Klantgegevens beheren: hoe maak je een klantenbestand aan?
De beste manier om klantinformatie te gebruiken? Meerwaarde voor je klanten bieden. Als je de wensen en behoeften van je ideale klant door en door begrijpt, kun je ze blijven verleiden - dat zal je sales ten goede komen.
Klantgegevens beheren gaat over de manier waarop je informatie van klanten verzamelt en bijhoudt. De manier waarop je data van klanten organiseert, analyseert en deelt binnen je organisatie heeft een grote impact op je verkoopcijfers. In een klantenbestand kan je zaken terugvinden als contactinformatie, aankopen uit het verleden, mogelijke interesses in de toekomst en elke andere vorm van informatie die je helpt om aan de verwachtingen van je klant te beantwoorden.
Door klantgegevens actief te beheren, kan je:
- Nieuwe klanten aantrekken
- Trends identificeren (bijvoorbeeld: seizoensgebonden ontwikkelingen)
- Klantloyaliteit verbeteren
- De individuele waarde per klant verhogen
Een crm-software zoals Teamleader Focus is een onmisbaar wapen voor slimme bedrijven. Vanaf het allereerste contactmoment tot lang na verkoop: alle info over je (potentiële) klanten staat op één plek. Ontdek bijvoorbeeld hoe Tuinjan heel wat bureautijd bespaart, of probeer het meteen twee weken vrijblijvend uit!
Geen creditcard nodig.
Met behulp van de juiste informatie genereer je meer leads, onderhoud je betere relaties en verkoop je sneller. De efficiëntie waarmee je data omzet in manieren om je onderneming uit te bouwen, onderscheidt je van de competitie.
Relevante data om een duidelijk beeld van je klant te scheppen zijn:
1. Contactinformatie
- Klantennaam
- NAWTE-gegevens (naam, adres, website, telefoonnummer, e-mail)
- Gewenste vorm van contact
- De herkomst van de lead (hoe is de lead in contact gekomen met je organisatie?)
2. Aankoopgegevens (datum van aankoop, frequentie, kortingen, … )
- Aantal gekochte items
- Waarde van vorige aankopen
- Moment van aankoop
- Betaalmethode
- Openstaande facturen
3. Demografische informatie (geslacht, leeftijd, …)
- Verjaardag
- Regio
- Hobby’s, interesses
- Inkomensniveau en achtergrond
4. Feedback
- Resultaten van bevragingen en enquêtes
- Klachten, vragen of feedback
- Laatste interactie en gevolg
- Klanttevredenheidsscore
Al deze info kan je helpen om je huidige inspanningen te analyseren. Welk percentage klanten zal opnieuw bij jou kopen en waarom? Door trends te begrijpen in je klantenbestand, kan je je communicatie personaliseren en je aanpak verbeteren, gebaseerd op actuele inzichten.
- Onderscheid vaste klanten van eenmalige kopers
- Begrijp hoe mensen zich door je salesfunnel bewegen
- Ontdek welke acties (niet) leiden tot een aankoop
Je klant begrijpen vraagt om een doordachte analyse van waar en hoe je de juiste data verzamelt. Door te definiëren welke informatie het meest belangrijk is voor jouw bedrijf, kun je starten met het meten en analyseren van betere manieren om de betrokkenheid te verhogen en uiteindelijk meer te verkopen. Je kunt op verschillende manieren starten met het verzamelen van klantdata:
- Evenementen
- Websiteformulieren
- Wedstrijden
- Bestelbonnen
- Bevragingen en enquêtes
Denk eraan dat je klanten om een gunst vraagt: formuleer je vraag dan ook op een manier die je klanten aanspreekt. Leg uit waarom je de informatie nodig hebt, bijvoorbeeld: ‘zodat we meer kunnen leren over jou en je van dienst kunnen zijn op een manier die bij jou past.’ Je kunt ook een korting op de volgende aankoop beloven als terugkerende klanten meedoen aan je onderzoek of wedstrijd. Dataverzameling moet óf bescheiden zijn óf beloond worden - uiteindelijk is het een manier om waarde uit te wisselen. Denk er dus over na wat de klant eraan heeft.
Wanneer het gaat over klantinformatie verzamelen, hoef je niet meteen de volledige achtergrond van elke klant te kennen. Stel nieuwe vragen tijdens elk contactmoment - wanneer ze je website bezoeken, wanneer je klanten opbelt. Deze techniek heet “progressive profiling”.
‘Het toepassen van dit principe maakt het makkelijker voor leads om stap voor stap vertrouwen in je bedrijf te krijgen. En ondertussen leer jij meer over de persoon met wie je contact hebt’
Er zijn veel tools beschikbaar om je klantenbestand te beheren. In een eerste fase kan je data manueel opslaan met behulp van Excel of gelijkaardige spreadsheet-software. Maar wanneer de details in je bestand uitbreiden of je onderneming groeit, zal je software nodig hebben die deze gegevens op te slaan, te monitoren en te kunnen analyseren. Daarom is het een goed idee om meteen in dergelijke software te investeren, in plaats van met een tijdelijke oplossing te werken die hoe dan ook zijn limiet zal bereiken.
De meest tijdvriendelijke en kostefficiënte manier om klantgegevens op te slaan, is met behulp van een tool voor Customer Relationship Management (crm).
Belangrijke tip: Kies voor een crm-systeem met één centrale database: op die manier werkt iedereen met dezelfde gegevens en worden eventuele wijzigingen of toevoegingen overal doorgevoerd. Wanneer je dezelfde informatie op verschillende plekken bewaard (Excel, je facturatiesysteem, je e-mailprogramma,… ) krijg je al snel te maken met overtollige of foute gegevens, waar je veel tijd aan verliest..
Probeer ons crm pakket nu 14 dagen gratis!
Benieuwd naar de functionaliteiten en het effect van het Teamleader crm systeem?
Probeer het dan twee weken gratis uit! Zo heb je voldoende tijd om te bekijken of het systeem van toegevoegde waarde voor je is. Na de proefperiode zit je nergens aan vast.
Geen creditcard nodig.
