Algemene voorwaarden opstellen: waarom en hoe doe je dat?

In je algemene voorwaarden som je beknopt jouw werkwijze op en wat je van de klant verwacht. Is dat verplicht? Nee, algemene voorwaarden zijn niet verplicht. Het zijn wel een aanrader.

1. Je biedt helderheid voor je klanten. Van de betalingstermijn tot aansprakelijkheid: je algemene voorwaarden bevatten tal van praktische afspraken en spelregels. Zo kennen (potentiële) klanten jouw aanpak voor ze met je in zee gaan.
   
   
2. Kom je in de problemen door een klant die de afspraken niet nakomt, dan heb je de afspraken zwart op wit staan. Leidt de discussie tot een rechtszaak, dan heb je recht van spreken. Als je de algemene voorwaarden correct had opgesteld natuurlijk.
   
   
3. Bij gebrek aan algemene voorwaarden is de normale wetgeving van toepassing op al je offertes. Maar let op: bepaalde wetten zijn vatbaar voor interpretatie of passen gewoon niet bij jouw bedrijf. Met je eigen algemene voorwaarden cover je zaken die niet in de wetgeving zijn opgenomen of waar je – indien mogelijk – van wil afwijken. Denk bijvoorbeeld aan de betalingstermijn.
   
   
4. Last but not least: je wint er tijd mee. Door duidelijke algemene voorwaarden op te stellen en die bij je offerte te voegen, hoef je niet telkens te onderhandelen bij een nieuwe overeenkomst.

Tijd besparen, daar houden we van bij Teamleader. Meer zelfs: met onze software stel je in een mum van tijd offertes op, inclusief algemene voorwaarden. Hier lees je hoe dat in z’n werk gaat.

Of je je algemene voorwaarden in drie zinnen samenvat of er een heus boekwerk van maakt, ze moeten hoe dan ook aan drie voorwaarden (hoe ironisch) voldoen:

1. Ze zijn vóór of tijdens het afsluiten van de overeenkomst vastgelegd. Algemene voorwaarden pas aan de klant geven nadat hij zijn (digitale) goedkeuring op de offerte heeft gegeven, is not done. Je kan op je offerte vermelden waar iemand je voorwaarden terugvindt of je voegt ze toe aan je offerte. Zodra je een overeenkomst hebt, zijn de algemene voorwaarden van toepassing.
   
   
2. Hoe spitsvondig je je algemene voorwaarden ook formuleert, ze moeten duidelijk zijn. Bij dubbelzinnige interpretaties of tegenstrijdigheden geldt de meest voordelige invulling voor je klant. Daarnaast moeten de voorwaarden ook letterlijk leesbaar zijn: een duidelijk lettertype en grootte dus. De term ‘kleine lettertjes’ is niet zomaar ontstaan - en is duidelijk geen koosnaampje.
   
   
3. Wees redelijk. Torenhoge schadevergoedingen of nalatigheidsinteresten zijn uit den boze. De wet eist namelijk evenwichtigheid. Vindt een rechter je voorwaarden onredelijk, dan kan hij ze in het geval van een rechtszaak zo aan de kant schuiven en heb jij alsnog geen poot om op te staan.

Online vind je verschillende voorbeelden van algemene voorwaarden terug. Die klakkeloos overnemen is verleidelijk, maar een no-go. Iedere onderneming is immers anders.

Wel kan je je baseren op de voorwaarden van gelijkaardig bedrijf en die – in samenspraak met een jurist of boekhouder – afstemmen op jouw maat. Daarnaast stellen verschillende ondernemersorganisaties templates beschikbaar voor hun leden.

Aangezien je algemene voorwaarden in lijn moeten zijn met je onderneming, is een volledige opsomming onbegonnen werk. Wel delen we graag een aantal usual suspects:

Hiermee stel je dat enkel jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst, en niet die van je klant.

Je offerte

• Hoe vrijblijvend zijn je offertes?
• Wanneer beschouw je een offerte als aanvaard?
• Hoe lang is je offerte geldig en hoe en wanneer kan je klant een bestelling annuleren?

De prijsbepaling

• Wat is inbegrepen in de prijs, en wat niet?
• Welk btw-tarief is van toepassing?
• Hoe reken je eventuele extra kosten aan? Bijvoorbeeld in regie aan uurtarief.

De levering

• Wat zijn je leveringsvoorwaarden en -termijnen?

De betaling

• Hoe en wanneer moet je klant betalen?
• Reken je op een voorschot?
• Wat als de klant niet of te laat betaalt?

Eventuele klachten

• Wanneer mag jij of je klant de overeenkomst beëindigen en hoe verloopt die stopzetting?
• Welke vergoeding hangt daaraan vast?
• Binnen welke termijn en op welke manier moet een klant eventuele klachten indienen?
• Welke rechtbank is in dat geval bevoegd?