E-factureren: zo ben je goed voorbereid
Efficiënte facturatie om je financiële administratie in goede banen te leiden.
Teamleader Focus maakt e-factureren heel eenvoudig: in een aantal klikken maak je een e-factuur en verzend je deze via het Peppol-netwerk. In één oogopslag zie je de huidige status van al je facturen waardoor je ze eenvoudig opvolgt. Zet een offerte snel om in een factuur, stel facturen op met je eigen logo, kleuren en lettertype en laat klanten moeiteloos online betalen.
Eerst zien, dan geloven?
- E-factureren: de definitie
- Teamleader Focus is dé e-facturatie tool voor kmo’s
- De voordelen van e-factureren
- Hoe werkt e-factureren in de praktijk?
- De wet- en regelgeving voor e-factureren
- E-factureren en andere tools: waarom zou ik nu starten met e-factureren
- Met Teamleader kan je meer dan online factureren
E-factureren: de definitie
We naderen de verplichting van e-invoicing met rasse schreden. Het is daarom vast niet de eerste keer dat je leest over e-factureren. Maar misschien is het allemaal weer een beetje weggezakt. Daarom een kleine opfrisser over de definitie van e-factureren.
E-factureren:
Het aanleveren van een elektronische factuur in UBL formaat via het beveiligde Peppol-netwerk.
Juist ja … Wees niet bang, we laten het je hier niet hangen.
Wat houdt e-factureren precies in?
E-factureren is iets anders dan digitaal factureren. Een digitale factuur stel je vaak op in Excel, Word of facturatietool en verzend je vervolgens via e-mail. Een e-factuur is een factuur in UBL formaat, waarbij ieder onderdeel van de factuur voorzien is van tags. Dankzij deze tags kan de factuur automatisch verwerkt worden in het systeem van de verzender én de ontvanger. De factuur wordt ook niet verstuurd per e-mail, maar via het beveiligde Peppol-netwerk.
Teamleader Focus is dé e-facturatie tool voor kmo’s
Met Teamleader Focus maak je eenvoudig facturen vanuit een tijdsregistratie of offerte. Je hebt geen omkijken meer naar terugkerende facturen dankzij de automatisering van de facturatie voor terugkerende klanten. En vanaf eind 2024 is Teamleader Focus rechtstreeks aangesloten op het Peppol-netwerk, waardoor je ruim op tijd klaar bent voor de nieuwe wet- en regelgeving.
Factureer online je tijdsregistraties
Beëindigde je jouw taak of meeting? Dan vraagt facturatiesoftware Teamleader Focus je om de gespendeerde tijd in te geven. De tijdregistratie loopt automatisch zodra je bij Teamleader Focus inlogt - en herstart bij elke nieuwe taak, call of afspraak.
Wil je je urenregistratie handmatig invoeren? Of gepresteerde uren toewijzen aan een klant of project? Dan kan dat natuurlijk ook. Download de rapporten over tijdregistratie als Excel-bestand.
Automatiseer je terugkerende facturen
Je factureert altijd stipt voor je terugkerende business, want Teamleader Focus verstuurt die online facturen automatisch.
Daarbovenop krijg je een overzicht van de toekomstige waarde van je terugkerende inkomsten. Dat geeft je een betere inschatting wanneer je naar de inkomsten van de komende maanden kijkt.
Haal voordeel uit statistiek
Haal nieuw inzicht uit de statistieken van projectgebonden tijdregistratie. Stel je financiële doelen in per kwartaal en raadpleeg intelligente digitale rapporten die de vooruitgang van je gefactureerde omzet weergeven.
Beheer ongefactureerde tijd
Dankzij het overzicht in het crm systeem hou je niet-gefactureerde tijd scherp in de gaten. Nog een extra hulp? Stel je drempel in voor niet-gefactureerde tijd. Is de drempel overschreden, dan krijgt de klant alsnog een factuur.
Op de detailpagina van iedere klant vind je alle niet-gefactureerde tijd terug. Je factureert die eenvoudig door te selecteren welke geregistreerde prestaties je aan de digitale factuur wilt toevoegen.
