Factuurgegevens 101: Wat moet ik vermelden op een factuur?

Na het leveren van een dienst of product wil je natuurlijk zo snel mogelijk de factuur versturen. Een goede factuur is overzichtelijk en omvat alle benodigde informatie, zodat de klant snel kan overgaan tot betaling. Daarbij stelt de Belastingdienst ook een aantal eisen aan de inhoud van je factuur. 

Met deze gegevens voldoet je factuur aan de wettelijke eisen:

1. Jouw naam en de naam van de klant
2. Het adres van je onderneming en dat van de klant
3. Je btw-identificatienummer en KvK nummer
4. De factuurdatum en volgnummer
5. De leveringsdatum
6. Een beschrijving van de geleverde goederen en/of diensten, zodat je klanten exact weten waarvoor ze betalen:
   1. Goederen: welke goederen heb je geleverd en hoeveel?
   2. Diensten: wat is het uurtarief en hoeveel tijd heb je gespendeerd aan de dienst?
7. Het bedrag exclusief btw
8. Het btw-tarief en -bedrag

Is het bedrag op je factuur lager dan € 100? Dan volstaat een versimpelde factuur. Op deze factuur vermeld je:

1. De factuurdatum
2. Jouw naam als leverancier
3. De omschrijving van de geleverde goederen of diensten
4. De btw
5. Het totaalbedrag

Je ziet het al, er moeten behoorlijk wat gegevens op een factuur staan. Facturen maken gaat een stuk sneller met een facturatieprogramma zoals Teamleader Focus. Dankzij de templates staan alle vereiste gegevens op je facturen. Zo ben je altijd verzekerd van een complete factuur!

Lever je goederen of diensten die vrijgesteld zijn van btw? Dan ben je wettelijk niet verplicht een factuur uit te schrijven. Natuurlijk is het, voor zowel jouw eigen administratie als die van de klant, aan te raden dit wel te doen. Zo heb je altijd een document waarop de geleverde goederen en diensten zijn vastgelegd.

Vermeld op een factuur voor vrijgestelde goederen of diensten altijd de tekst ‘btw vrijgesteld’. Je rekent dan geen btw en hoeft deze dus ook niet af te dragen.

Als btw-plichtige ondernemer moet je btw rekenen aan je klanten. Dit geef je vervolgens op aan de Belastingdienst. Soms moet je deze btw-verplichting doorgeven aan de afnemer. Je brengt dan geen btw in rekening, maar verlegt de btw naar de ondernemer die jouw goederen of diensten afneemt. Dit wordt een verleggingsregeling genoemd.

Er worden extra eisen gesteld aan een factuur voor diensten of goederen waarbij een verleggingsregeling geldt.

Verleg je btw naar een andere ondernemer? Dan breng je geen btw in rekening en vermeld je op je factuur:

• de tekst ‘btw verlegd’;
• het btw-identificatienummer van de afnemer;
• de vergoeding per btw-tarief.

Let op: je verlegt altijd btw over het totale factuurbedrag. Naast goederen en diensten kan dit dus ook andere zaken zoals reiskosten bevatten.

Als je goederen of diensten levert aan een klant buiten de EU, heb je te maken met btw-regels van het andere land én van Nederland. Je moet dan goed nagaan aan welke regels beide partijen moeten voldoen.

• Lever je diensten aan een klant buiten de EU? Dan is het belangrijk om te weten of de dienst in Nederland of in het andere land wordt belast voor de btw. Gebruik het hulpmiddel van de Belastingdienst om dit te checken.
• Lever je goederen aan een klant buiten de EU? Dan breng je 0% btw in rekening. Het maakt hierbij niet uit of je klant een ondernemer of particulier is. Je moet dan wel de uitvoer van de goederen kunnen aantonen met behulp van je administratie.

Vermeld op je factuur duidelijk dat je zaken doet met een klant buiten de EU. Daarbij geef je ook aan of de btw verlegd wordt naar de klant.