Projectmanagementtool: waarom en welke tool?
Krijg vat op de voortgang en het budget van je projecten. Teamleader Focus is dé projectmanagement tool waarmee je gemakkelijk van offerte naar project en van project naar factuur werkt. Met Teamleader Focus heb je alles binnen één tool: je offertes, facturen, crm en projectplanning. Zo heb je altijd overzicht over je projecten en meer rust in je hoofd.
Geen kredietkaart nodig.
- Wat is project management software?
- Teamleader Focus als projectmanagement tool: de regie in handen.
- Wat zijn de belangrijkste functionaliteiten van een projectmanagement tool?
- Wanneer heb je een projectmanagement tool nodig?
- 3 voordelen van vroeg starten met een projectmanagement tool
- Hoe kies je de juiste projectmanagement tool?
- De 5 beste projectmanagement tools
- Veelgestelde vragen
Wat is project management software?
Voor we dieper ingaan op de definitie van projectbeheer, gaan we na wat een project precies is. Een project is een tijdelijke activiteit die bestaat uit een reeks taken met één einddoel. De uitvoering van die taken wordt bepaald door de tijd, de mensen en de middelen die je voorhanden hebt.
Eenvoudig gezegd is projectbeheer een aanpak die ervoor zorgt dateen project vlot verloopt en op een succesvolle manier wordt gerealiseerd, binnen de tijd en het budget die voorzien waren. . Projectmanagement betekent dus: projecten tot een goed einde brengen met behulp van een goede planning én een professionele uitvoering.
Meer weten? In onze webinar zie je precies hoe onze projectmanagementtool werkt.
Teamleader Focus als projectmanagement tool: de regie in handen.
Er zijn behoorlijk wat goede projectmanagement tools op de markt. Dus waarom Teamleader Focus als projectmanagement tool? Andere projectmanagement tools worden vaak ingezet náást een facturatiesysteem en/of een crm. Teamleader Focus combineert projectmanagement, facturatie, offertes en crm in één tool. Teamleader Focus gaat daarmee voluit voor flexibiliteit en gebruiksgemak, en combineert dat met twee andere sterke punten: de financiële flow en crm.
Met Teamleader Focus werkt alles naadloos en op één plek samen:
Run je zaak op één plek
Met Teamleader Focus zijn je facturen, offertes, crm en planning gelinkt. Zo vullen ze elkaar aan en versterken ze elkaar. Je kan bijvoorbeeld op elk moment je werk factureren, gebaseerd op de daadwerkelijk gepresteerde uren. Handig!
Plan flexibel
Teamleader Focus ondersteunt jouw manier van werken, je hoeft dus niet jouw werkwijze aan te passen om de software te kunnen gebruiken. Pas toe wat voor jou werkt en niet andersom. Zo link je meerdere offertes makkelijk aan één project en hergebruik of kopieer je snel de planning van een type project. Je kiest zelf welk werk je wel of niet factureert.
Beheer je budget
Kijk of je binnen budget blijft, voor het hele project of per fase. En zie je verwachte winst in één oogopslag. Zo grijp je op tijd in, neem je betere beslissingen en kan je transparant zijn naar klanten, medewerkers en managers toe.
Bescherm je winstmarge
Dankzij Teamleader Focus heb je inzicht in je omzet, winst en kosten. Zo kan je betere inschattingen maken, stijgt je winst en herken je succesvolle projecten sneller, waardoorje in de toekomst betere beslissingen kan nemen.
Lever projecten op tijd op
Met onze projectplanner haal je het maximum uit je projecten en mis je nooit meer een deadline. Dankzij de capaciteitsplanning heb je zicht op de werklast van je team en plan je het werk realistisch in. De tijdregistratie vul je gemakkelijk in en zet je met enkele klikken om in een factuur.
Link automatisch naar je facturatie en crm
Dankzij de link tussen je facturen, offertes, crm en planning heb je geen dubbel werk meer in verschillende tools. In enkele klikken ga je van offerte naar project en van project naar factuur. Factureer je werk op elk moment en op basis van je tijdregistratie, het afgesproken bedrag of een combinatie daarvan. Je weet exact wat de kosten, opbrengsten en winst van elk project zijn.
