Facturatie: alles wat je erover moet weten
De factuur is één van de belangrijkste documenten van je bedrijf. Het bewijst dat je een dienst of product geleverd hebt. Facturatie zorgt ervoor dat je daarvoor betaald wordt.
De factuur zelf biedt geen garantie op betaling. Wist je dat één op de tien facturen te laat betaald wordt? En dat een ondernemer jaarlijks 2,5% van zijn omzet verliest aan niet-betaalde facturen? Dit kan voor ernstige financiële problemen zorgen. Geld dat je niet hebt, kan je immers niet uitgeven of investeren.
Deze handige gids bevat alle informatie over facturatie. Het helpt je om de perfecte factuur op te stellen en je wegwijs te maken binnen facturatie.
Met Teamleader Focus verloopt facturatie foutloos en snel
Snel facturen maken, ze opvolgen en je inkomsten voorspellen. Met de facturatiesoftware van Teamleader Focus is factureren een fluitje van een cent. Werk met sjablonen, start vanuit een offerte, project of tijdregistratie en koppel onze bedrijfssoftware makkelijk met je boekhoudpakket.
Geen kredietkaart nodig.
Wat is een factuur? En wat is facturatie?
Een factuur is een overzicht van geleverde goederen of diensten en de prijs daarvan. Een factuur verplicht een aankoper om te betalen: een factuur is een schuldvordering. De totaalprijs is het saldo dat de klant verschuldigd is aan een bedrijf voor de genoemde geleverde goederen of diensten. Om wettelijk geldig te zijn, moet een factuur een aantal specifieke gegevens bevatten. Bij ‘Inhoud van een factuur’ lees je meer over de voorwaarden die aan een factuur gesteld worden.
Een factuur is een schriftelijke bevestiging van de overeenkomst tussen de aanbieder en de koper. Het bevat een lijst van de geleverde goederen of diensten, inclusief de kosten.
Facturatie is een verzamelnaam voor het versturen en behandelen van al je facturen of rekeningen. Iedere organisatie, onderneming of bedrijf heeft te maken met uitgaande facturen, facturen die verstuurd worden naar klanten. En binnenkomende facturen, facturen die ontvangen zijn van leveranciers.
In Europa is facturatie wettelijk verplicht voor btw-doeleinden bij:
- Transacties tussen twee bedrijven (business-to-business).
- Bepaalde transacties tussen bedrijven en particulieren (business-to-consumer)*.
*Bedrijven moeten in bepaalde gevallen een factuur leveren aan particulieren. Dit is verplicht bij verkoop op afstand (indien belastbaar in een ander EU-land) en bij de verkoop van nieuwe vervoermiddelen die worden geleverd aan een ander EU-land.
Waarom is facturatie zo belangrijk?
Facturen zijn noodzakelijke documenten voor:
- je boekhouding, omdat ze al je verkooptransacties registreren;
- je verkoopproces, omdat ze aantonen wat je omzet;
- juridische doeleinden, omdat ze een overeenkomst met je klant aantonen. Een factuur nodigt een klant ook uit om te betalen;
- het opvolgen van achterstallige facturen, omdat het een belangrijk bewijsdocument is in geval van wanbetaling. Je kan achterstallige of niet-betaalde facturen opvolgen met formele acties zoals betalingsherinneringen via e-mail of een derde partij inschakelen die de schulden voor jou int;
- fiscale doeleinden, omdat de facturen samen al je inkomsten rapporteren.
Doel van facturatie
Ontvang geld voor je werk
Voor elke factuur die je verstuurt, ontvang je inkomsten waarmee je je bedrijf draaiende kan houden.
Ken je cijfers tot in detail
Houd je in- en uitgaande facturen bij in één systeem om exact te weten hoeveel geld je onderneming opbrengt en kost. Zo maak je ook het invullen van je belastingaangifte een stuk eenvoudiger.
Geef inzicht in de geleverde diensten en producten
Geef een duidelijk overzicht van de diensten en producten die je geleverd hebt, zodat de klant precies weet waarvoor hij betaalt. Je bespaart zo ook tijd en voorkomt misverstanden.
Gebruik je factuur als communicatiemiddel
Een factuur is de ideale manier om het imago van je bedrijf op te bouwen. Onderscheid jezelf van anderen door je logo, belangrijke bedrijfsinformatie en een link naar je social media kanalen toe te voegen aan je factuur.
Met Teamleader Focus factureer je foutloos en snel
Makkelijk en snel je facturen opstellen? Met Teamleader Focus heb je binnen de kortste keren de perfecte factuur gemaakt, voorzien van jouw eigen logo, kleuren en lettertype. Probeer het nu 14 dagen gratis.
