Crm: alles wat je wilt weten over crm-systemen
Ben jij ook regelmatig tijd kwijt aan het volgen van alle projecten? Of met het updaten van nieuwe contactgegevens van een klant in verschillende systemen? Dat kan sneller en makkelijker. Met de crm-software van Teamleader Focus heb je alle informatie op één plek. Contactgegevens, verzonden e-mails, offertes, facturen, communicatiegeschiedenis, … Alles vind je met een druk op de knop, binnen één tool.
Een goede crm bespaart je tijd, geld én moeite. Met alle gegevens op één plek werk je bewezen sneller en efficiënter.
Ook op zoek naar een crm? Dan is het belangrijk om te weten wat een crm-systeem precies is, wat een crm onderscheidt van andere systemen en waar je op moet letten bij aanschaf. Wij beantwoorden alle vragen die je hebt over crm-systemen, en meer.
Geen kredietkaart nodig.
Wat is crm?
Crm staat voor Customer Relationship Management of klantenrelatiebeheer. Het is zowel een strategie als software die bedrijven hanteren om relaties en interacties met (potentiële) klanten te verbeteren. Maar Customer Relationship Management beperkt zich niet tot klantenrelaties. Het gaat om alle stakeholders die betrokken zijn bij je bedrijf. Denk maar aan collega’s, leveranciers, prospecten, partners, resellers …
Bij het opbouwen en onderhouden van klantrelaties zijn verschillende afdelingen betrokken: marketing, sales en de klantendienst. Crm omvat dus de volledige klantervaring: vanaf het allereerste contactmoment tot lang na verkoop. Door klanten beter te leren kennen, kunnen bedrijven niet alleen een uitstekende klantendienst bieden, maar ook meer cross- en upsellmogelijkheden – en dus verkoop – creëren.
"Voordat we Teamleader in huis haalden, maakte ik veel Excel-bestandjes. Heel veel Excel-bestandjes. (zucht) Ik werd er echt gek van.”
Crm: strategie of software?
Crm is zowel een strategie als software, want het is een strategie die technologische ondersteuning nodig heeft om te slagen. Een solide crm-strategie en degelijke crm-software dus gaan hand in hand:
- Zonder crm-software blijf je namelijk met een pak handmatig werk zitten, wat niet vol te houden valt wanneer je klantenbestand groeit.
- Zonder crm-strategie betekent je crm-pakket niet zoveel, net zoals een goed paar voetbalschoenen nog geen wereldspits van je maken.
“Successful CRM is about competing in the relationship dimension. Not as an alternative to having a competitive product or reasonable price – but as a differentiator. If your competitors are doing the same thing you are (as they generally are), product and price won’t give you a long-term, sustainable competitive advantage. But if you can get an edge based on how customers feel about your company, it’s a much stickier – sustainable – relationship over the long haul.”
Als mensen het over crm hebben, dan bedoelen ze vaak een crm-systeem, crm-tool of crm-software. Klantenbeheersoftware helpt je om contactgegevens te verzamelen en bewaren met als uiteindelijke doel om meer winst te halen uit klantrelaties. Door alle informatie en communicatie van (potentiële) klanten te centraliseren creëer je meer overzicht en verbeter je de productiviteit binnen je team.
Alle klantgegevens en e-mailverkeer op één plek
Door alle klantgegevens en e-mailverkeer te centraliseren leer je je klanten vanbinnen en vanbuiten kennen. Hierdoor krijg je goed zicht op de voorgeschiedenis van klanten, waardoor je hen makkelijk kan opvolgen en helpen.
- Laat klanten zelf een (online)afspraak maken in je agenda.
- Voeg makkelijk klantgegevens toe, zelfs via een btw-nummer of visitekaartje.
- Behandel alle e-mailverkeer op één plek, ook die van je collega’s.
De functies van een crm tool
Een crm tool is een veelzijdige, digitale tool die verschillende functies combineert. En je weet wat ze zeggen: het geheel is meer dan de som der delen. De krachtige alles-in-1-tool geeft je meer overzicht en wordt zo onmisbaar voor je bedrijf.
