Herinnering versturen voor je factuur

Voorkomen is beter dan genezen. Uit onze data blijkt dat facturen die gemaakt en verzonden worden via Teamleader Focus 14 dagen sneller en 37% meer op tijd betaald worden dan facturen via e-mail of post. En wordt er toch een betalingstermijn overschreden? Dan zit je er met Teamleader Focus meteen bovenop: je automatiseert makkelijk de betalingsherinneringen, zodat deze na het overschrijden van de betalingstermijn meteen verstuurd kunnen worden. Zo kost het je minder tijd én heb je sneller resultaat. Probeer het zelf. Zonder te betalen, zonder creditcard. 

We vallen meteen met de deur in huis: een betalingsherinnering versturen is niet wettelijk verplicht. Er zijn zelfs geen eisen voor de wijze waarop je een betalingsherinnering verstuurt. Dit kan dus per e-mail of brief, maar ook een telefoongesprek kan je gebruiken als middel voor de herinnering. Vaak wordt ervoor gekozen om de betalingsherinnering per e-mail of brief te versturen. Tenslotte heb je dan een bewijs van deze betalingsherinnering waar je naar kan verwijzen. 

Een betalingsherinnering is trouwens niet hetzelfde als een aanmaning:

• Een betalingsherinnering is een vriendelijke manier om de klant attent te maken op de achterstallige betaling. De toon van de betalingsherinnering is formeel en beleefd. In de betalingsherinnering wijs je de klant erop dat de betalingstermijn van de factuur verstreken is en verzoek je de klant deze binnen een specifiek aantal dagen (bijvoorbeeld zeven dagen) te voldoen.
• Een aanmaning wordt ook wel een sommatiebrief genoemd. Deze brief is strenger van toon en informeert de klant dat zij een laatste mogelijkheid hebben om te betalen, voordat de zaak wordt overgedragen aan bijvoorbeeld een incassobureau. 

In Nederland is het gebruikelijk om eerst een betalingsherinnering te versturen voordat je een aanmaning verstuurt. Maar het is niet wettelijk verplicht om deze herinneringen te versturen. Wettelijk gezien mag je direct nadat de betalingstermijn is overschreden, de factuur overdragen aan een incassobureau. Hier kan je bijvoorbeeld voor kiezen als je klant expliciet heeft aangegeven dat hij niet van plan is om de factuur te gaan betalen. Is dit niet het geval en wil je de klantrelatie zo min mogelijk schaden? Dan is het verstandig om toch eerst een betalingsherinnering en vervolgens een aanmaning te sturen.

Hoewel het niet verplicht is om een herinnering te versturen, raden wij je toch aan om hiermee te starten. Als je direct een factuur overdraagt aan een incassobureau, kan je de klantrelatie flink beschadigen. Commercieel gezien is het dus verstandig om eerst de vriendelijkere route te kiezen: het versturen van een betalingsherinnering. Het innen van achterstallige facturen kan je doen in drie stappen:

Wij adviseren om te beginnen met een betalingsherinnering. Verstuur de betalingsherinnering twee dagen nadat de betalingstermijn is verstreken. Als je het eerder verstuurt, loop je de kans dat de herinnering de betaling kruist. En dit kan ongewenst zorgen voor ergernis bij de klant. Verstuur je de herinnering later, dan is dit een signaal voor de klant dat je je betalingstermijn niet zo serieus neemt. En dat kan weer invloed hebben op toekomstige betalingen. Wil je de mogelijkheid hebben om later de wettelijke rente te rekenen in je aanmaning? Dan moet je dit vermelden op de betalingsherinnering, of het moet vermeld staan op de reeds verzonden factuur (bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden). 

Wordt de betaling niet voldaan in de genoemde termijn van de betalingsherinnering? Dan is het tijd om over te gaan op een aanmaning. In de aanmaning informeer je de klant dat deze een allerlaatste kans heeft om over te gaan tot betaling, voordat je een incassobureau inschakelt. Indien gewenst kan je ervoor kiezen om de wettelijke rente aan het totaalbedrag toe te voegen. Als een klant een factuur niet tijdig betaalt heb je namelijk recht op:

• een standaardvergoeding (van € 40);
• rente over de periode na het verlopen van de betalingstermijn;
• vergoeding van de gemaakte juridische kosten of incassokosten voor de factuur. 

De hoogte van de wettelijke rente kan wijzigen en kan je controleren op de website van de Rijksoverheid.

Als de klant ook na de aanmaning de betaling niet voldoet, zit er helaas niets anders op: schakel een incassobureau, advocaat of gerechtsdeurwaarder in. Zij zullen de klant hierover informeren en deze aanmanen over te gaan tot betaling. Soms wordt er dan een betalingsregeling met de klant getroffen. 

Het innen van achterstallige facturen kan veel tijd en energie kosten … Terwijl je deze moeite waarschijnlijk liever steekt in het echte werk. Begrijpelijk! Daarom kan je met facturatiesoftware van Teamleader Focus het versturen van betalingsherinneringen en aanmaningen automatiseren. En gaat de klant dan nog niet over tot betaling? Ook dan kan je rekenen op Teamleader Focus. Met de integratie van Unpaid, Orzeon en De Wilde & Baele Gerechtsdeurwaarders draag je de achterstallige factuur gemakkelijk over. Zo kan jij je energie steken in andere zaken.

Wij begrijpen dat je zo min mogelijk tijd wilt steken in het innen van uitstaande betalingen. Daarom hebben we twee voorbeeldteksten voor je klaarstaan: een betalingsherinnering en een aanmaning. Je hoeft alleen de benodigde gegevens in de tekst aan te passen. Vervolgens kan je de brief versturen per e-mail, of je kiest ervoor om de brief aangetekend te verzenden. 

Natuurlijk wil je deze situaties liever voorkomen. Dus hoe zorg je ervoor dat je zo min mogelijk te maken krijgt met wanbetalers? Wij hebben drie tips:

1. Bied je klanten meerdere betaalopties. Met InvoiceCloud van Teamleader Focus worden facturen 37% meer op tijd betaald dan facturen per e-mail of post. Klanten kunnen zelf een keuze maken voor de betaalmethode. Zo kunnen ze onder andere betalen met een creditcard (Stripe) of Ideal (Mollie). Je kan zelfs een QR-code toevoegen aan de factuur waarmee je de klant het nóg makkelijker maakt om te betalen. 
2. Zorg voor een goede factuur. Geef duidelijk aan om welke dienst of product het gaat en specificeer de kosten. Zo voorkom je verwarring, wat de betaling van de factuur kan vertragen.
3. Geef een duidelijke betalingstermijn aan op je factuur. Deze kan je ook terug laten komen in je algemene voorwaarden of overeenkomst. 

Ben je op zoek naar meer tips? Lees dan onze blogpost ‘Onbetaalde facturen: hoe pak je deze aan?'