Geen kredietkaart nodig.
Inhoud van een factuur
Onderdelen van een factuur
In de regel bestaat een factuur uit drie onderdelen:
- Factuurkop: bevat wettelijk verplichte elementen zoals je adres.
- Factuurregels: hier plaats je de goederen of diensten die je aan je klant hebt geleverd, inclusief de prijs.
- Factuurvoet: met het te betalen bedrag en de betalingstermijn.
Zo stel je een factuur op
Een factuur opstellen kan op verschillende manieren. Wel zijn er enkele onmisbare elementen die iedere factuur moet bevatten om wettelijk geldig te zijn:
Het woord factuur moet je bovenaan duidelijk vermelden als titel.
De factuurdatum en volgnummer: iedere factuur dient een uniek volgnummer te hebben.
Het volledige adres van beide partijen.
Betalingsgegevens: de naam van de rekeninghouder en het IBAN-nummer.
Je btw-nummer.
De leveringsdatum.
Een beschrijving van de aard van de diensten en de hoeveelheid van de goederen, zodat je klanten exact weten waarvoor ze betalen:
1. De verschillende onderdelen van een project of producten en de eenheidsprijs voor elk onderdeel.
2. Je uurtarief en de tijd die je spendeert aan elk onderdeel van een project.
Het btw-tarief en btw-bedrag.
Het verschuldigde bedrag exclusief btw.
Algemene voorwaarden op je factuur
Veel bedrijven kiezen ervoor om op de achterzijde van een factuur de algemene voorwaarden mee te sturen. Dit is geen wettelijke verplichting. In de praktijk kunnen de algemene voorwaarden op een factuur zelfs leiden tot discussies. Zowel consumenten als bedrijven kunnen stellen dat ze de voorwaarden hadden willen inzien vóórdat de producten of diensten geleverd zijn en de factuur ongeldig verklaren.
Vermeld daarom de algemene voorwaarden op je offerte − vóór het product of de dienst geleverd wordt. In het geval van b2b-transacties mag je ook naar de algemene voorwaarden op je website verwijzen. Dit geldt niet voor b2c-transacties, in dat geval moet je de algemene voorwaarden toevoegen aan je offerte.
Let op: als je de algemene voorwaarden nogmaals vermeldt op je factuur, zorg er dan voor dat ze exact hetzelfde zijn als de voorwaarden op de offerte. Zo voorkom je onduidelijkheden en discussies achteraf.
Voorbeeld van een factuur
Soms is het fijn om een voorbeeld te hebben. Zo vallen alle puzzelstukjes op hun plaats en kan je makkelijk een eigen factuur opstellen. Daarom hebben wij een aantal voorbeelden van een goede factuur voor je op een rij gezet. Bekijk onze templategalerij voor een aantal facturatie voorbeelden. Inclusief downloads!
Verschillende soorten facturen
De ene factuur is de andere nog niet. Er zijn veel soorten facturen die ingezet worden voor verschillende doeleinden. Wij hebben de belangrijkste soorten op een rij gezet:
Soort factuur | Doel | Gebruik |
|---|---|---|
Standaardfactuur | Een basisfactuur die alle basisinformatie bevat en gebruikt kan worden voor verschillende transacties in verschillende sectoren. | Vaak, in alle sectoren. |
Commerciële factuur | Een factuur voor internationale handel, waarbij goederen van het ene naar het andere land worden verzonden. Deze facturen bevatten contactgegevens van de koper en verkoper, informatie over de verkochte items, de kostprijs van deze items en de belastingen die verschuldigd zijn. Dit type factuur heeft ook speciale kenmerken, zoals het carrier-identificatienummer, het land van herkomst, een geharmoniseerde code voor elk artikel en een verklaring dat elke factuur authentiek is. | Minder vaak. Alleen geschikt voor douaneaangifte wanneer een product de internationale grenzen oversteekt. |
Periodieke factuur | Een factuur die periodiek verstuurd wordt. Handig wanneer er sprake is van een langlopend project, zodat de werknemers tussendoor betaald kunnen worden. | Veelal in de bouwsector. |
Time sheet | Een factuur die gebruikt wordt door service professionals die betaald worden op basis van het aantal gewerkte uren in plaats van producten. | Met name door bedrijven die diensten aanbieden op basis van tijd, denk aan consultancybureaus. |
Terugkerende facturen | Terugkerende facturen worden periodiek opgesteld, vaak aan het eind van de maand. Wordt vooral ingezet bij abonnementsdiensten. Dit is dus niet hetzelfde als een periodieke factuur! | Meestal in de verhuursector. |
Proforma factuur, offerte of kostenraming | Factuur die de koper vóóraf inzicht geeft in de kosten van een product of dienst, en dus niet vragen om betaling. Dit soort facturen kunnen ook gebruikt worden voor een aanbetaling van het totale bedrag. | Vaak, in alle sectoren. |
Meer weten? Lees in onze blog wat het verschil is tussen een offerte en een proforma factuur.
