Haal het maximale uit je bedrijf met beter inzicht in declarabiliteit en productiviteit 

Inzicht in declarabiliteit begint met goede tijdregistratie. Met Teamleader Focus is dit een fluitje van een cent. Je registreert niet alleen met gemak alle gewerkte uren, je ziet ook direct welk percentage daarvan declarabel is. Dankzij de capaciteitsplanning houdt je met gemak de productiviteit van je teamleden bij, terwijl je met Inzichten de targets voor declarabiliteit in de gaten houdt. Zelf proberen? Dat kan nu twee weken gratis.

De begrippen productiviteit en declarabiliteit worden veel door elkaar gehaald. Hoewel ze overeenkomsten hebben, zijn ze zeker niet hetzelfde. 

• Productiviteit = het aantal uren dat een teamlid werkt voor een klant. Oftewel: de productieve uren die een teamlid werkt voor een klant. Teamvergaderingen, het beantwoorden van e-mailtjes en interne werkzaamheden vallen hier dus niet onder. 
  
• Declarabiliteit = het aantal factureerbare uren van de productieve uren voor een klant. Tenslotte zijn niet alle productieve uren facturabel. Wat er wel en niet facturabel is, verschilt per sector en soms per klant. Meestal worden zaken zoals een overleg, boekhouding en projectmanagement niet gefactureerd. De facturabele uren zijn de uren die uiteindelijk op de rekening voor de klant terechtkomen.

Een teamlid kan een hoge productiviteit hebben, maar een lage declarabiliteit. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als er een vaste projectprijs is afgesproken met de klant, maar het aantal geschatte uren voor het project wordt overschreden. In dat geval werkt de medewerker veel uren voor de klant (hoge productiviteit), maar niet alle uren kunnen worden gefactureerd (lage declarabiliteit). Maak je geen gebruik van een projectprijs maar factureer je per uur? Dan is het ook van belang dat je het juiste uurtarief hanteert.

Bij Foodphoto werkt iedereen met Teamleader Focus, ook de freelancers. Daarmee hebben ze een direct overzicht van de gewerkte en facturabele uren, zodat de productiviteit en declarabiliteit van een project goed kan worden beoordeeld. Luk Thys, eigenaar en zaakvoerder van Foodphoto: 

Declarabele uren zijn uren die direct aan de klant gefactureerd kunnen worden. Niet-declarabele uren kunnen niet in rekening worden gebracht bij een klant. Zoals gezegd, verschilt per sector welke uren wel en niet gefactureerd worden. Zo zal een schilder een overleg waarschijnlijk niet in rekening brengen, terwijl een projectmanager een vergadering vaak wél in rekening brengt. 

Meestal zijn uren voor studie en training, intern overleg, marketing en administratie niet declarabel. 

In onderstaand overzicht vind je een aantal voorbeelden van declarabele en niet-declarabele uren voor verschillende sectoren.  

Let op: bovenstaande lijst is slechts een voorbeeld. Het kan voorkomen dat de specifieke declarabele en niet-declarabele uren in de praktijk afwijken.

Om de declarabiliteit van je bedrijf, team, of teamlid te berekenen, moet je eerst weten wat de productieve uren zijn. 

Productiviteit bereken je door de klantgerichte uren te delen door het totaal aantal gewerkte uren. De formule voor productiviteit ziet er zo uit:

De declarabiliteit bereken je door de declarabele uren te delen door de productieve uren. De formule voor declarabiliteit ziet er zo uit:

Het is je vast wel duidelijk: als je de declarabiliteit van je bedrijf wilt verhogen, zal ook de productiviteit verhoogd moeten worden. Maar hoe doe je dat? 

Je kent het vast wel: je bent de hele dag druk bezig geweest. Meetings, telefoontjes, verslagen schrijven … maar je hebt toch het gevoel dat je heel weinig hebt gedaan. Grote kans dat je zeker hard hebt gewerkt, maar dat je weinig productieve uren hebt gedraaid. En dit geldt niet alleen voor jou, ook je teamleden kunnen hier regelmatig tegenaan lopen. Daar kan je met de volgende vier stappen wat aan doen:

Geen geklets van collega’s, geen rumoer, geen afleiding. Dit kan bijvoorbeeld door een stilteruimte te realiseren of zelfs kleine eenpersoons werkruimtes te creëren. Werk je vanuit huis? Dan is werken aan de keukentafel misschien gezellig, maar waarschijnlijk minder efficiënt. Een thuiskantoor inrichten is natuurlijk het meest ideaal. Maar als dat niet kan, is een opgeruimde, stille ruimte al een grote pré.

