Hoe ziet een e-invoice eruit? Wij leggen het je uit!
De basis van deze overstap ligt bij de EU wetgeving voor e-invoicing. Op 11 maart 2025 is het ViDA pakket (VAT in the Digital Age) officieel EU-wetgeving geworden. Het doel van ViDA: het moderniseren van het btw-systeem in de EU.
E-invoicing is een onderdeel van ViDA. Concreet betekent dit:
- Dat e-invoicing vanaf 1 juli 2030 verplicht is voor alle b2b-transacties binnen de EU.
- Dat facturen dan elektronisch worden verzonden en ontvangen in een gestructureerd formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt. Je mag dus niet meer uitsluitend een pdf-factuur gebruiken.
België zal hier al eerder klaar voor zijn: de Belgische overheid stelt per 1 januari 2026 e-invoicing verplicht voor alle b2b-transacties binnen België. Nederland zal niet veel later volgen, want e-reporting wordt vanaf 1 juli 2030 verplicht voor alle b2b-transacties binnen de EU.
E-reporting? Wat is dat dan?
Met near real-time e-reporting worden btw-gegevens vrijwel direct naar de belastingadministratie gestuurd. Dit verloopt volledig automatisch via kassasystemen, betaalmethodes en facturatiesoftware. E-facturatie is een eerste stap op weg naar dit systeem.
Vanaf 1 juli 2030 geldt de verplichting van e-reporting voor alle b2b-transacties binnen de EU. Deze verplichting betekent dus het einde van handmatige btw-aangiftes (voor b2b-transacties). Dat is dan wel weer een mooi vooruitzicht!
Laten we meteen een misverstand uit de wereld helpen: een e-invoice is niet altijd hetzelfde als een Peppol factuur.
Huh? Maar een Peppol factuur is toch een e-invoice?
Je kan het vergelijken met het volgende: een kat is een dier. Maar niet alle dieren zijn katten.
E-invoices (of e-facturen) verstuur je via een beveiligd netwerk. Peppol is wereldwijd het bekendste en meest gebruikte e-facturatie netwerk. Maar er zijn ook alternatieven, zoals Tungsten en Basware.
Een e-factuur die je verstuurt via het Peppol-netwerk, wordt ook vaak een Peppol factuur genoemd. Een Peppol factuur is dus een e-invoice. Maar niet alle e-invoices zijn Peppol facturen. Dit kan bijvoorbeeld ook een Tungsten factuur zijn.
Omdat onze overheid heeft gekozen voor e-facturatie via het Peppol-netwerk, zijn alle e-facturen in Nederland een Peppol-factuur.
Heb je helemaal geen tijd om je te verdiepen in e-invoicing?
Geen punt. Met Teamleader Focus voldoe je straks voor 100% aan de e-invoicing verplichting, óók als je geen IT-expert bent. Met enkele klikken verstuur, ontvang en verwerk je eenvoudig facturen. Wordt e-invoicing in Nederland verplicht? Dan stap je samen met Teamleader Focus eenvoudig over op e-factureren. Zo heb jij geen omkijken naar e-invoicing en kan je door met het échte werk. Probeer het twee weken gratis. Zonder te betalen, zonder gedoe.
Geen creditcard nodig
Goed, hoe ziet een Peppol factuur er dan uit? Een Peppol factuur wordt opgesteld in UBL formaat. Zo’n UBL factuur ziet er zo uit:
Een UBL factuur is een factuur in XML formaat. Hier zijn alle onderdelen van een factuur gekoppeld aan een XML tag (denk aan: omschrijving, adres, btw, totaalbedrag, ga zo maar door …). Softwaresystemen herkennen deze tags, waardoor de Peppol factuur automatisch uitgelezen en verwerkt wordt. Dat betekent dat je nooit meer een factuur hoeft in te voeren, want dit doet de software al voor je. Ideaal!
Een Peppol factuur is geschreven in echte computertaal en daardoor niet fatsoenlijk te lezen. Da’s dan weer jammer. Maar wees niet bang: met Teamleader Focus kan je ook in de toekomst je facturen goed blijven lezen. Zodra e-invoicing in Nederland verplicht wordt, zet de software Peppol-factuur voor je om naar een leesbare factuur. Dit omgezette exemplaar ziet er gelukkig net zo uit als een traditionele factuur, in je eigen huisstijl. Je klanten ontvangen een UBL factuur én een leesbare versie daarvan in de bijlage. Zo kan je klant ook zelf de factuur doornemen (en niet alleen de computer …).
UBL is de standaard voor e-facturatie in veel EU-landen. Sommige landen hanteren een eigen variant met specifieke eisen, zoals verplichte velden of extra validatieregels. De basis blijft UBL, maar met kleine aanpassingen per land. Binnen de EU zijn er onder andere de volgende formaten e-invoices:
Land | Formaat e-invoice |
|---|---|
Nederland/België | UBL |
Duitsland | X-Rechnung |
Frankrijk | Factur-X/UBL |
Italië | FatturaPA |
Spanje | Facturae |
Finland | Finvoice |
Denemarken | OIOUBL |
Wat als e-invoicing straks verplicht wordt voor alle b2b-transacties binnen de EU?
Gelukkig hoef jij je niet druk te maken om alle verschillende formaten e-invoices. Gespecialiseerde facturatiesoftware zorgt er dan voor dat je e-invoice altijd aan de juiste vereisten voldoet. Je hoeft alleen maar aan te geven waar de factuur naartoe moet, en de software doet de rest. Dat scheelt weer een hoop gedoe.
België stapt in 2026 al over naar e-invoicing. En de komende jaren zullen steeds meer EU lidstaten e-facturatie voor b2b-transacties verplichten.
Misschien ben je wat overrompeld door de nieuwe wetgeving. Maar je kan het ook omdraaien: het is een unieke kans om je facturatie en administratie in één klap te moderniseren en verbeteren. Wil je overstappen op – of starten met – nieuwe software? Dan is dit hét moment.
Met Teamleader Focus:
- Voldoe je altijd aan de nieuwe e-invoicing wetgeving
Zodra e-invoicing in Nederland verplicht wordt, ben je daar met Teamleader Focus helemaal klaar voor. Je stapt zonder gedoe over op e-facturen, want de software doet het werk voor je. - Maak je snel facturen aan
En factureer je zoals jij dat wilt: vanuit een offerte, taak of tijdregistratie. - Verstuur je automatisch betalingsherinneringen
Dat scheelt weer een lastig telefoontje (of het tien keer herschrijven van een e-mail …).
Da’s pas ontspannen werken.
Als je jouw facturatie toch moet digitaliseren, waarom dan ook niet je planning, sales opvolging, offertes en klantenbestand digitaal? Teamleader Focus is veel meer dan goede facturatiesoftware. Het is alles voor je crm, facturen, offertes en projecten. Zo run je je zaak op één plek. Tackel repetitief werk, verminder de kans op fouten en houd meer tijd over voor het echte werk. Wil je dat ook proberen? Dat kan twee weken gratis. Zonder te betalen, zonder creditcard.
Geen creditcard nodig