De prijs op een factuur wordt niet altijd op dezelfde manier berekend. Zo kan je de prijs baseren op het aantal gewerkte uren, maar je kan ook een vaste prijs afspreken.
Facturatie op basis van waarde:
Dit gaat om facturatie gebaseerd op de waarde van de geleverde diensten. Het bedrag is afhankelijk van de hoeveelheid werk die geleverd is en niet de tijd die het gekost heeft. Dit wordt alleen gebruikt als de waarde van een dienst of product vooraf bepaald kan worden.
Facturatie op basis van een vaste prijs:
Deze factuur is het meest geschikt voor projecten met duidelijk omschreven verwachtingen en helpt je een vaste prijs voor dat project te berekenen. Deze vorm van factureren is vooral kenmerkend voor het mkb of freelancers.
Facturatie op basis van urenregistratie:
Facturatie op basis van een vast uurtarief en het aantal uren dat aan een project is gewerkt. De gouden regel bij dit type facturen is om je werk niet te onderschatten of overschatten. Dit wordt vaak ingezet voor creatieve diensten, waarbij het niet duidelijk is hoeveel tijd het kost om een project te voltooien. Vaak wordt wel vooraf een prijsschatting gemaakt.
Facturatie op verschillende manieren
Een factuur kan je op verschillende manieren maken. Zo kan je met een facturatieprogramma vaak beginnen met een template. Dit zal je tijd besparen bij het maken van je eerste factuur.
Als je nog geen facturatiesoftware gebruikt, kan je je factuur maken in Excel of Word. Dit zal je wat meer tijd en moeite kosten. Denk aan het opvolgen van de betaalstatus, het versturen van betalingsherinneringen … Wij leggen je precies uit wat je kan verwachten van het maken van facturen in Word of Excel, online facturatie, e-facturatie en een facturatieprogramma.
Facturen maken met Word of Excel
Je kan blanco beginnen en zelf een layout kiezen, maar je kan ook één van de bestaande templates gebruiken, zoals ‘factuur’ of ‘handelsfactuur’.
- Voer je bedrijfsgegevens in en de producten of diensten die je levert.
- Voer de gegevens van je klant in, het factuurnummer, de factuurdatum en eventueel een onderwerp. Zorg ervoor dat je geen wettelijk verplichte onderdelen vergeet!
- Voeg de totaalbedragen toe en controleer nogmaals alle bedragen.
- Sla de factuur op als pdf-bestand en stuur het naar je klant.
Het voordeel van Excel is dat je formules kan gebruiken om totaalbedragen of de btw automatisch te laten berekenen. Als je iedere keer dezelfde template gebruikt, hoef je deze bedragen ook niet opnieuw uit te rekenen; dat doet het programma voor je.
Je kan de factuur uitprinten en per post versturen, maar het is sneller en gemakkelijker om de factuur per mail bij de klant aan te leveren. Dit noemen we digitale facturatie of e-facturatie. Verstuur deze dan aan de financiële afdeling én aan jouw opdrachtgever.
Online facturatie
Waarom online factureren? Ten eerste is het beter voor het milieu. Ieder jaar worden er wereldwijd miljoenen facturen verstuurd. Dat kost tonnen papier en duizenden − zo niet miljoenen − bomen. En dan hebben we het nog niet eens over de enveloppen. Het ecologische aspect alleen al zou je aan het denken moeten zetten. Daarnaast zijn er ook genoeg andere voordelen van online factureren:
- je hebt minder administratie;
- je krijgt sneller betaald;
- je bespaart geld (geen papier, enveloppen en postzegels meer);
- facturen zijn altijd en overal beschikbaar;
- je volgt facturen makkelijker op (en je kan ze niet kwijtraken);
- je klant kan meteen online betalen.
Wist je dat klanten die factureren met Teamleader Focus, 14 dagen sneller en 37% meer op tijd betaald krijgen? Zonde om te laten liggen … Probeer het nu 14 dagen gratis!
Geen kredietkaart nodig.
