4 manieren om je administratie te beperken tot een absoluut minimum

We willen met z’n allen massaal productiever werken. Maar er wordt wel eens vergeten dat de hoeveelheid administratie die werknemers op hun bord krijgen rechtstreeks invloed heeft op hun productiviteit. Minder papierwerk is dus een belangrijke voorwaarde om efficiënter te werken. Onderzoek van Microsoft toont aan dat 26% van de kmo-werknemers zegt productiever te kunnen werken als ze minder administratieve taken hebben.

In onze Tijdstrijd-campagne deden we samen met Ivox onderzoek naar de tijdsbesteding van ondernemers. Wat bleek? 85% van alle ondernemers geeft aan dat administratie in de top 3 staat van zaken waar ze te veel tijd aan spenderen. Administratie spant de kroon, op ruime afstand gevolgd door facturatie (39%) en offertes (33%).

Vrees niet langer voor een administratieve hel - er is beterschap in zicht. Er zijn tal van manieren om die berg aan te pakken en je werknemers efficiënter te laten werken. Het digitaliseren van je papierwinkel is het antwoord.

De grootste dooddoener voor een tijdrovende administratie zijn rommelige gegevens die overal verspreid zitten. Je vindt zelden de juiste gegevens terug, er heerst een wildgroei van rondslingerende papieren en mappen, belangrijke gegevens glippen door de mazen van het net waardoor je een nieuwe verkoopsopportuniteit misloopt, enzovoort.
Maak daarom crm (of Customer Relationship Management) het kloppend hart van je administratie. Het principe: beheer al je data vanuit één plaats. Concreet betekent het dat je gegevens over klanten, leveranciers, etc. in één systeem bewaart en onderhoudt. Zo verlies je nooit gegevens en deel je ze makkelijk met je collega’s. Crm-software koppel je ook aan allerlei werktools zoals je boekhoudprogramma of mailbox zodat je een 360° overzicht over je administratie krijgt.

Elke dag gaan er een heleboel belangrijke documenten de deur uit: offertes, facturen, betalingsherinneringen, noem maar op. Manueel documenten opstellen, aanpassen en versturen is een tijdrovend, lastig karwei.

Een veelgehoord scenario: je merkt een onbetaalde factuur laat op, en moet dan nog handmatig een herinnering sturen. Ettelijke dagen verstrijken eer jij je geld ziet. Ondertussen verwachten jouw leveranciers natuurlijk wel dat jij stipt betaalt. Niet optimaal voor je cashflow.

Dit kan je gemakkelijk vermijden door elektronisch documenten te versturen. Waarom? Het online versturen, ondertekenen en betalen van facturen is nagenoeg gratis, aanpassingen zijn handig gemaakt en een document is veel sneller ondertekend. Een betaling is voldaan? Je ontvangt meteen een melding en stuurt een attent bedankingsberichtje. Je versnelt het hele proces, van aankoop tot betaling. Op het einde van de rit win je er zelfs geld mee. Bovendien gelooft volgens Unizo 42% van de ondernemers in mobiel en contactloos betalen. Laat een facturatieprogramma je dus helpen.

Naast binnenkomende post zijn er honderden andere belangrijke documenten die op het meest ongelukkige moment onvindbaar zijn. Elk bedrijf kan ervan profiteren om documenten online op te slaan zodat je ze gemakkelijk kan terugvinden. Digitaal werken vraagt ook om de digitalisering van documenten. Zo heb je ze altijd en overal bij de hand. Een (quasi) papierloos kantoor - of paperless office - zorgt er bovendien voor dat je bedrijf minder kwetsbaar is voor diefstal en de gegevens van je klanten beter kan beschermen.

Nog een belangrijke bekende slokop: je personeelsadministratie. In België alleen al worden er maandelijks miljoenen loonbrieven uitgestuurd. Voor ondernemers is het introduceren van digitaal personeelsbeleid een slimme zet om opnieuw grip te krijgen en precisiewerk te garanderen.

Met een digitale personeelsbalie laat je je werknemers grotendeels zelf de belangrijkste zaken doen: verlof aanvragen, ziekte ingeven, persoonsgegevens up-to-date houden, of je tijd registreren: je regelt het allemaal via een online portaal. Werknemers vragen zo zelf hun verlof aan en je manager geeft met één klik zijn goedkeuring. Bovendien worden al die aanpassingen en toevoegingen ook automatisch in rekening gebracht met je loonberekening. Dat stimuleert niet alleen een gezonde arbeidsrelatie, je zorgt er ook voor dat je werknemers meer autonomie en verantwoordelijkheid krijgen.

Een goed georganiseerde, geoliede administratie via de digitale kanalen werkt prettig. Het biedt een aangenamere klantervaring en waarborgt de veiligheid van al je gegevens. Nog héél mooi meegenomen: het is kostenbesparend. Klaar om het over een andere boeg te gooien en je hele administratie te digitaliseren?