Laat klanten eenvoudig online betalen
Via je eigen InvoiceCloud raadplegen je klanten online hun factuur en betalen ze onmiddellijk via de betaalopties die jij kiest: kredietkaart, overschrijving, PayPal, iDEAL, SOFORT... Daarmee heb je altijd een up-to-date digitaal facturen overzicht.
Link met de boekhouding
Teamleader Focus koppelt de facturatie software aan een lijst boekhoudpakketten. Dit maakt financiële rapportering een stuk makkelijker.
En zeker niet onbelangrijk: onze klantenservice is gratis, persoonlijk en altijd goed bereikbaar.
Goed voorbereid zijn op de toekomst en ook nog eens stukken efficiënter je bedrijf runnen? Probeer het met Teamleader Focus. Zonder te betalen, zonder kredietkaart.
Geen kredietkaart nodig.
De voordelen van e-factureren
Het mooie aan de verplichting van e-factureren is dat het echt voordelen met zich meebrengt. Veel ondernemers hebben de ervaring dat een wijziging in wet- en regelgeving vooral veel gedoe en nadelen met zich meebrengt. Maar e-factureren is er echt op gericht om de ondernemer te ondersteunen.
Want met e-factureren:
- Bespaar je veel tijd. De facturen worden niet alleen automatisch ingeboekt in je eigen systeem maar ook in het systeem van de klant. Daar heb je dus geen omkijken meer naar!
- Is de kans op menselijke fouten minimaal. Facturen hoeven niet meer handmatig ingevoerd te worden. Dat betekent dat de kans op een (typ)fout tijdens het inboeken nihil is.
- Kost het facturatieproces minder geld. Want tenslotte: tijd is geld. De automatisering van het facturatieproces zorgt ervoor dat je er minder werk aan hebt. Die tijd kan je mooi steken in het échte werk.
- Word je sneller betaald. Want zelfs het betalingsproces kan geautomatiseerd worden. Dat zorgt ervoor dat je minder achterstallige facturen hebt waarvoor je betalingsherinneringen moet versturen. Top!
In het kort: digitaliseren - en dus ook e-factureren - is tijd besparen. En dat is voor een drukke ondernemer altijd een voordeel.
Hoe werkt e-factureren in de praktijk?
E-factureren kan niet meer in een Word-documentje via je mailbox. Je hebt hier toch echt een gespecialiseerde facturatietool voor nodig. Met deze tool zal je op de volgende manier kunnen e-factureren:
Stap 1: maak de e-factuur in de facturatie software. Voeg de juiste product/dienstgegevens, subtotaal en totaalbedrag, btw-tarief en btw-bedrag toe. Koppel de e-factuur aan het Peppol-ID van je klant.
Stap 2: de software zet je factuur om naar factuur in UBL formaat. Je verzendt de e-factuur via het beveiligde Peppol-netwerk. De e-factuur wordt automatisch in je software systeem verwerkt.
Stap 3: de factuur wordt automatisch ontvangen, verwerkt en ingeboekt in het systeem van je klant. Afhankelijk van de instellingen in het systeem van de klant, wordt ook de betaling automatisch ingeboekt en afgehandeld.
Stap 4: de betaling komt binnen en wordt automatisch in je software systeem verwerkt.
Valt het je ook op dat het woord ‘automatisch’ veel voorkomt in dit stappenplan? Dat is dan ook het fijne aan e-factureren: je hoeft nog maar heel weinig zelf te doen.
De wet- en regelgeving voor e-factureren
Goed om te weten: zowel in Nederland als in België is e-facturatie verplicht voor iedereen die goederen of diensten levert aan de overheid. In België wordt e-facturatie tussen bedrijven (b2b) verplicht vanaf 1 januari 2026. Dat betekent dat België ruim op tijd voldoet aan de verplichting van e-factureren in de EU in 2028.
De basis van deze grote verandering in het facturatieproces ligt in het wetsvoorstel ‘VAT in the Digital Age’. Dit wetsvoorstel heeft als doel het verbeteren van het btw-systeem in de EU, met daardoor:
- minder kans op btw-fraude;
- en een lagere administratieve last voor ondernemingen.
In het wetsvoorstel worden meerdere maatregelen voorgesteld, waaronder ook de verplichting van e-factureren. Dat betekent dat je er straks écht niet meer onderuit kan: alle b2g- en b2b-transacties moeten gefactureerd worden door middel van een e-factuur, verzonden via het Peppol-netwerk.