E-facturatie
De Europese Commissie heeft op 8 december 2022 een wetsvoorstel (VAT in the Digital Age) ingediend, dat e-facturatie verplicht voor b2b-transacties binnen de EU. Daarin wordt onder andere gesteld dat tegen 2028 e-facturatie de norm moet zijn binnen de EU.
Steeds meer landen stellen het e-factureren dan ook verplicht. Zo is in Nederland e-facturatie verplicht voor iedereen die goederen of diensten levert aan de Rijksoverheid. En in België wordt vanaf 1 januari 2026 digitale facturatie tussen bedrijven (b2b) verplicht. Maar wat is e-facturatie, of online facturatie, precies?
E-factureren is een vorm van digitale facturatie. Maar het gaat verder dan het digitaal versturen van je factuur per e-mail. Met e-facturatie worden alle facturen verstuurd via het PEPPOL-netwerk. Dit is een internationaal netwerk waarmee bedrijven veilig elektronische documenten kunnen uitwisselen. PEPPOL is een Europese standaard, maar wordt inmiddels door bedrijven over de hele wereld overgenomen. Het uitwisselen van elektronische documenten – zoals een factuur – is daarmee veilig, snel en minder foutgevoelig.
Facturatieprogramma's, zoals Teamleader Focus, zullen ervoor zorgen dat het programma verbinding maakt met het PEPPOL-netwerk. Zo weet je zeker dat je altijd voldoet aan de huidige wetgeving.
Ontdek meteen hoe je snel een digitale factuur maakt.
Facturatieprogramma vs. Excel
Als je ervoor kiest om elektronisch te factureren, blijft een belangrijke vraag: waarom kies je voor een online facturatieprogramma in plaats van Word of Excel? Dat is makkelijk, Word en Excel zijn niet bedoeld als facturatieprogramma. Er kleven daarom ook nadelen aan:
- Het opvolgen van facturen en betalingsherinneringen is niet mogelijk.
- Iedere factuur moet je handmatig maken. Dit kost veel tijd én is foutgevoeliger.
Facturatiesoftware als Teamleader Focus is veilig, snel en efficiënt. Je maakt makkelijk facturen aan vanuit een offerte, taak of tijdregistratie. Daarbij vermeldt het programma automatisch alle verplichte onderdelen op de factuur, zodat je dit nooit meer per ongeluk kan vergeten. Helemaal fijn: je klanten kunnen de factuur direct online betalen. Dit zorgt voor meer gemak én je wordt sneller betaald. Minder werk met meer resultaat. Zonde om te laten liggen. Heb je al templates gemaakt in Word of Excel? Deze kan je in de facturatiesoftware importeren. Geen weggegooide moeite dus.
Geen kredietkaart nodig.
Veelgestelde vragen rond facturatie
-
Wanneer is factureren verplicht?
Iedere belastingplichtige die handelt binnen de EU is onderhevig aan de Europese wetgeving rondom facturatie (artikel 217-240 van de btw-richtlijnen) en, in bepaalde gevallen, de nationale wetgeving van het betreffende land. We raden je aan om bij lokale overheidsinstanties na te gaan of er voor jouw land extra regels gelden. In het algemeen zijn facturen verplicht als je goederen verkoopt aan belastingplichtigen (zelfstandig ondernemers, bedrijven of overheidsinstanties). Bij bepaalde b2c-transacties is een factuur ook verplicht.
Wanneer je een factuur verstuurt, hangt grotendeels af van de klant en het soort werk dat je verricht. Meestal gebeurt dit wanneer de opdracht is voltooid of een bestelling is geplaatst. Als je aan een groot project werkt, kan je ervoor kiezen om periodieke facturen uit te sturen voor het werk dat je al hebt geleverd. Als je abonnementen verkoopt, kan je terugkerende facturen gebruiken.
-
Wat als je factuur juridisch niet geldig is?
Om btw terug te kunnen vorderen, heb je een geldige factuur nodig. De Belastingdienst kan een factuur overigens niet zomaar weigeren; ze moeten verder kijken dan wat er op de factuur staat. Zelfs als een factuur niet alle vereiste informatie bevat, kunnen instanties je niet zomaar de terugvordering van btw weigeren.
Als je één van de verplichte onderdelen op je factuur vergeet, kan je wel een administratieve boete krijgen. Maar dit is niet standaard. In de praktijk komen vergissingen nu eenmaal voor en de meeste klanten hebben daar begrip voor − zolang het niet te complex wordt of te vaak gebeurt. Hoe dan ook: lees je factuur goed na voordat je die verstuurt!
