Com&Co over digitalisering bij kmo's: "Zoek tools die je snel in de vingers hebt."

In 2016 maakte Com&Co de overstap van tal van manuele werkprocessen naar Teamleader. Zaakvoerder Ilse trekt hier 3 lessen uit voor andere kmo’s. Digitalisering verloopt bij kmo’s vaak parallel met groei of een verbreding van de activiteiten. Dat was bij contentbureau Com&Co niet anders. In 2016 verving Teamleader er een lichte vracht aan processen in crm, planning, tijdsregistratie en facturatie. Achteraf is het natuurlijk altijd makkelijk praten, maar zaakvoerder Ilse klinkt beslist: “Eigenlijk hadden we al veel langer moeten starten met een centrale tool.”

One-size-fits-all, of toch maar niet?

For the record: Com&Co had al een digitale oplossing sinds 2011. In 2015 werd die vervangen door een geïntegreerde tool, die ook facturatie omvatte. Maar dat bleek een reus op lemen voeten. “Ironisch genoeg bracht die crm-tool ons meer extra werk op dan hij uitspaarde”, blikt Ilse terug. “Waarmee ik de blogpost over de zoektocht naar de juiste tools volledig beaam: neem niet alleen de functionaliteiten onder de loep, maar ook de sterktes. Ons eerste geïntegreerde softwarepakket was bijvoorbeeld veel te complex om snel bij iedereen in de vingers te krijgen.”

Tip 1: "Focus niet enkel op de functionaliteiten, maar ook op aspecten zoals gebruiksvriendelijkheid en de mate waarin je een tool kan afstemmen op je eigen processen."

Voordelen op de groei

Voordat bij Com&Co van een centrale tool sprake was, verliepen de processen er zoals bij de meeste kmo’s: een geïmproviseerde combinatie van Excel, mail en een wildgroei aan mappen en documenten. “Met een dikke tien medewerkers was manuele tijdsregistratie nog niet het grootste probleem”, herinnert Ilse zich. “Maar de link met facturatie ontbrak. Dat bracht veel extra werk mee voor onze officemanager. Vandaag zijn we met dubbel zoveel, en besteedt onze officemanager minder tijd aan facturatie en opvolging.”

Digitalisering leverde Com&Co uiteindelijk vooral veel tijdswinst op, al benadrukt Ilse ook het belang van betere samenwerkingen. Intern én extern: “Prijsafspraken, huisstijlregels of specifieke gevoeligheden: ook die zaken slaan we centraal op in Teamleader. Voor ons is het essentieel dat iedereen vlot aan die info kan. Daarnaast zie je je als groeiend bedrijf ook genoodzaakt om beter in teams te werken. Daarom gingen we ook na met welke software je vlot projecten met variërende teams kan beheren.”

Tip 2: "Bouw je prioriteitenlijst in de eerste plaats op rond efficiëntie en tijdswinst. Maar kijk ook op de lange termijn: wat heb je nodig om je interne samenwerking of klantenrelaties te stroomlijnen?"

Conculega's vs. eigen prioriteiten

Com&Co wordt voornamelijk bevolkt door mensen die spontaan happy worden van teksten, visuals en marketingfunnels. Allesbehalve softwarekenners dus. Daarom speurde Ilse ook buiten de bedrijfsmuren. “Ik legde mijn oor te luister bij conculega’s uit onze sector. Op basis daarvan maakten we een soort top drie van mogelijke aanbieders. Die vergeleek ik vervolgens met onze eigen prioriteitenlijst. Want elk bedrijf is natuurlijk anders. Terwijl voor ons bijvoorbeeld een gedecentraliseerde planning belangrijk is, zal dat voor een ander bureau misschien eerder geautomatiseerde service zijn.”

In tegenstelling tot bij Ilses eerdere ervaringen met crm-tools, liet ze zich de laatste keer minder verleiden door ronkende toeters en bellen. “Veel opties zijn nice to have, maar het is een must dat medewerkers de software onmiddellijk onder de knie hebben. En bij Teamleader bleek dat al vanaf dag één van de gratis testperiode.”