Wat zijn de belangrijkste functionaliteiten van een projectmanagement tool?
Goede projectmanagement software heeft in ieder geval de volgende functionaliteiten:
1. Plannen
Deze functionaliteit vormt de basis van je projectmanagement software. Een goede tool helpt je verschillende taken en deadlines op te volgen. Een gedeelde agenda voor je hele team, met een automatische melding wanneer er een deadline nadert, is een grote troef.
2. Taakbeheer
Een efficiënte task manager helpt je om projecten te verdelen in mijlpalen en taken, en die vervolgens te koppelen aan deadlines en budgetten. Afhankelijk van de tool wordt ook een ‘kritisch pad’ uitgestippeld, dat aangeeft in welke volgorde de taken moeten worden uitgevoerd om het project optimaal te laten verlopen.
3. Samenwerking & communicatie
Snelle en efficiënte samenwerking is de sleutel tot het succes van je project. Door alle projectgegevens te verzamelen en ze makkelijk toegankelijk te maken, zorgt een projectmanagement tool voor volledige transparantie binnen je team en met je klanten. En doordat zij de voortgang van het project kunnen volgen, bespaar je ook tijd op eventuele vergaderingen.
4. Rapporten & analyses
Analyserapporten en statistieken geven je inzicht in je projecten. Wat werkt en wat kan beter? Waarom wordt het budget overschreden of waarom was het project niet op tijd klaar? Nuttige informatie waaruit je lessen trekt voor de toekomst en waardoor je betere beslissingen leert maken.
5. Beheer je resources & je budget
Projectmanagement software geeft je een overzicht over je planning en je resources. Op deze manier blijf je makkelijker binnen budget, vermijd je dubbele boekingen en onnodige uitgaven. Zo kom je nooit meer handen tekort.
6. Time sheets
Tijdregistratie toont je welke taken het meeste tijd in beslag nemen. Zo maak je betere inschattingen voor toekomstige projecten. Met sommige tools kan je verschillende uurtarieven instellen of automatisch factureerbare uren toevoegen.
7. Mobiele app
Een mobiele toepassing geeft op elk moment toegang tot het project, ook onderweg. Meestal kan je met zo’n mobiele app ook taken beheren, facturen maken en opvolgen en informatie aan je team doorgeven, waar je ook bent.
8. Integraties
Door mailboxen, persoonlijke agenda's en crm-applicaties aan je projectmanagement tool te koppelen, heb je vlot toegang tot al je gegevens. Het zorgt bovendien voor meer transparantie in je team.
Wanneer heb je een projectmanagement tool nodig?
Ben je betrokken bij verschillende projecten? Dan is het werken met verschillende tijdlijnen en misschien zelfs met verschillende teams je vast niet onbekend. Een projectmanagement tool kan ervoor zorgen dat je overzicht houdt op al deze lopende projecten.
Toch blijkt uit ons Agency Benchmark-onderzoek dat bedrijven pas beginnen na te denken over een projectmanagement tool zodra ze het overzicht zelf niet meer kunnen bewaren. Meestal is dit vanaf zo’n 20 werknemers. Maar eigenlijk is het beter om te beginnen met degelijk projectmanagement vóórdat je tegen problemen aanloopt.
3 voordelen van vroeg starten met een projectmanagement tool
Het tijdig starten van goed projectmanagement en het integreren van een projectmanagementsysteem heeft meerdere voordelen:
-
#1
De omzet per medewerker stijgt
Dankzij projectmanagement software kan je efficiënter werk inplannen en taken verdelen. Zo kunnen je medewerkers optimaal presteren. Uit een analyse van klanten in de periode vóór Teamleader Focus versus erna, zien we dat de gemiddelde omzet per fulltime medewerker stijgt met maar liefst 7%.
-
#2
Flexibele projectmanagement software ondersteunt de groei van je bedrijf
Als je tijdig flexibele software integreert, hoef je het overzicht helemaal niet te verliezen. Dankzij software die vanaf het begin flexibel en schaalbaar is, heb én houd je het overzicht. Flexibele software helpt je om verder te groeien en je manier van werken bij te schaven. Zo hoef je niet eerst tegen grenzen of problemen aan te lopen, voordat je overstapt naar projectmanagement software.
