Hoe agencies projecten beheren met Teamleader

Waarom kiezen agencies voor projectmanagement software met Teamleader? We spraken met 5 Europese agencies om het te ontdekken. Hoe gebruiken ze onze tool? Hoe hielp Teamleader hen om deadlines te halen, budgetten onder controle te houden en klanten gelukkig te maken? Lees en ontdek hoe meer dan 1800 agencies het maximum uit onze software halen.

• Koen Rogiers, projectmanager bij webbureau Yappa
• Jannis Lootens, oprichter van marketingbureau RedMatters
• Kenneth Vanhoutte, senior contentmanager bij contentmarketingbureau Com&Co
• Arlette Haak, projectmanager bij marketingbureau Sales Care

Kenneth: “Het is simpelweg heel flexibele software. In een agency heb je een heleboel taken en verantwoordelijkheden en heeft iedereen zowat zijn eigen manier van werken. Teamleader is de enige tool die erin slaagt om alle nodige functies te verenigen, zonder dat iemand op een andere manier moest gaan werken.

Jannis: “We beheren nu meer dan 110 projecten tegelijkertijd. Vóór Teamleader waren dat er slechts 65. We hebben nu meer draagkracht, besparen geld en bereiken meer.”

Jannis: “Met Teamleader zet je een deal snel om in een offerte. Doordat we al onze diensten aan Teamleader hebben toegevoegd, kunnen we ze gemakkelijk aan offertes toevoegen. Bovendien kunnen we ook automatisch namen, prijzen, productbeschrijvingen en zelfs vertalingen toevoegen. Templates maken is ook mogelijk: dat zijn standaardberichten die je gemakkelijk kan personaliseren. Je kan ook een link naar CloudSign toevoegen: een bijzonder handig online platform waarop klanten offertes kunnen nakijken en goedkeuren. Zodra een offerte is goedgekeurd, veranderen we dit meteen in een project.”

Koen: “Wanneer een klant een offerte goedkeurt, kunnen we met de planning starten. We veranderen een deal automatisch in een project. Vervolgens maak ik een algemeen overzicht van de nodige middelen en kosten.”

Kenneth: “We verdelen alle taken tijdens statusmeetings, die we drie keer per week organiseren. Dat lijkt misschien veel, maar de verdeling van het werk was vroeger veel tijdrovender. We hebben heel wat verschillende klanten: daarom moeten we zorgen dat elk teamlid genoeg, maar niet teveel hooi op zijn vork hoeft te nemen. Onze Teamleaderagenda is een grote hulp om verschillende kalenders te beheren. Terugkerende teamvergaderingen, in combinatie met een volledig overzicht van elkaars agenda, is nodig om elk project tijdig af te leveren. Onze interne communicatie is er enorm op vooruitgegaan.”

“Onze Teamleader-agenda is een grote hulp om verschillende kalenders te beheren.”

Arlette: “Wanneer we een deal aanmaken of sluiten, ontvang ik daar een melding van. Ik verander de deal dan in een project en bereid de briefing van onze accountmanagers voor. De gedeelde kalender is erg handig, al ben ik degene die de taken bij onze consultants inplant.

Jannis: “Voor elk nieuw project, maak je milestones op basis van je offerte. Daarna splits je elke milestone op in verschillende taken en meetings. Het is eenvoudig om taken en verantwoordelijkheden aan collega’s toe te kennen: met de projectplanning zien we in één oogopslag hun werkschema, waarna we met de drag-en-drop-functie taken op vrije tijdstippen inplannen.”

Koen: “Elke week doorlopen de projectmanagers alle projecten met onze CEO tijdens een statusmeeting. We bekijken of we bij elke milestone nog op schema zijn en gaan na hoe elke rol binnen het team presteert. Iedere afdeling, van marketing tot helpdesk, heeft zijn eigen doelstellingen. Door hun prestaties na te gaan komen we meer te weten over onze werkelijke groei én kunnen we factuurprijzen beter inschatten.”