Onze legal expert aan het woord over e-facturatie
“De overstap naar e-invoicing is meer dan zomaar wat nieuwe regels”
Edward, onze eigen legal expert, ziet zeker voordelen in de overstap naar e-invoicing:
“Ik raad elke ondernemer aan om de overstap naar verplichte e-invoicing, zowel voor transacties met overheden (B2G) als voor onderlinge bedrijfstransacties (B2B), te omarmen. Deze verandering legt niet zomaar nieuwe regels op aan ondernemingen - het geeft ze de kans om efficiënter zaken te doen in heel Europa.
Een universele standaard betekent minder administratie en snellere betalingen, waardoor hun bedrijf sterker en toekomstbestendiger wordt. Daarnaast verbetert het de helderheid rond hun financiën, wat bijdraagt aan een betere naleving van belastingverplichtingen.”
E-factureren en andere tools: waarom zou ik nu starten met e-factureren?
Een factuur sturen kan anno 2024 nog steeds prima met Word of Excel. Tenminste, als je weinig facturen verstuurt en als je geen diensten of producten verkoopt aan een overheidsinstantie. De nood om nu al over te stappen naar een betaalde tool kan dus laag zijn.
Toch kiezen veel ondernemers ook nu al voor een tool waarmee zij kunnen e-factureren. Want daarmee:
- Ben je goed voorbereid op de aankomende wet- en regelgeving.
De tijd vliegt vaak voorbij. Voor je het weet is het 2026, en bedenk je je ineens: “ik heb nog niets geregeld voor het e-factureren … ”. Direct een overstap maken is op dat moment natuurlijk ook mogelijk. Maar dan heb je nauwelijks meer tijd om de nieuwe tool te leren kennen, in te richten en eventueel aan teamleden te introduceren. Voorkom haastwerk en zoek nu alvast de tool uit die bij jouw bedrijf past. Dan kan je in alle rust de software uitproberen en inrichten zoals het voor jou prettig werkt. - Kan je ook zaken doen met overheidsinstanties.
Digitale facturen kan je namelijk niet meer gebruiken voor b2g-transacties. En hoewel je via het Mercuriusportaal nog steeds e-facturen kan versturen, is dit niet de meest efficiënte oplossing. Met een facturatietool dat geschikt is voor e-factureren heb je de e-factuur meestal veel sneller (en met minder frustratie) de deur uit. - Run je je hele zaak.
Met een alles-in-één tool als Teamleader Focus, maak je niet alleen e-facturen. Je beheert daarmee ook je crm, stelt je offertes op en managet je projecten. Je kan dus afscheid nemen van al je losse tools en je bedrijf runnen vanaf één plek. Zijn er tools waar je geen afscheid van kan nemen? Geen punt, met de 230+ integraties koppel je Teamleader Focus aan al je favoriete tools. Gedaan met dubbel werk.
Zij maken hun online facturen met Teamleader Focus
“Teamleader bespaart ons heel wat tijd”
Jona van Laer, Oprichter van Tuinjan, kan dankzij Teamleader Focus meer tijd in zijn klanten steken.
“Wij zijn vanaf dag één gestart met online factureren. Op die manier konden we achteraf conclusies trekken uit onze cijfers en hebben we een heel duidelijk beeld van onze omzet. Je verliest ook minder tijd achter je bureau als je digitaal factureert, zowel bij het maken van de factuur als bij de opvolging.”
“Onze facturen zien er veel professioneler uit”
Luk Thys, zaakvoerder Foodphoto, factureert met Teamleader Focus vele malen sneller én met veel minder kans op fouten.
“Elke factuur die vertrekt, gaat rechtstreeks naar de boekhouding. De offertes en de facturen zien er ook veel mooier en professioneler uit dan toen we ze nog handmatig opmaakten. Het risico op fouten – een verkeerde komma, een nul te weinig of te veel - is veel kleiner.”
Met Teamleader kan je meer dan online factureren
Online factureren met Teamleader Focus maakt je facturatieproces efficiënter en verbetert je cashflow. En er is meer:
- Professionele offertes maken, ze online laten ondertekenen en snel omzetten in facturen.