-
#3
Je team is het al helemaal gewend
Het overstappen naar een nieuw systeem kost tijd en moeite. Mensen zijn nou eenmaal gewoontedieren en zullen eerst moeten wennen aan nieuwe processen of systemen. Doe je dit pas op het moment dat je het overzicht verliest? Dan voeg je eigenlijk enkel werkdruk toe. Om dit te voorkomen stap je beter al eerder over naar een goede projectmanagement tool.
Meer gemoedsrust, minder gedoe. Probeer het twee weken gratis.
Overzicht over je projecten, inzicht in je cijfers en rust in je hoofd.
Dat wil jij toch ook? Test Teamleader Focus twee weken gratis uit.
Geen kredietkaart nodig.
“Ik heb gekozen voor Teamleader Focus, omdat ik al mijn projecten en data op één plek kwijt kan. Je kan calls verwerken en tijd registreren, je kan er taken inzetten en direct de agenda van een medewerker bekijken en aanvullen. Voorheen deden we dat op vijf verschillende plekken.”
- Sasha Yazdi, directeur & oprichter
“Vroeger registreerde men haar gewerkte uren aan het eind van de dag in. Maar die registratie was vaak onvolledig, 's avonds ben je al de helft vergeten wat jij die dag hebt gedaan. In Teamleader Focus gebeurt de tijdregistratie in real time, vanaf minuut één. Zo krijgen wij beter inzicht in wat we kunnen factureren, waar wij tijd verliezen en of er bottlenecks zijn."
"Hoeveel kost een project écht? Teamleader Focus maakt het evalueren en het berekenen hiervan perfect mogelijk: zo weten we meteen dat we volgende keer een halve dag extra moeten rekenen voor een bepaalde opdracht.”
- Luk Thys, eigenaar en zaakvoerder
"Soms werken we met hele grote offertes en langdurige projecten. Asbest verwijderen kan één of twee dagen duren, maar ook weken of maanden, en zelfs verspreid over het hele jaar. Je wilt dan voor de klant de kosten en planning transparant maken, en ook voor jezelf: Teamleader Focus kunnen we alle kosten gedetailleerd bekijken en opnemen. Zo weten we hoeveel we verdienen aan een project. Hoe we er financieel voor staan, dus."
- Emily Leten, preventieadviseur
Hoe kies je de juiste projectmanagement tool?
Ieder bedrijf werkt op zijn manier. Daarom is het belangrijk om een tool te kiezen die bij je past en waarmee je makkelijk aan de slag kan. Om je te helpen bij die keuze, kan je gebruikmaken van deze checklist. Door antwoord te geven op alle vragen krijg je een duidelijk beeld van jouw wensen en behoeften. Heb je je oog op een projectmanagement tool laten vallen? Leg dan de functionaliteiten van de tool naast je checklist.
- Hoeveel mensen zullen de tool gebruiken?
- Hoe belangrijk is dataveiligheid?
- Welke integraties met andere apps zijn voor jou een must?
- Volstaat een eenvoudige to-do lijst of heb je belang bij een complexere planningtool?
- Hoe belangrijk zijn documentmanagement en opslag?
- Wil je remote kunnen werken met de tool?
De 5 beste projectmanagement tools
Op zoek naar een goede projectmanagement tool? Dit zijn de vijf meest gebruikte apps voor projectopvolging:
1. Teamleader Focus
Teamleader Focus is een alles-in-één oplossing waarmee je verschillende projecten gelijktijdig kan opvolgen. Dankzij de link met offertes, facturen en crm kan je met Teamleader Focus nog veel meer dan projecten managen:
- Maak een factuur aan voor, tijdens of na de oplevering van je werk. Begin van nul of gewoon vanuit een offerte, project of tijdregistratie.
- Zet met één druk op de knop (een deel van) je offerte om in een project of factuur.
- Laat klantgegevens op offertes en facturen automatisch updaten als je wat verandert in het crm.
