Een crm kopen of bouwen?

Lees verder onder het e-book.

Hoe meer klanten, hoe moeilijker om ze te beheren. Wat heb je precies met wie afgesproken? Welke leads hebben je aandacht nodig? Zonder crm-systeem is dat onmogelijk bij te houden. Een crm biedt je bovendien inzichten die je helpen een strategie uit te werken.

• Alle klanteninfo op één plaats: adressen, telefoonnummers, communicatiegeschiedenis, financiële en andere info bewaar je en pas je aan op een centrale plek, toegankelijk voor jou en je collega’s.
• Je leert klanten beter kennen: doordat je alle info op een overzichtelijke manier bewaart, krijg je meer inzicht in wat je klanten nodig hebben. Je communicatie en je aanbod kan je zo nog beter op hen afstemmen, zodat je klanten de allerbeste service krijgen.
• Je kan je klanten segmenteren: een crm maakt het makkelijker om doelgroepen te creëren volgens bepaalde criteria. Zo kan je nog gerichter communiceren.
• Je bespaart tijd: info opzoeken, aanpassen of aanvullen kan snel en efficiënt. Bovendien kan je met een crm andere tijdrovende administratieve taken - zoals offertes en facturen, e-mails beantwoorden, … - automatiseren. Ook het risico op fouten wordt kleiner, zodat je alweer tijd bespaart.
• Je krijgt inzicht in je business: cijfers analyseren, inkomsten voorspellen, … met een CRM-tool die alle gegevens centraliseert wordt het een stuk makkelijker. Inzichten in je bedrijf die je helpen een solide strategie uit te werken.
• Je verkoopt sneller en meer: Een goede crm-tool brengt structuur in je werkprocessen. Leads worden beter opgevolgd, klanten krijgen de aandacht die ze verdienen en deals worden sneller gesloten. Zo verkoop je sneller en meer.

Een crm-systeem ontwikkelen kost tijd, geld en vraagt om de juiste vaardigheden Voor een kleiner bedrijf is dat vaak onbegonnen werk, als groter bedrijf - dat bijvoorbeeld zelf mensen in huis heeft met programmeerskills - kan je overwegen om te investeren in je eigen crm-tool. Zo kan je jouw crm-systeem optimaal afstemmen op je eigen noden en bedrijfsprocessen. Hou er wel rekening mee dat ook updates, onderhoud, het oplossen van bugs, … voor jouw rekening zullen zijn. Weet dus waar je aan begint. Om je te helpen de balans op te maken, zetten we de voor- en nadelen tegenover elkaar.

• Functionaliteiten op maat van je business
  Ieder bedrijf werkt op zijn manier en niemand kent jouw business zo goed als jijzelf. Door je crm zelf te bouwen, ben je er zeker van dat het systeem alles doet wat jij wil.
• Je drukt de kostenZelf een crm-tool ontwikkelen kan soms goedkoper zijn dan software kopen. Hou er wel rekening mee dat de ontwikkeling niet de enige kost is die je in rekening moet brengen. Je zal immers zelf moeten instaan voor onderhoud, updates, debugging, verbeteringen, nieuwe integraties … Onderzoek dus het totale kostenplaatje voor je een beslissing neemt.

• Meer kosten op lange termijn
  We hadden het al over de kosten om je software te onderhouden. Daarnaast zal je misschien extra mensen moeten aanwerven, servers en andere hardware aankopen en onderhouden. Laat je dus niet verrassen door deze en andere kosten op langere termijn.
• Het duurt langer
  Een nieuwe crm-tool ontwikkelen duurt gemiddeld zes tot achttien maanden. Dat is best lang als je dringend een oplossingen nodig hebt voor je klantenbeheer.
• Je bent kwetsbaar voor hackersEen crm-systeem bevat financiële en andere gegevens die kwetsbaar zijn voor hackers. Je zal dus voor een goede beveiliging moeten zorgen.
• Je ontwikkelt misschien iets dat al bestaat
  Er bestaan intussen tal van crm-systemen, elk met hun eigen troeven en functionaliteiten. De kans dat wat je zelf wil ontwikkelen al bestaat, is dan ook vrij groot. Verken dus zeker de markt, vraag demo’s aan van crm-tools en test ze uit voor je het wiel opnieuw uitvindt.
• Je moet zelf je team opleidenEens je software klaar is, zal je ook je team vertrouwd moeten maken met je nieuwe crm-systeem. Voor bestaande crm-tools is er meestal meer dan genoeg documentatie voorhanden. Bouw je zelf een crm, dan zal je handleidingen moeten opstellen, tutorials maken, opleidingen geven, …

Een bestaande crm-tool kopen biedt nogal wat voordelen. Als gebruiker neem je weinig risico en je bent er zeker van dat je systeem altijd up to date is. Nog enkele goede redenen om een bestaand crm-systeem aan te kopen:

• Snel geïmplementeerd
  De tool, de functionaliteiten en alle documentatie zijn klaar. Het enige wat je nog hoeft te doen is de software te implementeren en je team wegwijs te maken. Binnen de kortste keren is je crm up and running
• Veilig
  Bestaande software wordt voortdurend gemonitord op veiligheid en indien nodig bijgewerkt. Je kan dus op twee oren slapen: de gegevens van je klanten zijn veilig.
• Automatische updates
• Updates worden automatisch uitgevoerd, zodat je altijd zeker bent van een perfect werkend crm-systeem.
• Gebruiksvriendelijk
  De crm's die je op de markt vindt, zijn ontwikkeld voor een brede groep van gebruikers. Heel vaak zijn ze getest op gebruiksvriendelijkheid, met een overzichtelijke interface waarin je makkelijk je weg vindt.
• Support en documentatieVideo tutorials, best practices, how to’s en handleidingen: bij Teamleader hebben we compleet supportcentrum vol documentatie die je op weg helpt. Heb je nog vragen of wil je de implementatie liever uitbesteden, dan staat ons supportteam klaar om je te helpen.