- Offertes omzetten in projecten en ze op tijd en binnen het budget opleveren.
- Je gewerkte tijd registeren, onderweg of achter je bureau.
- Klanten en leads beheren en opvolgen.
Probeer het zelf en test onze software twee weken gratis, zonder aankoopverplichting.
Geen kredietkaart nodig.
Heb je vragen over online factureren? Wij hebben de antwoorden!
-
Hoe maak je een e-factuur?
Een e-factuur maak je allereerst door een UBL factuur op te stellen. Dit is een factuur in XML formaat. Deze factuur verzend je vervolgens via het beveiligde Peppol-netwerk. Het best gebruik je hiervoor facturatiesoftware dat geschikt is voor e-factureren. Zo verstuur je altijd makkelijk, snel en op de juiste wijze een e-factuur. Wil je graag een meer gedetailleerde uitleg? Hier lees je alles over e-factureren.
-
Hoe werkt elektronische facturatie?
Elektronische facturatie, of e-factureren, kan je het best doen met een gespecialiseerde facturatietool. Met een goede tool kan je in 3 makkelijke stappen e-factureren:
1: maak de e-factuur in de facturatie software. Koppel de e-factuur aan het Peppol-ID van de klant.
2: de software zet je factuur om naar factuur in UBL formaat en verzendt dit via het beveiligde Peppol-netwerk. De e-factuur wordt automatisch in je software systeem verwerkt.
3: de factuur wordt automatisch ontvangen, verwerkt en ingeboekt in het systeem van je klant. Soms wordt ook de betaling automatisch ingeboekt en afgehandeld.
-
Is een e-factuur verplicht?
Op dit moment zijn e-facturen verplicht voor alle facturen voor overheidsinstellingen. Dat betekent dat b2g-transacties altijd met een e-factuur in rekening gebracht moeten worden. Vanaf 2026 komen hier in België ook alle b2b-transacties bij.
-
Hoe ziet een e-invoice eruit?
In eerste oogopslag ziet een e-invoice eruit als een normale factuur. Het verschil zit ‘m in het format van de factuur. De software zet de factuur om naar een UBL factuur en voorziet alle onderdelen van een XML-tag. Daardoor kan de factuur automatisch worden verwerkt door de ontvanger.
-
Hoe verwerk ik een e-factuur?
Dat is het mooie aan e-facturen: een e-factuur is gemaakt om automatisch verwerkt te worden in je softwaresysteem. Als je het jezelf nog makkelijker wilt maken, kies je voor een alles-in-één tool als Teamleader Focus. Daarmee kan je niet alleen factureren maar maak je ook je offertes, beheer je je klanten en overzie je alle projecten. Doordat alles in één tool zit, wordt er veel geautomatiseerd. Dat betekent een flinke tijdsbesparing.
-
Waarom e-factureren?
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-factureren tussen bedrijven verplicht. De wortels van deze grote verandering in het facturatieproces liggen in het wetsvoorstel ‘VAT in the Digital Age’. In het wetsvoorstel staat onder andere de verplichting van e-factureren.
Lees hier meer over de wet- en regelgeving voor e-factureren.
-
Geldt de verplichting om e-facturen te ontvangen voor mijn organisatie?
De verplichting van e-factureren (dus zenden én ontvangen) geldt op dit moment voor alle b2g-transacties in Nederland en België. Vanaf 2026 komen daar in België ook alle b2b-transacties bij.
-
Wat is een e-factuur en wat zijn er de voordelen van?
Een e-factuur is een elektronische factuur in UBL formaat. Elektronische facturen gemaakt om automatisch verwerkt te worden in het systeem van de ontvanger. Dit bespaart veel tijd, vermindert de kans op menselijke fouten of btw-fraude en verlaagt de kosten van het facturatieproces.
Heb je toch nog meer vragen over e-factureren? Onze experts helpen je graag
Heb je iedere letter gelezen maar zit je nog steeds met vragen? Daar gaan we verandering in brengen. Vuur al je vragen af op onze consultants. Dit kan je op twee manieren doen:
- Bel met een consultant
- Laat je vraag achter
Waar je ook voor kiest, je ontvangt altijd snel een antwoord!