- Factureer je werk op basis van daadwerkelijk gepresteerde uren.
- Wanneer je start met Teamleader Focus hoef je je klantgegevens niet zelf over te typen. Alle data wordt automatisch geïmporteerd vanuit je agenda, mailbox, marketingsoftware ...
Projectmanagers gebruiken Teamleader Focus daarom niet alleen om hun projecten te beheren, maar om hun volledige workflow te stroomlijnen.
Geen kredietkaart nodig.
2. Trello
Trello visualiseert de activiteiten van je team en de voortgang van je projecten aan de hand van Kanban-borden. To-do lijsten en gesprekken maak je aan in de vorm van kaarten die je vervolgens kan verplaatsen op het bord. De software beschikt ook over verschillende power-ups of integraties met andere platforms.
3. Asana
Asana is een projectmanagement oplossing waarmee je taken en projecten beheert, gesprekken voert en ideeën deelt met je collega’s. Met de software creëer je makkelijk prioriteiten en verantwoordelijkheden binnen teams. Je kan ook de voortgang van je projecten volgen in real time en ontvangt automatisch meldingen over belangrijke projectupdates.
4. Basecamp
Basecamp is projectmanagement software die online samenwerken makkelijker maakt. Teamleden kunnen bijvoorbeeld berichten voor elkaar achterlaten en je ziet snel wie verantwoordelijk is voor welke taken. De tool is minder geschikt om meerdere projecten tegelijk op te volgen. Je kan ook geen milestones en prioriteiten instellen of taken toekennen aan meerdere gebruikers.
5. JIRA
Jira is een projectmanagement-tool die ooit ontworpen werd als een bug- en problementracker. Vandaag wordt de tool vooral gebruikt door agile teams voor softwareprojecten. Met deze software kan je onder meer scrumborden maken, prioriteiten stellen en met meerdere mensen tegelijk aan een project werken.
Veelgestelde vragen over projectmanagement tools
-
Waarom is een projectmanagement tool belangrijk?
Winstmarges beschermen, deadlines in de gaten houden, je capaciteit plannen, … projectbeheer is vaak complex. Een tool zorgt voor houvast, overzicht en inzicht.
-
Hoe kies je de ideale projectmanagement tool?
Maak een lijst van wat je nodig hebt of maak gebruik van onze handige checklist. Elk bedrijf werkt immers op zijn manier en heeft behoefte aan andere functionaliteiten.
-
Wat is de beste projectmanagement tool?
Teamleader Focus is een zeer goede projectmanagement tool waarmee je meerdere projecten tegelijk kan opvolgen. Je ziet je omzet, winst en kosten in één oogopslag. Met Teamleader Focus is projectmanagement gelinkt aan facturen, offertes en crm. Je hebt dus slechts één tool nodig om je zaak te runnen.
Heb je naast een planningtool ook facturatie- en offertesoftware en/of crm nodig? Dan is Teamleader Focus de beste oplossing. Geen gedoe meer met verschillende tools en/of software systemen. Zo heb je meer rust en overzicht en kan je je richten op het échte werk.
-
Is Teamleader Focus een projectmanagement tool?
Ja, Teamleader Focus is een tool waarmee je projecten opvolgt, klanten beheert en je hele workflow stroomlijnt. Vanaf het eerste klantcontact tot lang na je factuur.
-
Hoeveel kost een projectmanagement tool?
De prijs van een projectmanagement tool hangt onder andere af van het aantal gebruikers, de functionaliteiten die je wilt gebruiken en welke ondersteuning je nodig hebt.
Probeer de projectmanagement tool nu gratis!
Op zoek naar een nieuwe manier om je projecten te optimaliseren en in kaart te brengen? Overweeg dan eens de projectmanagement tool van Teamleader Focus! We zijn erg benieuwd wat je ervan vindt.
Daarom kan je 14 dagen gratis gebruikmaken van deze handige tool. Na de proefperiode van twee weken zit je overigens nergens aan vast. Gebruik de tijd die je hebt om te ontdekken of de tool bijdraagt aan jouw doelstellingen.
Geen kredietkaart nodig.