Gratis factuur voorbeelden voor alle soorten facturen

Meteen een goede indruk maken bij je klanten? Met de facturatiesoftware van Teamleader Focus maak je in enkele minuten een professionele factuur met je eigen kleuren, logo en lettertype. Geen gedoe meer met het aanpassen van een voorbeeldfactuur: je kiest simpelweg de juiste template en de software doet de rest. Zo verstuur je eenvoudig en snel een factuur die altijd voldoet aan de wettelijke eisen én compatibel is met Peppol. Meer weten? Ontdek wat onze facturatiesoftware voor jou kan betekenen. 

In de meeste gevallen zal een standaard factuur voldoen aan al je wensen. Alleen in specifieke of uitzonderlijke situaties zal je een andere soort factuur nodig hebben, zoals een creditfactuur of voorschotfactuur.

Een factuur kan je niet zomaar naar eigen wens maken. Natuurlijk mag je deze aanpassen met bijvoorbeeld je logo, maar er zijn wettelijke eisen voor de opbouw en inhoud van een factuur. Op een standaard factuur moet je in ieder geval de volgende gegevens vermelden:

• De naam van je onderneming en de naam van de klant
• Het adres van je onderneming en dat van de klant
• Je btw-identificatienummer 
• Je KVK nummer
• Factuurdatum en eventueel leveringsdatum
• Factuurnummer
• Een beschrijving van de goederen en/of diensten
• Het bedrag exclusief btw
• Het btw-tarief 
• Het btw-bedrag
• Het totaalbedrag na btw

Duizelt het je een beetje? Geen punt. Wij hebben een standaard factuur voorbeeld gemaakt met alle juiste factuurgegevens. Je hoeft enkel je eigen gegevens in te voeren – en klaar. Een kind kan de was doen! 

Klik hier voor het standaard factuur voorbeeld. 

Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Grote kans dus dat je ooit eens iets wilt wijzigen op een reeds verzonden factuur.  Maar volgens de wet mag je de originele factuur na verzending niet meer veranderen. Een creditfactuur, of creditnota, is de oplossing. 

Een creditfactuur gebruik je om een eerder uitgegeven factuur te corrigeren. Vaak is dit omdat je het factuurbedrag wilt verlagen of kwijtschelden. Zo voorkom je allerlei ingewikkelde administratieve handelingen omdat je klant te veel betaalt. Een creditfactuur moet:

• een eigen factuurnummer hebben; 
• altijd verwijzen naar de originele factuur;
• en voldoen aan alle eisen voor een normale factuur.

Eigenlijk ziet een creditfactuur er bijna hetzelfde uit als een normale factuur. Het grootste verschil met de originele factuur zit ‘m in het bedrag. 

Iets moeten crediteren is voor geen enkele ondernemer echt leuk. Met ons creditfactuur voorbeeld ben je er snel weer vanaf. Even aanpassen met de juiste gegevens, en verzenden maar. In de woorden van de Belastingdienst: leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker. 

Klik hier voor het creditfactuur voorbeeld.

De naam verklapt het al: een voorschotfactuur gebruik je om een voorschot in rekening te brengen. Anders dan een proforma factuur, die niet rechtsgeldig is, kan een voorschotfactuur gebruikt worden als verzoek tot betaling voordat de opdracht start. 

Een voorschotfactuur gebruik je bijvoorbeeld om inkoopkosten te dekken, je ondernemersrisico te verlagen of als projectfinanciering. Belangrijk hierbij is dat je het bedrag en de voorwaarden van het voorschot overeen bent gekomen met je klant. Een voorstel van het voorschot wordt daarom veelal in de offerte van de opdracht opgenomen. 

Met ons voorbeeld voorschotfactuur weet je zeker dat je goed zit. Voer de juiste gegevens en bedragen in en vraag je voorschot bij je klant aan. 

Klik hier voor het voorbeeld voorschotfactuur. Voorbeeld voorschotfactuur

De naam verklapt het al: een voorschotfactuur gebruik je om een voorschot in rekening te brengen. Anders dan een proforma factuur, die niet rechtsgeldig is, kan een voorschotfactuur gebruikt worden als verzoek tot betaling voordat de opdracht start. 

Een voorschotfactuur gebruik je bijvoorbeeld om inkoopkosten te dekken, je ondernemersrisico te verlagen of als projectfinanciering. Belangrijk hierbij is dat je het bedrag en de voorwaarden van het voorschot overeen bent gekomen met je klant. Een voorstel van het voorschot wordt daarom veelal in de offerte van de opdracht opgenomen. 

Met ons voorbeeld voorschotfactuur weet je zeker dat je goed zit. Voer de juiste gegevens en bedragen in en vraag je voorschot bij je klant aan. 

Klik hier voor het voorbeeld voorschotfactuur. 

