Tijdregistratie voor consultants: 4 redenen om er vandaag nog mee te beginnen

Waar tijd geld is, wordt tijdregistratie een vanzelfsprekendheid. Toch blijft het een delicaat thema in professionele dienstverlening: onderzoek wijst uit dat tijdregistratie vaak wordt uitgesteld tot het laatste moment, om vervolgens bij elkaar gepuzzeld te worden op basis van e-mails en het eigen geheugen. En dat komt de nauwkeurigheid natuurlijk niet ten goede.

Met Teamleader hou je al je gepresteerde uren moeiteloos bij. Hoe? Dat lees je op onze tijdsregistratie-pagina!

Zo registreert slechts 18% van de ondervraagden (advocaten, accountants en consultants) zijn gepresteerde uren één keer per dag. 40% geeft aan het een of twee keer per week te doen, en 22% zelfs maar een of twee keer per maand.

Het geschatte lek dat daaruit voortkomt, is navenant: niet meer dan 4 op 10 deelnemers aan het onderzoek denkt 90 tot 100% van de voor een klant gewerkte uren juist bij te houden. De andere 60% van de ondervraagden laat een verlies optekenen van minstens 10 tot zelfs 30% aan factureerbare uren.

Originele bron: Onderzoek van TIQ en London Business School

Omdat consultants meestal voor een beperkt aantal klanten tegelijk werken, blijft het verlies bij hen beperkt tot “slechts” 15%. Op een werkweek van 40 uren loopt dat echter al gauw op tot zo’n 4,32 uur per consultant die niet doorgerekend worden.

Waarom wordt met tijdregistratie zo’n loopje genomen? Daarvoor bestaan vermoedelijk verschillende redenen:

• De impact wordt niet gemeten: er heerst een bepaalde onwetendheid, waardoor de financiële impact van slechte tijdregistratie op een organisatie eerder wordt onderschat dan correct becijferd.
• Administratie lijkt bijkomstig: consultants worden betaald voor hun professionele expertise, niet hun administratieve talenten.
• De methodes zijn onhandig: de vaak verouderde methodes om tijd te registreren, vastgeroest in weinig gebruiksvriendelijke ERP-pakketten, helpen de zaken niet vooruit.
• Het is een vertrouwenskwestie: als het nut van tijdregistratie niet voor iedereen duidelijk is, loop je het risico dat het als een veredelde prikklok wordt beschouwd, een controlemechanisme dus.

Veel kmo's en dienstverlenende bedrijven halen voordeel uit nauwkeurige tijdregistratie. We lijsten hier de voordelen op voor consultants:

Sommige tools voor tijdregistratie zijn inderdaad weinig meer dan een prikklok. De beste tools kunnen daarentegen de gewerkte tijd per klant, team, gebruiker of project registreren, en omzetten in hapklare statistieken. Met andere woorden: alles wat je nodig hebt om kosten in kaart te brengen en de processen binnen je bedrijf te verbeteren.

Een moderne tool voor tijdregistratie toont alle taken en milestones van een project die al in de agenda’s van consultants - of externen - zijn ingepland, nog gepland moeten worden of al zijn afgerond. Gekoppeld aan een facturatietool wordt tussentijds facturen versturen, op basis van afgeronde taken, periodes of tijd, zo kinderlijk eenvoudig. Automatische betalingsherinneringen doen je klanten bovendien sneller betalen.

Onafhankelijk van hoe je factureert, biedt accurate tijdregistratie je klanten net dat extra streepje transparantie, dankzij gedetailleerde rapporten. Kies je bewust voor projecten met een scherpe vaste prijs om klanten langer aan jou te binden? Dan kan je perfect aantonen hoeveel gepresteerde uren je niet hebt gefactureerd. Reken je liever tot op de minuut door? Dan kan je ook haarfijn bewijzen wat je hebt gepresteerd. Handig bij contractonderhandelingen.

Een project budgetteren met de natte vinger is onbegonnen werk. Achteraf kan je namelijk niet meer ingrijpen. Door de aan een project gewerkte uren om te rekenen - aan een vaste uurprijs, een variabele prijs per consultant of per taak - weet je op elk moment hoeveel budget je al hebt verbruikt. Zo zie je de waarde van het project in real time evolueren, wat je tijd en ruimte geeft om bij te sturen waar nodig.