preciezer te werk gaan. Meerdere offertes linken aan één project bijvoorbeeld. Of als tussenstap kiezen welke elementen van je offerte je omzet naar je project. Hetzelfde geldt voor de facturatie van je project: kies lekker zelf welk werk je wel of niet op een factuur zet. Ook daar heb je heel wat meer flexibiliteit.

Pijler drie draait dan weer om het makkelijk reproduceren van je werk. Veel van onze klanten hebben vaak hetzelfde type projecten dat ze herhalen voor verschillende klanten. Voor hen is het dus een stuk efficiënter om projecten te kopiëren en te hergebruiken. Dat kan trouwens ook binnen een project. Snel een taak of taakgroep kopiëren is in één klik gebeurd.

Dat is de filosofie achter de nieuwe projecten: flexibiliteit, de financiële flow en makkelijk reproduceerbaar.

Waarom begin je maar beter op tijd met projectmanagement software?

Mensen zijn gewoontedieren. Je verandert niet zomaar processen die zijn vastgeroest in je bedrijf. Daarom is het enerzijds belangrijk om goed na te denken over die processen zelf, maar anderzijds ook om te kiezen voor software die vanaf het begin flexibel en schaalbaar is. Je wilt niet belemmerd worden door de tool die je gebruikt. Flexibele software helpt je om verder te groeien én je manier van werken bij te schaven.

Uit ons Agency Benchmark onderzoek leren we ook dat bedrijven pas vanaf 20 werknemers beginnen na te denken over degelijk projectmanagement, omdat ze dan het overzicht zelf niet meer kunnen bewaren. Maar we zien ook dat de omzet per medewerker stagneert totdat er wordt gedacht aan projectmanagement software. Je begint dus beter met degelijk projectmanagement in je zaak vóór je op die grenzen stuit. Uit een analyse van klanten in de periode vóór Teamleader versus na zien we dat de gemiddelde omzet per full-time medewerker stijgt met liefst 7%.

Waarom zou iemand kiezen voor projecten in Teamleader Focus? Zijn er niet duizend-en-één tools voor projectmanagement?

Er zijn zeker heel wat goede projectmanagement tools op de markt. Maar we zien dat die vaak onbruikbaar zijn zonder een netwerk aan integraties met andere software. Met de projecten in Teamleader Focus gaan we voluit voor flexibiliteit en gebruiksgemak. Én we combineren dat met twee andere sterke punten: de financiële flow en crm.

Zo werkt alles naadloos en op één plek samen. Daarom werkt Teamleader voor veel klanten beter dan andere, losstaande tools.

Dus een projectmanager die met Teamleader Focus werkt doet eigenlijk meer dan alleen projecten opvolgen?

Absoluut. Binnen Teamleader Focus wordt heel wat informatie doorgegeven. Als je dat allemaal in andere tools moet doen, vergt dat veel van integraties. Dat brengt vaak een grote kost met zich mee, en is niet zonder risico. Informatie die je dubbel moet ingeven, vergroot je kans op fouten. Door die informatie op één plek te bewaren, werk je efficiënter, heb je meer overzicht en vermijd je het risico op fouten.

En dankzij een helder overzicht over budgetten, kosten en winst weten projectmanagers ook wat zij bijdragen aan het succes van het bedrijf. Dat zorgt dan weer voor meer betrokkenheid.

Wat gebeurt er met de huidige versie van projecten?

Op 1 juni – Work Smarter – lanceren we de nieuwe projecten voor nieuwe klanten en voor klanten die op dit moment nog niet met projecten werken. De bedoeling is om daarna zo snel mogelijk de klanten die wel al met projecten werken te begeleiden in hun overstap naar de nieuwe manier van werken. We willen uiteraard niet dat er werk verloren gaat. Alle bestaande projecten zullen dus beschikbaar blijven, zij het in de nieuwe omgeving.

We begrijpen dat een nieuwe projectmodule en een nieuwe manier van werken introduceren gevoelig ligt, en dat dit niet makkelijk is om zomaar aan te passen binnen een bedrijf. Daarom geven we onze klanten de mogelijkheid om over te stappen wanneer zij daar klaar voor zijn. De huidige projectmodule wordt nog zeker tot begin volgend jaar ondersteund. Zo hebben klanten de tijd om trainingen te volgen, zich meer te informeren en dingen uit te testen voordat ze hun hele bedrijf overzetten op de nieuwe manier van werken. En dat geeft ons ook nog wat tijd om leuke nieuwigheden toe te voegen.

Zoals…?

Er is een hele lijst van zaken die we nog willen toevoegen. Maar één van de belangrijkste is capaciteitsplanning.

Klanten groeien vaak mee met Teamleader Focus, en vanaf een bepaalde grootte wordt het moeilijker om het overzicht te blijven bewaren. Veel bedrijven nemen na verloop van tijd iemand in dienst om enkel de planning te beheren. En vaak gebruiken ze daar weer een losstaande tool voor.

Dus planning is een logische volgende stap voor ons. Je hebt al het werk in je projectoverzicht, dan is het alleen nog een kwestie van alles vlot in te plannen op basis van de capaciteit die je hebt.