Leadmanagement
Een crm-systeem helpt je salesteam om potentiële klanten te kwalificeren en op te volgen. Het geeft een duidelijk beeld van elke stap in het verkoopproces: welke nieuwe leads zijn er, wie is er reeds gecontacteerd, welke meetings zijn er gepland, welke offertes zijn er verzonden en aanvaard. Zo verlies je geen enkele verkoopkans uit het oog.
Contactbeheer
Crm-software laat je toe om allerhande klantgegevens (contactinformatie, aankoopgegevens, demografische informatie en feedback) te centraliseren en doorzoeken. De digitale tool volgt en bewaart ook klantinteracties, waardoor je zicht krijgt op de voorgeschiedenis van klanten. Alle informatie en communicatie op één plek - handig!
Centrale inbox
Het is mogelijk om je mailbox, zoals Outlook of Gmail, te koppelen aan je crm-tool. Inkomende en uitgaande e-mails worden zo automatisch gelinkt aan de juiste contactpersoon of het juiste bedrijf, waardoor je het e-mailverkeer met stakeholders makkelijk kan terugvinden, doorzoeken en behandelen. Dankzij e-mailtracking verlies je geen enkele conversatie uit het oog.
Op zoek naar meer overzicht in je bedrijf?
In de video ‘meer overzicht in je bedrijf op 5 vlakken’ toont Roos Martens, Account Executive bij Teamleader, op 20 minuutjes hoe je orde in de chaos brengt op vijf manieren. Bekijk de webinar nu en leid een succesvollere zaak met minder stress!
Offertes
Vanuit je crm-systeem kan je rechtstreeks offertes maken en versturen, en dat in je eigen huisstijl. Meer zelfs, je krijgt telkens een notificatie wanneer (potentiële) klanten je offerte online raadplegen, terugkoppelen of ondertekenen. Na goedkeuring zet je ze in één enkele klik om in een project of factuur. Zo volg je elke verkoopkans op de voet en laat je geen geld meer op tafel liggen.
“Vroeger tikte ik mijn offertes en facturen handmatig uit; nu hoef ik alleen maar op de knop Offerte of Factuur te klikken en staat alles meteen goed. Binnen een minuut ben ik klaar; het levert me 80% tijdwinst op.”
Documentbeheer
Vanuit een crm-tool kun je niet alleen bestanden maken en versturen; het is ook een krachtige zoekmachine waar je alle belangrijke documenten op één centrale plek verzamelt en terugvindt. Of je nu onderweg bent of aan je bureau zit, je hebt alles steeds bij de hand. Denk maar aan binnenkomende of uitgaande mails, aangemaakte offertes, opgeslagen tijdregistraties …
Rapportage
Crm kan je diepgaande inzichten geven over je klanten, waardoor je begrijpt waarom je zaak loopt zoals het loopt. Combineer dat met tijdregistratie, projectmanagement en facturen en je hebt een krachtige alles-in-1-tool. Deze statistieken helpen je om geïnformeerde en strategische beslissingen te maken om je zaak verder te laten groeien.
Forecasting
Crm-software helpt je ten slotte ook bij het voorspellen van je totale omzet, en dat voor de komende drie maanden. Dat wordt berekend op basis van het bedrag, de vermoedelijke beslissingsdatum en de slaagkans van alle verkoopkansen in de pijplijn. Zo kan je gegronde beslissingen nemen als het gaat over de toekomst van je bedrijf. Denk maar aan aanwervingen, voorraad, investeringen …
Geen kredietkaart nodig.
Wanneer heb je een crm tool nodig?
Voordat kleine bedrijven en kmo’s investeren in een crm-systeem, werken ze vaak met Excel. Dat lukt misschien nog net in het begin, maar deze methode is niet haalbaar op lange termijn, als je bedrijf groeit.
Een crm-pakket is de sleutel tot succes en groei. Door te professionaliseren behoud je een kraakhelder en actueel overzicht van alle informatie over je leads en klanten en kun je makkelijk overschakelen op operationele efficiëntie.
Élk bedrijf heeft baat bij een crm-systeem
In het e-book ‘crm-tools zijn voor “grote” bedrijven’ weerleggen we vijf drogredenen om niet in te investeren in een crm-pakket. Download het e-book nu en geef je business én interne samenwerking een boost!
