E-invoicing:
de ultieme gids
voor Peppol
E-invoicing, e-facturatie, online factureren … Je kan er niet meer omheen: digitaal is de toekomst. E-invoicing is tegenwoordig dé facturatiemethode. Sterker nog, vanaf 1 januari 2026 wordt het verplicht voor alle b2b-transacties in België. Het is dus de hoogste tijd om je voor te bereiden!
Na het lezen van deze gids weet je precies wat e-invoicing is, wat de voordelen zijn en waarom het belangrijk is. En het allermooiste: je implementeert e-invoicing snel en gemakkelijk in je eigen bedrijf.
"Moet ik dit allemaal weten?"
Ja, want je moet binnenkort voldoen aan de wetgeving inzake e-invoicing. Met Teamleader Focus ben je er zeker van dat je facturen altijd conform de huidige standaard zijn. Jij richt je op het échte werk, Teamleader Focus zorgt voor de rest. Je verstuurt én ontvangt moeiteloos e-facturen voor alle b2b-transacties. Ontdek nu wat onze makkelijke facturatiesoftware voor jouw bedrijf kan betekenen.
voor jou kan betekenen
Wat is e-invoicing?
E-invoicing heeft vele namen: e-facturatie, elektronische facturatie, online facturatie, noem maar op. Maar ‘online facturatie’ dekt de lading niet helemaal. Tenslotte kan je bij online facturatie ook denken aan de digitale factuur die je in pdf-formaat per e-mail verstuurt.
E-invoicing is factureren met een factuur in UBL-formaat, die verstuurd wordt via het beveiligde Peppol-netwerk.
Een e-invoice kan automatisch in het softwaresysteem van de ontvanger ingelezen en verwerkt worden. Dat betekent dat er geen menselijke handelingen meer nodig zijn om facturen in te boeken.
We horen je al denken: "Ok leuk, maar wat is UBL en wat is Peppol?"
Wil je alles uitpluizen over UBL en Peppol?
E-invoicing verplicht in Europa: hoe zit het precies?
E-factureren wordt binnen enkele jaren verplicht in de EU. Als ondernemer moet je in ieder geval het volgende weten:
- E-invoicing is nu al verplicht voor b2g-transacties (factureren aan de overheid).
- Vanaf januari 2026 is e-invoicing verplicht voor alle b2b-transacties binnen België.
Ben je nieuwsgierig naar alle details rondom deze verplichting? Wij hebben de basis hiervan alvast voor je uitgezocht.
Facturen & wetgeving
Op 8 december 2022 heeft de Europese Commissie het wetsvoorstel ‘VAT in the Digital Age’ ingediend. Het doel van dit wetsvoorstel: het btw-systeem binnen de EU te verbeteren en moderniseren zodat btw-fraude teruggedrongen wordt en de administratieve last voor bedrijven lager is. Om dit te kunnen doen zijn de volgende maatregelen voorgesteld:
- Real-time digitale rapportage op basis van e-invoicing voor bedrijven die producten of diensten leveren aan klanten in andere EU landen.
- Andere btw-regels voor de specifieke sectoren, waardoor deze verkopers verantwoordelijk worden voor het innen en afdragen van btw.
- Eén enkele btw-registratie voor bedrijven die aan consumenten in de hele EU verkopen. Zo kunnen zij hun btw-verplichtingen afhandelen via één online portaal.
Natuurlijk kan dit niet in één keer. In het wetsvoorstel wordt dan ook gesteld dat e-invoicing in de EU in 2030 de norm moet zijn. Steeds meer landen stellen, net zoals België, e-invoicing verplicht voor zowel b2g- als b2b-transacties.
Hoe werkt online factureren met een e-invoice?
E-invoicing kan je op twee manieren doen:
- Met een gespecialiseerde facturatietool
Het makkelijkste is om te werken met een facturatietool die geschikt is voor e-factureren. Deze tool is aangesloten op het Peppol-netwerk. Je maakt binnen de software een factuur aan waarna deze omgezet wordt naar UBL formaat. De factuur wordt verstuurd via het beveiligde Peppol-netwerk aan de hand van het unieke Peppol-ID van je klant. Idealiter kun je via zo’n tool ook e-facturen ontvangen. - Via het Mercuriusportaal
Moet je facturen naar een overheidsinstantie maar heb je geen geschikte facturatietool? Dan kan je ook het Mercuriusportaal gebruiken. Je verstuurt de e-factuur dan met het Mercuriusportaal, waar je ook de status van de verwerking van je factuur kan opvragen.
