Je winstmarge verhogen: de top 9 strategieën van en voor agency’s.

Een strategie die voor de hand ligt, maar lang niet altijd wordt toegepast. Follow the money of weet wat je verdient aan je projecten en herhaal succesvol werk waar veel winst te halen valt. Schrap diensten die niemand wil, vermijd een te dunne spreiding en verspil geen geld aan projecten waaraan je nauwelijks iets verdient. Krijg inzicht in de slagingspercentages van projecten, breng kosten van gebruikte materialen, reizen, software, media, … in kaart, registreer je tijd op projecten en weeg alle kosten af tegen je inkomsten.

“De tijd die je mensen beschikbaar hebben, is je belangrijkste asset. Die tijd is beperkt, en dus moet je die steken in klanten en projecten die er echt toe doen. Teamleader Orbit geeft inzicht in welke klanten en projecten dat precies zijn. We kunnen onze beperkte tijd efficiënter inzetten, en we kunnen onze mensen in hun kracht zetten, op klanten en projecten waar hun talent het verschil maakt. Zo slagen we erin om onze beschikbare uren veel beter te vermarkten.”

Erwin Hendriks, managing partner Full service marketing agency Springbok Nederland

Hogere prijzen zorgen voor extra winst, maar vergroten ook de competitie. Laat dat echter geen reden zijn om het niet te doen. “Klanten zijn bereid te betalen voor kwaliteit en ervaring”, vindt Bart De Waele, CEO van full service agency Duke & Grace, “Lever je de klant echt toegevoegde waarde, vraag dan gewoon een goede prijs.” Als we één tip mogen geven: baseer je prijsstrategie op concrete cijfers en inzichten. Een work management tool als Teamleader Orbit helpt je met inzicht in je financiën, de status van je projecten en de effectiviteit van je werknemers.

“Een van onze kinderziektes de eerste jaren was dat we heel veel en heel hard werkten, maar in verhouding op sommige projecten en sommige klanten heel weinig geld verdienden. Dan bleek dat we prijzen bijvoorbeeld al jaren niet meer hadden aangepast aan de profielen die ondertussen op die klanten werkten.”
Glenn Fellows, Managing Partner Lunar

Weten welke capaciteit je nodig hebt en wie er beschikbaar is, is een must om grote projecten rond te krijgen binnen je budget én binnen de deadline. Zo hou je de kosten onder controle, verzeker je de continuïteit van je business en garandeer je een duurzame winstmarge voor je bedrijf.

Zonder de hulp van tools is capaciteitsplanning echter een complexe puzzel. Bedrijven die werken met grotere projecten op lange termijn, maken daarom vaak gebruik van software voor capaciteitsplanning zoals Teamleader Orbit. Die maakt je planning, deeltaken en milestones overzichtelijk, en maakt het makkelijker om bottlenecks te identificeren en tijdig in te grijpen. Onze tool helpt je de nettocapaciteit voor je organisatie bepalen in een bepaalde periode, de capaciteit bepalen voor een project en vlot te schuiven in je planning wanneer de workload te zwaar wordt voor een bepaalde medewerker over verschillende projecten heen. Hij helpt je ook bepalen waar er tekorten zijn en aanwervingsbeslissingen te nemen.

Slimme agency’s keren de logica ook wel eens om: ze vertrekken van de winst die ze willen maken en bekijken dan hoe ze die gaan realiseren. Met welke personeelskost en bezettingsgraad haal je bijvoorbeeld een brutowinstmarge van 50%? Zo komen ze tot verkoopsdoelstellingen en maandelijkse prognoses om de prestaties aan af te toetsen. Om zo’n strategie uit te werken, heb je cijfers en feiten nodig. Diepgaande analyses en inzichten die je haalt uit een work management tool als Teamleader Orbit.

De kleinste uitbreiding van de deliverables zal je deadline doen opschuiven en daarmee je budget wijzigen. Gevolg: je project loopt vertraging op, je winstmarge daalt of een combinatie van beide. Scope creep vermijden is niet altijd mogelijk, maar je probeer het zo veel mogelijk te beperken. Bespreek met je klant hoe je met wijzigingen zal omgaan en hoe je ze in rekening brengt, nog voor je project van start gaat.

Digitale tools als Teamleader Orbit helpen je het overzicht van je projecten te bewaren, ook als er iets wordt gewijzigd aan de scope. Extra taken, nieuwe doelstellingen of vereisten neem je makkelijk op in je planning en je ziet meteen de impact op je budget. Dat maakt het stukken makkelijker om je winstmarge te beschermen.

Meer winst maken staat voor veel agency’s gelijk aan nieuwe klanten binnenhalen. Toch zit er veel onbenut potentieel bij je bestaande klanten. Zorg er daarom voor dat ze al je diensten kennen en pitch geregeld nieuwe ideeën. Op die manier versterk je de klantenrelatie - wat je business altijd ten goede komt - en haal je sneller nieuwe projecten binnen via je huidige klanten. Plan bijvoorbeeld een tweejaarlijkse meeting in met klanten om bij te praten over nieuwe trends en strategieën, en vertel hen wat je agency op dat vlak kan betekenen. Met een CRM-tool als Teamleader Orbit hou je bovendien makkelijk bij wat de noden en pijnpunten zijn van je klanten, zodat je er rechtstreeks kan op inspelen met je service.

Met uniek talent in huis kan je klanten echte meerwaarde bieden - en ze daarvoor laten betalen. Investeer daarom in mensen, geef hen de kans om hun talenten te ontdekken en te doen waar ze goed in zijn. Hoe je dat bereikt? “De magie zit ‘m in het luisteren naar wat mensen echt willen”, zegt Petra De Roos van LDV United. “Je moet hen niet per se stimuleren om te groeien of om alsmaar nieuwe projecten aan te nemen. Luister naar wat hun sterktes zijn, wat hen drijft en waar zij blij van worden. Dat zorgt er volgens mij voor dat mensen lang blijven.”

Probeer ook te vermijden dat mensen overbelast raken doordat de werkdruk niet goed verdeeld is. Met een work management tool als Teamleader Orbit stroomlijn je workflows, plan en voorspel je de capaciteit en breng je rust op de werkvloer.

Een pitch verliezen kost geld. Weeg daarom goed af of deelnemen aan een presalestraject de moeite waard is en hou de kosten binnen de perken. Bart De Waele, CEO van full service agency Duke & Grace, laat zich inspireren door SaaS-bedrijven om te bepalen hoeveel hij in presales investeert.

Je winstmarge bewaken - en vergroten - begint bij inzicht in je business en een efficiënte workflow. Hoe je die laatste organiseert, hangt af van je bedrijf en je manier van werken. Investeer daarom in een flexibele work management tool, die je makkelijk integreert in je dagelijkse werkprocessen en waarmee je mensen snel aan de slag kunnen.

Voor veel agency’s is Teamleader Orbit de kern van hun bedrijf. Ze gebruiken onze tool om het overzicht bewaren over hun projecten, hun capaciteit en cashflow te voorspellen, strategisch inzicht te krijgen in hun business en klanten een uitstekende service bieden.