De voordelen van een crm
Wanneer je crm-software op de juiste manier gebruikt, kan het je veel voordelen opleveren. Het laat je toe om overzichtelijk, efficiënt en resultaatgericht te werken, wat zorgt voor meer innerlijke rust, productiviteit, professionaliteit, tijd, controle, groeikansen … én geld. Geef toe, dat klinkt aanlokkelijk.
#1 Eén centrale plek voor al je contacten
In een sales crm bewaar je al je contacten in een digitale, centrale database. Je kan er zeer makkelijk klantgegevens toevoegen, via een btw-nummer of visitekaartje bijvoorbeeld. Op die manier zie je in één oogopslag hoe je iemand het best bereikt, de complete historie aan interacties, wat besproken is geweest, welke afspraken er gemaakt zijn … En dat alles onderweg of aan je bureau.
#2 Hogere klanttevredenheid en -loyaliteit
Doordat je een overzicht hebt van alle informatie en communicatie met klanten, kan je steeds snel en gericht reageren wanneer iemand uitreikt. Je hoeft zelf niks meer te onthouden dankzij automatische reminders die ervoor zorgen dat je je leads opvolgt, afspraken maakt in de gedeelde agenda … Via customer intimacy (persoonlijk contact) kan je de allerbeste service garanderen en je concurrentiepositie versterken.
#3 Sneller verkopen
Vanuit je crm-systeem kan je ook snel en makkelijk offertes met je eigen logo, kleuren en lettertype versturen. Zo verlies je minder tijd met vervelende administratieve taken, wordt het risico op fouten kleiner en heb je meer tijd voor écht klantencontact. Omdat je alle informatie, communicatie én bestanden van elke klant centraliseert, vind je alles instant terug. Dat bespaart een hoop zoekwerk en versnelt het verkoopproces.
#4 Meer verkopen
Met een sales crm verlies je geen enkele lead uit het oog en krijgen bestaande klanten de aandacht die ze verdienen. Met slimme filters bekijk je open, gewonnen of verloren verkoopkansen en volg je ze makkelijk op. Via statistieken krijg je zelfs zicht op eventuele cross sell- en upsellmogelijkheden en ontdek je nieuwe verkoopkansen. Een crm-tool is een middel om je volledige sales pipeline te stroomlijnen, van het eerste contact tot het sluiten van de deal. (Niet te verwarren met een ERP.)
Verkoop 35% sneller en 23% meer met Teamleader Focus
#5 Efficiënter samenwerken tussen afdelingen
Verschillende afdelingen komen in aanraking met (potentiële) klanten: sales, marketing en de klantendienst. Met een crm-systeem zit niet alle waardevolle informatie in het hoofd van één enkele medewerker, maar in een handig overzicht dat iédereen kan raadplegen. Zo is er weinig overdracht nodig tussen collega’s (bij ziekte, vakantie …) en zorgt het voor minder frustraties bij klanten.
#6 Inzicht in je eigen zaak
Door al je gegevens te verzamelen op één centrale plek wordt het een stuk eenvoudiger om allerhande zaken te analyseren. Dashboards en statistieken helpen je om inkomsten te voorspellen, prestaties van je team op te volgen, verkoopdoelstellingen in te stellen ... Zo maak je betere, gegronde beslissingen die je onderneming vooruit kan helpen.
Nuttige crm-integraties
Vandaag kunnen crm-systemen gekoppeld worden met wat je al gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan je mailbox of kalender. Een dergelijke koppeling of integratie zorgt ervoor dat twee software-applicaties onderling informatie kunnen uitwisselen.
Je crm-software met andere software integreren biedt veel voordelen:
Crm-systeem zonder integraties | Crm-systeem met integraties |
|---|---|
In silo’s werken: | 360 graden overzicht: |
Risico op fouten: | Geen saai, repetitief werk meer: Dankzij onze integraties kan je automatisch data importeren in je Teamleader Focus-account. Zo hoef je zelf helemaal niks over te typen en ga je snel en zorgeloos aan de slag. |
Kans op dubbele data: | Altijd en overal toegang: |
Gemiste verkoopkansen: | Snellere klantenservice: |
Crm-integraties zijn onmisbaar als je je onderneming vanuit één plek wilt runnen. Hierbij kan je denken aan:
Boekhouding
Crm-software en boekhoudsoftware wisselen cruciale financiële gegevens uit. Met een integratie kan je automatisch uitgaande facturen aan je boekhoudtool toevoegen.