Maar let op: het portaal van de overheid is alleen geschikt als je slechts af en toe facturen naar de overheid verstuurt. Voor facturen naar andere bedrijven geldt dit dus niet. Via het Mercuriusportaal kun je ook enkel handmatig je facturen uploaden. Veel manueel werk dus, en geen langetermijnoplossing.
Verstuur je veel facturen? Dan is het beter om een gespecialiseerde facturatietool te gebruiken. Het wordt in 2026 de enige aanvaarde manier om facturen tussen bedrijven te sturen.
Houdt al het “gedoe” rondom een overstap naar factuursoftware je tegen? De facturatiesoftware van Teamleader Focus is dé makkelijke bedrijfssoftware om facturen via het Peppol-netwerk te versturen én te ontvangen. Natuurlijk voorzien van je eigen logo, kleuren en lettertype. Probeer het nu zelf, 14 dagen gratis.
Geen kredietkaart nodig
De voordelen van e-invoicing
Dat we uiteindelijk allemaal over moeten naar e-invoicing is inmiddels wel duidelijk. Misschien vind je het allemaal maar nadelig … Maar ieder nadeel heeft zijn voordeel. En e-invoicing heeft gelukkig véél voordelen. Want met e-invoicing:
- Krijg je sneller betaald
- Bespaar je veel tijd
- Is er geen kans meer op menselijke fouten
Dit kan allemaal doordat het facturatieproces met e-facturen geautomatiseerd wordt. E-facturen worden automatisch ingelezen en verwerkt in het systeem van de ontvanger. Dit bespaart veel tijd, geld en moeite. En doordat er geen menselijke handelingen meer nodig zijn in dit proces, wordt de kans op fouten vele malen kleiner. E-invoicing is dus een verplichting, maar wel één met veel voordelen.
Implementeer e-invoicing in 2 makkelijke stappen
Overstappen naar e-invoicing, of e-facturatie, is onvermijdelijk. Dus hoe implementeer je dit in je bedrijf? Met de volgende 2 stappen ben je in ieder geval goed op weg:
Kies de juiste facturatietool voor jouw bedrijf
Er zijn er heel wat te vinden, maar denk vooral aan de noden van jouw bedrijf. Wil je enkel factureren, of ook offertes sturen? En vergeet niet, je zal niet enkel e-facturen moeten sturen, maar ook ontvangen. Zorg dus dat je een tool kiest die het werk voor jou makkelijk maakt.
Pssst. Meer weten over facturatietools en waar je op moet letten bij de aanschaf ervan? Je leest er alles over in Factureer zonder gedoe met een facturatieprogramma.
Klaar.
Meer is het eigenlijk niet … Een goede software zorgt er net voor dat jij je geen zorgen hoeft te maken over al dat e-invoicing en Peppol-gedoe, want die doet al het ingewikkelde werk voor jou.
E-invoicing & Teamleader Focus
Als we het dan toch over facturatiesoftware hebben … Teamleader Focus is de perfecte partner voor jouw facturatie, én meer!
Teamleader Focus is volledig conform met de e-facturatie wetgeving die in januari 2026 van kracht gaat. Zo kan je zowel e-facturen verzenden als ontvangen binnen Teamleader Focus, zonder extra integraties of kosten. En hoef jij je geen zorgen te maken over het naleven van de wet.
Check hier alles over de prijzen en mogelijkheden van onze facturatiesoftware.
Elektronisch factureren via Peppol klinkt heel complex, maar hoeft dat niet te zijn
Geen kredietkaart nodig
De antwoorden op alle veelgestelde vragen over e-invoicing
-
Kan ik e-facturen versturen vanuit en ontvangen in verschillende tools?
Nee. Je kan e-facturen vanuit verschillende tools versturen, mits ze Peppol ondersteunen natuurlijk, maar je kan e-facturen maar in één tool ontvangen. Vergelijk het met de post: je kan een brief vanuit verschillende postbussen versturen, maar je kan ‘m maar op één adres ontvangen.