Misschien ben je deze uitdrukking een beetje zat. Maar toch is dit essentieel voor de productiviteit. Door teamleden met specifieke kwaliteiten en vaardigheden op de juiste taak te plaatsen, verhoog je de efficiëntie waarmee deze taak wordt uitgevoerd. En daarmee zal dus je productiviteit stijgen. Moeten meerdere, of zelfs alle, teamleden vaardig zijn in bepaalde taken? Dan is het vaak de moeite waard om een training te organiseren. Zo zorg je ervoor dat alle medewerkers voldoende onderlegd zijn om de taak zo efficiënt mogelijk uit te voeren.

Het kan motiverend zijn om een norm uren voor productiviteit te stellen. Deze kan je ook in een percentage meten, waardoor je hierop kan sturen. Zo kan je met een medewerker met een laag productiviteitspercentage bespreken wat diegene nodig heeft om productiever te kunnen werken. De productiviteitsnorm en het productiviteitspercentage bereken je met deze formule:

Het productiviteitspercentage wordt in de meeste projectmanagement tools ook weergegeven. In een ideale situatie kunnen teamleden deze percentages zelf ook inzien zodat ze, indien nodig, direct actie kunnen ondernemen.

Hoeveel tijd besteed je aan het zoeken van klantgegevens, een opdrachtbevestiging of dat verslag met belangrijke aantekeningen? Om efficiënter te kunnen werken, is het belangrijk dat alle gegevens gemakkelijk te vinden zijn. Een goed crm-systeem kan je daarbij helpen. Alle klantinformatie, verslagen van klantcontact en informatie over de deals zijn daar op één plek terug te vinden. Zo vind je altijd wat je nodig hebt, zelfs als je collega ziek is.

Je kan de declarabiliteit en productiviteit natuurlijk zelf meten met bovenstaande formules. Maar voor een groeiend bedrijf met meerdere medewerkers, kan dit een tijdrovende taak worden. De meeste bedrijven gebruiken daarom tijdregistratie software.

Met de tijdregistratie software van Teamleader Focus kunnen alle teamleden de gewerkte uren registreren, definiëren en aangeven of deze facturabel zijn. Zo zie je in één oogopslag hoeveel productieve uren gewerkt zijn in je bedrijf, door een teamlid of door een volledig team. Ook de declarabiliteit hoef je zelf niet meer te berekenen; dit wordt automatisch berekend en weergegeven in de software. Meer weten? Ontdek wat de tijdregistratiesoftware van Teamleader Focus voor je kan betekenen. 

Cijfers zijn prima, maar met de juiste grafieken en diagrammen heb je vaak een veel beter overzicht. Met een KPI dashboard zie je direct de actuele status van je declarabiliteit, productiviteit én al je andere KPI’s. Zo’n overzicht kan je handmatig maken met een KPI dashboard template in Excel, maar het beste gebruik je een alles-in-één tool zoals Teamleader Focus. 

Met Teamleader Focus beheer je je crm, offertes, facturen en projectmanagement op één plek. Dat betekent één tool voor alle klantgegevens, klantcommunicatie, facturatie, tijdregistratie, planning en je KPI dashboard. Geen dubbel werk meer, nooit meer zoeken naar de juiste gegevens en meer grip op je doelen. Het allermooiste? Teamleader Focus denkt met je mee. Zo geeft de software aan welke KPI’s en data mogelijk interessant zijn voor je bedrijf om te volgen. Ontdek nu alles over Teamleader Focus en wat dit voor jou kan betekenen. 

Hieronder vind je de meest gestelde vragen over declarabiliteit. Staat jouw vraag er niet tussen? Geen probleem! Onze consultants helpen je graag. Je kan je vraag op twee manieren stellen:

1. Bel met een consultant
   Laat je gegevens achter en een consultant belt je binnen vijf minuten terug (enkel tijdens de kantooruren).
   
2. Laat je vraag achter
   Laat je vraag achter in het formulier en een consultant beantwoordt je vraag binnen één werkdag.

Waar je ook voor kiest, je ontvangt altijd snel een antwoord op je vraag.