Verbind Teamleader Focus met:
...en meer!
Betaling
Ook zijn er integraties met betaalsoftware waarbij je jouw bankrekening kan koppelen met het crm-systeem. Zo hoef je zelf niet meer steeds op je bankrekening te kijken of de factuur betaald is.
Verbind Teamleader Focus met:
...en meer!
Agenda
Door je kalender aan je crm-systeem te koppelen, synchroniseer je al je afspraken. Zo voeg je alle vergaderingen, evenementen, taken en calls automatisch aan de agenda van je crm-tool toe. Andersom werkt dit ook. Heb je je kalender gesynchroniseerd met je crm-tool en voeg je daar iets toe aan de agenda? Dan verschijnt dit ook in je kalender. Zo vergeet je nooit meer een afspraak en voorkom je dubbele boekingen!
Verbind Teamleader Focus met:
...en meer!
Leads verzamelen en contacten synchroniseren
Integraties met leadgeneratiesoftware, websiteformulieren en social media verzamelen automatisch gegevens van potentiële klanten.
Voeg contacten en bedrijven uit externe bronnen toe, zoals Eventbrite, LinkedIn, online webformulieren of je eCommerce-website via Shopify. Als het contact al in de database staat, wordt dit meteen herkend door het systeem. Zo wordt je niet met dubbele data geconfronteerd.
Verbind Teamleader Focus met:
...en meer!
E-mailmarketing
E-mail is nog steeds één van de meest effectieve marketingkanalen, maar je strategie staat of valt met de kwaliteit van de data in je e-maillijsten. Ook contacten en bedrijven uit e-mailmarketing tools kan je makkelijk importeren. Zo kan je makkelijk professionele e-mails naar leads en klanten sturen.
Verbind Teamleader Focus met:
...en meer!
Er zijn nog talloze andere soorten integraties te vinden. Zo kun je je crm-tool ook nog integreren met je dashboard, documentbeheer, financiële informatie en zoveel meer!
Saai en repetitief werk? Laat dat maar over aan Teamleader Focus!
Teamleader Focus kan je moeiteloos koppelen met de software die je al gebruikt: agenda, boekhoudsoftware, mailbox ... Kies uit meer dan 230 populaire integraties. Neem een kijkje op onze Marketplace en ontdek hoe je je favoriete tools kunt koppelen met Teamleader Focus.
Crm als marketinginstrument
Crm kan je inzetten om je marketing te ondersteunen en optimaliseren. Met crm marketing ga je voor sterkere klantenbinding door klanten op een persoonlijke en individuele manier te benaderen.
Met alle online communicatie zijn mensen tegenwoordig al snel advertenties moe. Er zijn zoveel nieuwsbrieven, aanbiedingen en e-mails dat deze informatie volledig langs hen heen gaat. Dat wil je juist voorkomen!
Met crm marketing wil je:
- je klanten zo goed mogelijk leren kennen;
- gericht met ze communiceren en je communicatie helemaal afstemmen op hun persoonlijke doelen;
- hen een persoonlijke service bieden, waardoor je meer trouwe klanten creëert.
Versterk je marketingstrategie met Teamleader Focus
Het crm-systeem van Teamleader Focus heeft verschillende integraties met online tools, waarmee je je marketing op individueel niveau kan afstemmen. Verstuur bijvoorbeeld met de MailChimp-integratie een gerichte e-mail naar klanten. Maak een selectie van je contacten en stuur ze een mailing.
Ook kan je de data uit je crm gebruiken om gepersonaliseerde advertenties te maken of om landingspagina’s af te stemmen op de gebruikte zoekterm. Of wat dacht je van veelgestelde vragen omzetten in een sterke blogpost?
Wees creatief en Teamleader Focus helpt je om je marketing naar een hoger niveau te tillen!
Geen kredietkaart nodig.
Crm als technologie
Als we spreken over crm als technologie, dan hebben we het over het type software dat je gebruikt voor je crm. Tegenwoordig zijn veel crm-systemen cloudgebaseerd. Dit wordt ook wel een crm cloudsysteem genoemd.