Kenneth: “Gisteren vroeg een klant me om een communicatieplan op te stellen voor een groot evenement. Ik maakte eerst een offerte op met een schatting van de prijs en de lengte van elk afzonderlijk onderdeel van het plan, zoals presentaties en artikels. Daarna zette ik het om in een project, waarbij ik elk afzonderlijk onderdeel in een milestone veranderde. Ik kan niet meer zonder de feature waarmee je aan elke milestone een deadline toevoegt: Teamleader stuurt me automatisch herinneringsmails wanneer een deadline nadert. In plaats van een project manueel aan te maken, zorgt de tool ervoor dat ik op tijd herinneringen ontvang en taken vlot kan verdelen.”

Koen: “Teamleader brengt verschillende features samen, en daar houd ik van. Vroeger gebruikte ik afzonderlijke tools voor crm, projectmanagement software en facturatie. Nu is de overschakeling van offertes naar projecten en van project naar factuur haast automatisch. Dat helpt ons tijd te besparen.”

Jannis is voornamelijk groot fan van de connectie tussen tijdsregistratie en facturatie. “Alle medewerkers weten te allen tijde hoeveel tijd ze aan een taak spenderen. Als een project voltooid is, kan een projectmanager dat meteen factureren - op basis is van het aantal gewerkte uren of een vaste prijs voor elke milestone.”

Arlette: De tijdsregistratie-feature is heel gebruiksvriendelijk. Je registreert tijd in Teamleader zodra je iets voltooit of een pauze neemt. Het bijhouden van tijd is gemakkelijker en zorgt ervoor dat je facturen heel exact zijn.”

Jannis: “Projectmanagers hebben uiteraard een onmiddellijk overzicht van alle projecten nodig. Wat is de status, hoe verlopen de zaken? Blijven we binnen budget en zo niet, waarom? Wie ondertekende specifieke papieren? Voor meer details kan je in een handomdraai omschakelen naar een helikopterview om het volledige overzicht te bewaren. Maar niet alleen projectmanagers gebruiken Teamleader - het hele team is betrokken. Onze creatieve werkkrachten gebruiken de tool om tijd te registreren en taken bij te houden en op te volgen. Wij, het managementteam, gebruiken de software voor een overzicht van alle lopende projecten en om betere prognoses van onze budgetten te maken.”

Arlette: “Tijdens het testen van de gratis proefversie, was ik onmiddellijk overtuigd: dit is perfect voor een projectmanager, maar ook heel handig voor onze accountmanagers. En eigenlijk ook voor onze consultants, developers, … Teamleader houdt echt wel rekening met elke rol binnen een organisatie.”

Koen: “Jazeker. Dankzij het afspraakverslag heeft iedereen op elk moment toegang tot het rapport.”

Arlette: “Ik ben ook groot fan van de afspraakverslagen om te weten welke taken afgewerkt zijn. De e-mail met het verslag zit ook toegevoegd aan het project. Daardoor kan ik heel duidelijk zien welke taken wel of niet zijn afgewerkt. Voor een projectmanager is dat een absolute must.”

Jannis: “Ticketing verbeterde onze interne communicatie enorm en maakt het leven van onze projectmanagers een stuk makkelijker. Wanneer mensen een foutje opmerken, maken ze een ticket aan. Dat linken we aan het juiste team waardoor de projectmanager in Teamleader een overzicht krijgt van alle onopgeloste vragen.”

Kenneth: “Elke tool beweert gebruiksvriendelijk te zijn, maar Teamleader is dat ook écht. Ik heb het altijd openstaan in mijn browser en gebruik het eigenlijk zonder dat ik erover nadenk. Ik worstelde vroeger met verschuivingen in de planning - in onze sector komt dat héél vaak voor. Nu kan ik vlot taken heen en weer verschuiven zonder deadlines te missen.