IT projectmanagement: welke aanpak past bij jouw bedrijf?

Volgens onderzoek van McKinsey & Co overschrijdt gemiddeld 45% van IT-projecten het budget, gaat 7% over tijd en kan maar liefs 56% minder waarde opleveren dan beloofd. Zo’n project hoeft maar één keer voor te vallen om de toekomst van je bedrijf in het gedrang te blijven, negatieve kritiek doet namelijk snel de ronde…

Vandaag worden de meeste methodes voor IT-projectmanagement herleid tot ‘agile’ of ‘waterfall’-systemen. Het watervalmodel is de meest traditionele optie met een top-down aanpak van opeenvolgende taken. Het doel is om risico’s en onzekerheden te elimineren, al kan je klant bij dit systeem het eindproduct pas op het allerlaatste moment te zien krijgen, wat dan weer een groot nadeel is.

Agile is de vrij nieuwe tegenhanger van deze methode en dankt zijn populariteit aan een flexibele manier van werken. Het geeft teams de kans om veranderingen snel door te voeren en zo ook de koers van het project gemakkelijk bij te sturen. Bij de agile methode deel je projecten op in duidelijke fases en link je die aan concrete resultaten. Je ziet deze aanpak vaak terug, bijvoorbeeld bij de populaire scrum-methode.

Als je graag voor de traditionele, planmatige aanpak gaat, moet je op voorhand voldoende tijd stoppen in analyse, design en ontwikkeling vooraleer je met een voorstel bij je klant gaat. Hoe meer je het project vastlegt, hoe meer voorbereiding je moet incalculeren. Hou er ook rekening mee dat hoe gedetailleerder je doelstelling is, hoe minder je achteraf kan veranderen.

Flexibele methodes vragen minder inbreng op voorhand, omdat je het proces in kleinere fases opdeelt. Op die manier maak je veranderingen doorheen het volledige verloop van het project - van concept tot factuur - mogelijk.

Je hebt misschien een methode ontwikkeld die jouw projectmanagement perfect ondersteunt, maar dan toch kan het nog misgaan. Laten we even kijken waarom projecten soms fout lopen en wat een betere manier is om ze aan te pakken.

Don’t: Meestal liggen deadlines vast voor een project van start gaat. Over het algemeen zijn ze nadien niet meer voor discussie vatbaar, wat resulteert in een eeuwige rush om het project zo snel mogelijk af te krijgen. Eigenlijk ga je er hier vanuit dat hoe vroeger je eraan begint, hoe sneller een project af is. Maar heeft al die haast wel het juiste effect? Integendeel, het heeft meestal zelfs een negatieve impact op de kwaliteit van je project.

Do: Neem de tijd om stil te staan bij de strategie en een plan van aanpak. Hou je klant daar ook goed van op de hoogte. Als je daar niet in slaagt, zal je waarschijnlijk voortdurend wijzigingen moeten aanbrengen in het project - of erger nog - aan het eindproduct.

Don’t: Vaak hebben IT-projecten een onrealistisch laag budget, omdat men geen rekening houdt met de actuele benodigdheden. Daarom lopen de kantjes er soms van af en daar lijdt de kwaliteit van het project onder.

Do: Wees realistisch en transparant over het budget. Baseer het op alle benodigdheden voor je volledige project. Overdrijven is nergens voor nodig, maar je wil zeker zijn dat je aan de verwachtingen van je klant kan beantwoorden zonder je prijs gaandeweg aan te passen. Je kan de kostprijs beter inschatten door templates en voorbeelden van gelijkaardige projecten te gebruiken. Met behulp van projecten uit het verleden weet je hoeveel tijd een taak ongeveer zal vergen en aan welke kostprijs.

Tip: zorg dat de klant het project mee kan opvolgen. Zo geef je hen meer inzicht in het verloop van het project, wat een positief effect heeft op de transparantie, jouw geloofwaardigheid en klanttevredenheid.

Don’t: Tijdens een project kunnen de verwachtingen en middelen wijzigen. Die hebben een duidelijke impact op het eindresultaat. Door de vooruitgang niet bij te houden, kan je niet inspelen op uitdagingen, stakeholders van mogelijke vertragingen op de hoogte houden, of de resultaten veranderen.

Do: Definieer verschillende milestones doorheen het project. Hierdoor kan je de vooruitgang van je team goed opvolgen en aanpassen waar nodig. Zo blijf je in nauw contact met zowel je team als klant, waardoor je nooit een eindresultaat oplevert dat drastisch verschilt met de verwachtingen van alle partijen.