Crm cloudsysteem
Een crm cloudsysteem slaat al je informatie online op, zodat het hele team hier makkelijk bij kan. Niet alleen je klantinformatie, maar ook je offertes, facturen, agenda’s, tijdregistratie en communicatiegeschiedenis worden online bewaard. Zo heb je dus alle informatie die je nodig hebt op één plek: in de cloud.
De voordelen van een cloudgebaseerd crm-systeem
Met een crm cloudsysteem werk je altijd online. Het enige wat je dan nodig hebt, is een mobiel apparaat en internet. Het crm-systeem kan je dan online via het platform bereiken. Vanaf daar heb je toegang tot alles wat je nodig hebt om je zaak te runnen. Een crm in de cloud heeft veel voordelen:
- Altijd en overal toegang: Omdat alles online beschikbaar is, kan je alle klantgegevens makkelijk raadplegen. Of je nu onderweg bent of op locatie werkt: met een cloud-crm heb je altijd toegang tot je gegevens.
- Veilig en betrouwbaar: Alle gegevens die je opslaat in een cloudgebaseerd crm-tool blijven bewaard en zijn ook nog eens streng beveiligd. Je raakt dus nooit meer zomaar informatie kwijt!
- Eenvoudige installatie en gebruik: Kies je voor een online crm-tool? Een dergelijke tool, zoals Teamleader Focus, is eenvoudig te installeren en heel intuïtief in gebruik. Loop je ergens tegenaan? Dankzij de praktische artikelen en video’s in ons uitgebreide supportcentrum heb je snel de oplossing! Kom je er niet uit? Dan kan je natuurlijk ook altijd onze experts raadplegen.
- Flexibiliteit. Bedrijven zijn constant in beweging. En als je bedrijf verandert, dan veranderen ook je wensen op het gebied van crm. Een crm cloudsysteem is daarin enorm flexibel. Met updates en nieuwe functionaliteiten groeit deze mee met je organisatie.
- Compatibiliteit. Goede integraties met andere systemen zijn essentieel. Een e-mailsysteem, agenda’s, een boekhoudpakket … Waarschijnlijk gebruik jij ze ook voor je bedrijf! Met een online crm-systeem is dit gewoon een kwestie van installeren. Zo kan je je favoriete systemen blijven gebruiken en is alles verzameld op één plek.
Mobiele crm-app
Ben je onderweg en heb je geen laptop bij de hand? Tegenwoordig hebben veel online crm-systemen een mobiele app. Teamleader Focus heeft er ook zo één op Android en Apple.
Mobiele apps worden steeds belangrijker en dat is geen verrassing. Volgens Statista maakte het mobiele internetgebruik in 2020 meer dan 60% van het wereldwijde internetverkeer uit. Met de groei van het mobiele internetverkeer is het logisch dat crm die trend volgt.
Met een crm-app zoals van Teamleader beheer je alle administratie vanaf je smartphone. Dit is niet alleen makkelijk, je behaalt er ook betere resultaten mee! Het gebruik van mobiele crm lijkt namelijk voor meer verkoopsucces te zorgen. Onderzoek van Inoppl Technologies wijst uit dat 65% van de bedrijven die mobiele crm gebruiken hun sales targets behalen, tegenover slechts 22% die dat niet doen.
"Teamleaders mobiele app staat me goed bij: alle nieuwe contactgegevens, details over het bezoek, opmerkingen, enzovoort noteren we meteen in Teamleader Focus. Perfect voor de opvolging achteraf. Documenten, zoals prijsoffertes, tonen we ook gemakkelijk meteen live tijdens een bezoek bij de klant. Kortom, je hebt altijd al je gegevens bij de hand.”
De cloud crm van Teamleader Focus
Met Teamleader Focus zit je crm in de cloud.
- Makkelijk in gebruik
- Overzichtelijk voor je hele team
- Snel en eenvoudig contacten beheren
- Chronologisch actieoverzicht per klant
- Veilig, betrouwbaar en efficiënt
...En natuurlijk mét een mobiele app!
Geen kredietkaart nodig.
Crm in de praktijk
Wereldwijd gebruiken tal van bedrijven crm-pakketten om klantrelaties, verkoopprocessen, interne communicatie en nog veel meer te verbeteren. Ontdek hoe deze ondernemingen een succesvolle crm-strategie opgezet hebben en deze met crm-software effectief implementeerden.
