Cold emailing en prospectie e-mails: voorbeelden, tips en wat je zeker níét moet doen.

Prospectie e-mails zijn zowat het digitale equivalent van een netwerkevent waar je niemand kent. Een uitdaging voor sommigen, een tikje awkward voor de meesten onder ons. Want hoe vind je aansluiting bij iemand die je nog nooit ontmoet hebt? En wat zegt de etiquette als het gaat over cold emailing en acquisitie e-mails? We serveren je enkele veelzeggende voorbeelden en concrete tips.

Wat zijn prospectie e-mails?

Een prospectie e-mail of cold email stuur je naar iemand met wie je nooit eerder contact had. Toch ervaren ontvangers cold emailing over het algemeen als minder opdringerig dan telefonische prospectie. Meer nog: als je het goed aanpakt, werkt zo’n ‘koude’ acquisitiemail ook echt. Belangrijk om te onthouden is dat een prospectiemail geen marketing- maar een verkooptool is. Verstuur hem dus niet naar je hele database, maar hooguit naar één of twee prospects. In je crm-software houdt je vervolgens de status bij, om inzicht te krijgen in hoe succesvol je prospectie e-mails zijn.

Prospecteren via e-mail: enkele tips.

Enkele algemene tips van onze salesexpert Aileen Deloof voor wie aan het cold mailen slaat.

Onderwerpregel
“Elke prospectiemail begint met research. Leer je prospect kennen voor je contact zoekt. Waar liggen z’n interesses, misschien vind je een aanknopingspunt op LinkedIn of op de website? Je onderwerpregel moet opvallen en je prospect triggeren.”
Inhoud
“Hou je mail kort, relevant en spreek je contactpersoon bij voorkeur aan met de voornaam. Start met een sterke openingszin, zoek verbinding en sluit je mail af met één duidelijke call to action.”
Timing
Het ideale tijdstip om een prospectiemail te versturen is moeilijk te bepalen. Over het algemeen worden mails die je tussen 9 en 11u ‘s ochtends verstuurt sneller geopend en doen e-mails verzonden in het begin van de week of net voor het weekend het iets beter.
Do’s en don’ts
“Templates gebruiken en copy-pasten zijn echt uit den boze als het om prospectie e-mails gaat. Personaliseren is een must, meteen de aandacht grijpen en vasthouden ook. Vermijd saaie intro’s, ellenlange paragrafen en het woord ‘ik’. Focus op je prospect, kom meteen to the point en nogmaals: hou het kort.”

Een prospectiemail schrijven: zo begin je eraan.

Na de theorie komt de praktijk: je prospectiemail opstellen. Om die kort, overzichtelijk en to the point te houden, maak je gebruik van de 3R-structuur:

Relevant
Toon je prospect dat je je huiswerk hebt gemaakt. Pik in op een vraag, situatie of probleem waar je klant mee te maken heeft of verwijs naar een andere klant in dezelfde situatie. Maak vanaf de eerste zin duidelijk dat je je prospect begrijpt.
Reward of beloning
Pitch niet meteen je product – grote kans dat de ontvanger daardoor meteen afhaakt - maar bied je prospect een video, blogartikel, verhaal of iets anders dat voor hem van waarde kan zijn. Kom snel terzake en toon wat voor hem/haar belangrijk is. Stuur je een video, zeg dan in welke minuut er iets interessants gebeurt. Verwijs je naar een blog, duid dan ook de paragraaf aan die z/hij zeker moet bekijken.
Request of verzoek
Het doel van cold mailing is een afspraak vastleggen, maar vermijd verzoeken die exact hetzelfde klinken als de andere mails die je prospect wekelijks ontvangt: ‘mag ik 15 minuten van uw tijd vragen om me voor te stellen’, ‘hebt u volgende week een moment om elkaar te ontmoeten’, … Start liever meteen een gesprek, bijvoorbeeld met een vraag als ‘Vond u dit artikel interessant?’ of ‘Is dit voor uw bedrijf een prioriteit?’. In een volgende e-mail kan je opnieuw inpikken op die vraag en het gesprek voortzetten.

Fase twee: de opvolgmail

De eerste cold email hoeft niet meteen raak te zijn - en is dat meestal ook niet. Krijg je niet meteen reactie, dan kan je een vervolgmail sturen of de telefoon ter hand nemen. De 3x3-regel zegt dat je maximaal drie opvolgmails mag sturen, met een interval van minstens drie werkdagen.

“Tegen die regel zondig ik weleens”, zegt Aileen. “Zie ik dat de ontvanger mijn e-mail (vaak) opent, dan volg ik die meteen op met een telefoongesprek. In andere gevallen laat ik er een dag of twee overheen gaan.”

Goede en slechte voorbeelden van cold emailing

De kunst van cold emailing kan je kort samenvatten als: een e-mail opstellen die zo weinig mogelijk wegheeft van een klassieke prospectiemail. Deze voorbeelden tonen wat we daarmee bedoelen.

Templates
Niets schreeuwt meer “commerciële e-mail” dan een mail die netjes is opgemaakt volgens een template. Hou de lay-out, taal en toon van je e-mail daarom menselijk en toegankelijk. Je prospect heeft geen boodschap aan een mooi verpakt verkoopboodspraatje, wel aan een echte oplossing voor een reëel probleem.
De ik-valkuil
Een e-mail persoonlijk maken is goed, een overdaad aan “ikken” is dat niet. De focus op je prospect leggen begint immers bij de woorden die je gebruikt. Denk eraan: een prospectiemail gaat niet om jou en wat jij wil verkopen, wel om wat je prospect nodig heeft en wat jij voor hem kan betekenen.
Het epistel
Je hebt nu eenmaal veel te vertellen, je schrijft graag en al die info is toch té interessant om niet mee te geven? De harde realiteit is dat je ontvanger je mail in enkele seconden zal scannen - en meteen zal afhaken als hij doorheen een berg informatie moet ploegen. Hou je mail kort. Algemene richtlijn: tussen de 50 en 125 woorden.
De formele e-mail
Overdreven formele aanspreking, nietszeggende introductiezin en … je e-mail verdwijnt onherroepelijk in de prullenmand. De eerste zinnen zijn cruciaal als je de volledige aandacht van je prospect wil. Hou de afstand tussen jullie zo klein mogelijk - “geachte” is echt niet meer van deze tijd, beleefd zijn blijft een must - en verras met een originele, directe of ontwapenend eerlijke openingszin.