Om facturen te kunnen ontvangen via Peppol, moet je ‘adres’ bekend zijn bij het Peppol-netwerk, wat betekent dat je je moet registreren bij Peppol. Om een Peppol-ID aan te maken gebruik je je KBO-nummer (ofwel je btw-nummer zonder ‘BE’). Dat verloopt zeer eenvoudig in Teamleader Focus, in twee klikken om precies te zijn. Daarmee kan je e-facturen versturen en ontvangen, en voldoe je aan de wetgeving die ingaat vanaf 2026.
-
Waarom kies ik best niet voor mijn boekhoudprogramma als Peppol-bestemming?
Vooraleer je je factuur doorstuurt naar je boekhouder of boekhoudprogramma, wil je graag eerst controleren of de factuur die je gekregen hebt klopt. Eenmaal die goedgekeurd is, moet je die uiteraard nog betalen.
Het is dus beter om software te kiezen die e-facturen kan versturen én ontvangen. Zo heb je zicht op wat er binnenkomt en buitengaat, zonder dat je hiervoor een boekhouder moet raadplegen.
-
Hoe weet ik dat mijn klant geregistreerd is op Peppol?
Teamleader Focus zoekt je klant op aan de hand van zijn KBO-nummer en controleert of die geregistreerd is.
- Is dat het geval? Dan krijg je de optie om je factuur via Peppol te versturen.
- Is dat niet het geval? Dan kan je je factuur via de reguliere kanalen (e-mail en post) versturen.
-
Kan ik meerdere bedrijven registreren in Peppol?
Ja. Als je meerdere KBO-nummers (of btw-nummers) hebt, dan kan je elk van deze afzonderlijk registreren op Peppol. In Teamleader Focus kan je dus ook meerdere Belgische bedrijfsentiteiten registreren op Peppol.
-
Wat als mijn klant geen Belgisch bedrijf is?
Dan hoef je (voorlopig nog) geen facturen via Peppol te versturen. In dat geval kan je nog steeds de reguliere kanalen gebruiken, zoals e-mail of post.
-
Hoe ziet een e-factuur eruit?
Een e-factuur is eigenlijk gewoon een XML-bestand dat door andere computersystemen kan worden ingelezen en verwerkt. Het heeft dus geen echte lay-out. Je e-invoicingsoftware zal dit vertalen naar iets zichtbaar en leesbaar. Een e-factuur bevat ook een pdf-bestand met de details van je factuur. Je kan dus nog steeds mooie lettertypes en lay-outs gebruiken voor je factuurtemplates.
-
Verlies ik de gegevens in mijn account als mijn proefperiode voorbij is?
Nee. Als je je testaccount omruilt voor een betalend account, dan kan je ervoor kiezen om je data te behouden of te verwijderen. Als je proefversie is afgelopen, dan kunnen we je testaccount opnieuw activeren, waardoor je je data kan meenemen naar een betalend account. Let op: alle data wordt na 30 dagen definitief verwijderd! Wil je upgraden? Meld je dan aan voor een betaald account.
-
Is mijn aankoop van Teamleader Focus fiscaal aftrekbaar?
Ja. Tot 2028 wordt er een fiscale aftrek van 120% toegestaan op abonnementskosten voor een facturatiepakket die e-facturatie mogelijk maakt. Bespreek het zeker met je boekhouder.
-
Krijg ik de tweede gebruiker in mijn Teamleader Focus-account gratis?
Ja. Een eerste werknemer aanwerven is een grote mijlpaal voor jouw zaak. Om die stap iets kleiner te maken krijgt je spiksplinternieuwe werknemer gratis toegang tot je Teamleader Focus-account. Nog niet klaar om je eerste werknemer aan te werven of ben je freelancer? Dan kan je altijd je boekhouder toegang geven.
Wil je meer weten over e-invoicing?
Heb je de hele e-invoicing gids gelezen en nog steeds vragen? Geen punt! Wij vertellen je er graag alles over. Onze consultants zijn helemaal up-to-date en staan klaar om al je vragen te beantwoorden. Je kan je vraag op twee manieren stellen:
- Bel met een consultant
- Laat je vraag achter
Waar je ook voor kiest, je ontvangt sowieso snel een antwoord!
Of ontvang je antwoord binnen 1 werkdag