Start24
Tom Berger, mede-oprichter van Start24, adviseert om te zorgen dat de crm-tool wel compatibel is met je bedrijf.
"Waneer je een crm-systeem zoekt word je gebombardeerd door aanbieders met talloze features en toffe mogelijkheden. Verslik je hier niet in. Gebruik je voor het eerst met een crm-systeem en vermijd je onnodige registratielast. Breid daarna het crm-systeem steeds verder uit, maar blijf altijd secuur op de toegevoegde waarde ten opzichte van de extra registratielast."
Atelier Schrauwen
In het verleden konden collega’s elkaars agenda niet inkijken, wat de afwerking van projecten bemoeilijkte. De grootste uitdaging was bijhouden hoeveel het bedrijf verkocht, wat daarbij het rendement op investering was en of de algemene targets werden behaald. Het crm-pakket is nu de ruggengraat van het bedrijf: alles is veel makkelijker beschikbaar dankzij een centraal systeem, van klantgegevens tot verkoopbeheer.
“Voor we crm-software gebruikten, verliep de communicatie stroef. Nu hebben we meer inzicht en weten we precies hoeveel tijd elk project in beslag neemt.”
Klaar om je klanten beter te soigneren?
Met een goede crm-tool kun je het jezelf erg makkelijk maken. Zo zorg je ervoor dat je klantrelaties kunt beheren. Dit kan uiteenlopen van marketing, e-commerce en klantenservice tot verkoop. Ben je op zoek naar de beste crm-tool? Zoek dan niet verder, Teamleader Focus biedt alles wat je nodig hebt!
Teamleader Focus is hét crm-systeem voor elke ondernemer. Met de crm-tool van Teamleader heb je alles wat je nodig hebt om je zaak te runnen. Want Teamleader is niet alleen crm, maar ook een tool voor facturen, offertes en planning.
Bekijk onze prijzen en abonnementen en bepaal de prijs (op kwartaal- of jaarbasis) aan de hand van het aantal gebruikers dat je nodig hebt.
Heb je toch nog vragen over de crm-tools van Teamleader? Neem vrijblijvend contact met ons op.
Geen kredietkaart nodig.
Veelgestelde vragen over crm en Teamleader Focus
-
Moet ik mijn kredietkaartgegevens koppelen aan de gratis proefversie?
Neen. Om Teamleader Focus te testen is er geen kredietkaart vereist. Na twee weken testen ontvang je automatisch een e-mail waarin uitgelegd wordt hoe je je account verder kan blijven gebruiken. Je kiest het pakket dat het best past bij jouw bedrijf en ruil je zo je testaccount in voor een betalend account.
-
Heb ik toegang tot alle modules in de gratis proefversie?
Ja. Bij het opstarten van je proefversie heb je sowieso toegang tot de basisfunctionaliteiten: agenda, crm, deals en offertes, artikelen en materialen, en statistieken. Daarnaast kan je nog een aantal extra functionaliteiten selecteren die voor jou het verschil maken: facturen en betalingen, projectbeheer, tijdregistratie, werkbonnen en/of supporttickets. De door jou aangeduide functionaliteiten zullen vervolgens, samen met de basisfunctionaliteiten, in je testaccount verschijnen. Toch benieuwd naar de andere functionaliteiten? Niet getreurd, je kan de selectie altijd aanpassen.
-
Wat als ik hulp nodig heb tijdens of na mijn proefversie?
We staan altijd paraat om je te helpen. Tijdens je proefversie kan je ons steeds bellen, mailen of chatten. Ook na je proefversie kan je op ons rekenen om bijvoorbeeld je account te helpen opzetten. Zo haal je het maximale uit Teamleader Focus!
-
Hoeveel kost een crm-systeem voor kleine bedrijven en kmo’s?
De prijs van een crm-systeem hangt onder andere af van hoeveel mensen de tool zullen gebruiken en de ondersteuning die je nodig hebt. Met Teamleader Focus kies je het abonnement dat het beste bij je past.
-
Is Teamleader een crm-systeem voor kmo’s en kleine bedrijven?
Jazeker! Met Teamleader Focus kan je klanten beheren, maar ook factureren, offertes maken, projecten opvolgen ... Het is een alles-in-1-tool waarmee je je hele bedrijf runt.