Lever je goederen of diensten aan consumenten? Dan gebruik je een factuur particulier, of b2c (business to consumer) factuur. Deze factuur lijkt erg op een standaard factuur. De verschillen met een b2b factuur zijn echt miniem. Een b2c-factuur:

• Bevat geen bedrijfsgegevens of btw-identificatienummer van de klant. 
• Bevat altijd btw (een particulier betaalt altijd btw, waar een bedrijf soms andere btw-regels heeft).
• Heeft vaak een kortere betalingstermijn dan een b2b-factuur.

Zo’n factuur heb je dus snel gemaakt. En met ons voorbeeld ben je nog sneller klaar. Klik hier voor het factuur particulier voorbeeld. 

Detacheer je personeel of zend je personeel uit? Dan kan de inlener (degene die het personeel inhuurt) je vragen een g-rekening te openen. Een g-rekening wordt gekoppeld aan 1 of meer loonheffingensubnummers en/of omzetbelastingsubnummers, en vraag je aan bij de Belastingdienst.

De inlener zal een deel van de inhuurkosten overmaken op de g-rekening. Dit gebruik je voor het afdragen van loonheffingen en/of btw voor dit personeelslid.

Om ervoor te zorgen dat het juiste bedrag op je factuur met g-rekening komt, benoem je op de factuur bij de betalingsinformatie welk percentage overgemaakt dient te worden op je g-rekening. Hoe dat er exact uitziet, kan je zien op het voorbeeld factuur met g-rekening. 

Self billing wordt ook wel reverse billing genoemd. En met goede reden: self billing is écht de omgekeerde versie van factureren. Want de klant stuurt de factuur naar de ondernemer. Dat betekent dus dat de ondernemer zelf geen factuur hoeft te maken. Wel moet de ondernemer de self billing factuur opnemen in de boekhouding. 

Dit scheelt veel administratief werk voor de ondernemer, vermindert de kans op fouten én zorgt voor een betere cashflow doordat het betalingsproces meer gestroomlijnd is. 

Belangrijk om te weten is dat:

• Ondernemer en opdrachtgever altijd vooraf overeen moeten zijn gekomen dat de opdrachtgever de factuur opstelt.
• De factuur altijd op de naam moet staan van degene die de dienst verricht (de ondernemer).
• De opdrachtgever zichzelf als ontvanger op de factuur zet.
• Er altijd ‘factuur uitgereikt door afnemer’ op de factuur dient te staan. 

Let op: de afnemer mag geen factuur maken op eigen naam met een negatief bedrag.

Ben je benieuwd naar hoe zo’n self billing factuur eruitziet? Klik dan hier voor het self billing factuur voorbeeld. 

Doe je zaken met een klant in het buitenland? Dan zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden. Daarbij zit er een verschil tussen facturen voor klanten binnen de EU en buiten de EU. 

Lever je goederen of diensten aan een particuliere buitenlandse klant binnen de EU? Dan gebruik je een normale, standaard factuur. Maar let op:

• Vaak moet je voor het leveren van goederen de btw berekenen van het land waar je klant zich bevindt, terwijl je voor het leveren van diensten veelal het Nederlandse btw-tarief mag berekenen. Twijfel je? De Belastingdienst heeft een handig hulpmiddel waarmee je kan bepalen welk btw-tarief je moet berekenen. 
• Let op dat je hierbij onder het drempelbedrag voor afstandsverkopen blijft. 

Klik hier voor het standaard factuur voorbeeld. 

Lever je goederen of diensten aan een buitenlands bedrijf binnen de EU? Dan moet je de btw-verleggingsregeling toepassen. Je brengt daarbij geen btw in rekening, want deze wordt verlegd naar het bedrijf dat jouw goederen of diensten afneemt. Je factuur moet dan de volgende gegevens bevatten:

• de vermelding ‘btw verlegd’;
• het btw-identificatienummer van de klant;
• de vergoeding per btw-tarief.

Let op: btw verleggen geldt altijd voor het totale factuurbedrag. Naast goederen en diensten kan dit dus ook andere zaken zoals reiskosten bevatten. 

Klik hier voor de voorbeeld factuur voor bedrijven in de EU. 

Als je levert aan een bedrijf buiten de EU, krijg je te maken met btw-regels van Nederland én het andere land.

• Lever je diensten aan een bedrijf buiten de EU? Met het hulpmiddel van de Belastingdienst check je eenvoudig of de dienst in Nederland of in het andere land wordt belast voor de btw. 
• Lever je goederen aan een bedrijf buiten de EU? Dan breng je 0% btw in rekening. Maar let op: je moet de uitvoer van de goederen kunnen aantonen. Dit doe je door middel van je administratie.

Vermeld altijd op je factuur dat het gaat om factuur voor een bedrijf buiten de EU. Daarbij geef je ook aan of er gebruik wordt gemaakt van de btw-verleggingsregeling. 

Klik hier voor de voorbeeld factuur voor bedrijven buiten de EU.