-
Wat is het verschil tussen een commerciële en proforma factuur?
Werk je voor internationale klanten? Dan is de kans groot dat je weleens van een proforma factuur gehoord hebt. Proforma facturen zijn soms verplicht voor internationale transacties (afhankelijk van het importerende land). Een proforma factuur lijkt op een gewone factuur, maar er zijn een aantal grote verschillen:
- Een proforma factuur is een voorlopige factuur zonder vraag tot betaling. Zo hoort een proforma factuur onder andere bij zendingen die niet betaald hoeven worden, zoals stalen, monsters, vervangingsonderdelen etcetera.
- Op een proforma factuur moet het woord ‘proforma’ duidelijk vermeld worden.
- Een proforma factuur wordt in principe opgevolgd door een gewone factuur.
Omdat een proforma factuur geen echte factuur is, heeft het ook niet dezelfde bewijswaarde. Een proforma factuur geldt enkel als bewijs voor de aanbieder en niet tegen de ontvanger ervan.
Voorbeeld: Je stuurt een klant op aanvraag een proforma factuur op. Deze klant kiest uiteindelijk een andere leverancier. In dat geval kan jij niet procederen wegens een onbetaalde factuur, omdat de proforma factuur geen bewijswaarde heeft.
-
Hoe lang moet je een factuur bewaren?
Ieder land beslist zelf over de wettelijke bewaartermijn van facturen, vaak tussen de vier en acht jaar. In Nederland geldt een bewaartermijn van zeven jaar, in België tien jaar. Deze termijn loopt telkens vanaf 1 januari van het jaar, volgend op de datum van uitreiking. Voor facturen over onroerende zaken geldt in Nederland een bewaartermijn van tien jaar.
-
In welke taal moet je een factuur maken?
De EU-regelgeving stelt dat lokale belastingdiensten de vertaling van facturen kunnen eisen voor audit-doeleinden (en dat doen ze soms ook daadwerkelijk). Er zijn geen specifieke regels over de taal van een factuur, dus in de praktijk mag een factuur in elk landstaal gemaakt worden − zolang deze taal gelezen kan worden door de ontvanger.
Een veelgebruikte oplossing is de factuur zowel in de lokale taal als in het Engels te versturen. Als je ervoor kiest om in een andere taal met je klanten te communiceren, moet je die lijn ook doortrekken. Als je website en algemene voorwaarden in het Frans zijn opgesteld, zou je klant ook een factuur in het Frans kunnen eisen.
-
Waarom worden facturen soms niet betaald?
Een onbetaalde factuur kan verschillende oorzaken hebben. Je klant kan bijvoorbeeld ontevreden zijn over je dienst of product, je factuur kan onduidelijk zijn − of niet kloppen. Een onjuiste factuur komt natuurlijk heel onprofessioneel over. Als je handmatig facturen opstelt en geen onlinefacturatieprogramma gebruikt, doe je er goed aan om alle bedragen extra te controleren.
Let daarnaast ook op andere zaken:
- Wacht geen week met het versturen van je factuur. Hoe sneller je klant de factuur ontvangt, hoe sneller jij betaald wordt.
- Controleer indien mogelijk de kredietwaardigheid of financiële gezondheid van je klanten, bijvoorbeeld via Graydon of Creditsafe.
-
Wat doe je als je factuur niet betaald wordt?
Als je factuur niet binnen de gestelde betalingstermijn is voldaan, stuur je de klant allereerst een betalingsherinnering. Dit is een vriendelijke manier om de klant nogmaals te verzoeken om de factuur te betalen.
Als de factuur dan nog niet betaald wordt, is het tijd voor juridische stappen. Je kan dan een aanmaning versturen (ook wel een ingebrekestelling genoemd). In deze aanmaning kondig je aan dat je binnen een bepaalde termijn, bijvoorbeeld vijf werkdagen, verwacht dat de factuur voldaan is. Daarbij benoem je ook dat als dit niet gebeurt, je het dossier overhandigt aan een incassobureau, advocaat of deurwaarder.
Geeft dit nog geen resultaat? Schakel dan inderdaad de hulp van een incassobureau, advocaat of deurwaarder in.
Wil je hier meer over weten? Lees dan onze blog ‘Onbetaalde facturen: in 3 stappen naar een eenvoudige oplossing’.
Disclaimer
Op deze pagina vind je informatie over factureren; de informatie is niet bedoeld om juridisch, fiscaal of financieel advies te geven. Houd er rekening mee dat wetgeving met betrekking tot facturatie onderhevig is aan wijzigingen en van land tot land kan verschillen.