Workload management: 6 ultieme tips

Efficiënt workload management kan het verschil maken tussen een vlot lopend project - afgeleverd op tijd en binnen budget - en een project dat te maken krijgt met scope creep, chaos en overbelaste werknemers. In het slechtste geval leidt dat tot deadlines die steeds worden uitgesteld, uitval bij je team door extreme stress of burn-out, hoog oplopende kosten en financiële verliezen. Problemen die je kan voorkomen door je workload beter te beheren.

Even een stap achteruit zetten en een overzicht krijgen over je deliverables, taken en prioriteiten is een uitstekende manier om een project te starten. Welke taken omvat je project en wat is hun prioriteit op basis van belang, dringendheid en de tijd die je nodig hebt om ze tot een goed einde te brengen. Zo kom je tot een projecttijdlijn met milestones, begin- en einddata waaraan je de voortgang van je project kan aftoetsen.

Wil je de tijd van je medewerkers optimaal benutten, dan is het vooral belangrijk om hun vaardigheden en talenten op de juiste manier in te zetten. De workload hoeft dus niet per se op een gelijke manier verdeeld te worden over alle medewerkers. De één functioneert het best als hij of zij zich kan focussen op een specifieke taak, terwijl de ander liever jongleert met diverse taken. Stel jezelf dus de volgende vragen om de capaciteit in te kaart te brengen:

• Welke werknemers heb je ter beschikking?
• Wie kan welke taak of taken efficiënt uitvoeren?
• Aan welke andere projecten werkt die persoon op dit moment en hoe vallen die te combineren met het huidige project?
• Welke workload kan hij of zij voor dit project op zich nemen?

Deel je project op in deeltaken die je toekent aan individuele medewerkers. Probeer zo concreet en gedetailleerd mogelijk te zijn over inhoud, timing en budget. Dat maakt het des te makkelijker als je op een bepaald moment taken moet gaan herschikken. Een concreet overzicht van taken en to do’s geeft je medewerkers bovendien een gevoel van controle. Elke deeltaak die ze kunnen afvinken is een stap vooruit.

Beperk het overleg met je medewerkers niet tot een briefing en werkverdeling bij de start van het project. Volg je mensen goed op, zorg dat ze niet overbelast raken of kijk of ze eventueel meer verantwoordelijkheden kunnen opnemen.

Dagelijkse stand-up meetings van een tiental minuten zijn bijvoorbeeld ideaal om de workload van je medewerkers van kortbij op te volgen en indien nodig bij te sturen. Zo blijven teamleden bovendien op de hoogte van elkaars voortgang, kunnen ze ideeën uitwisselen en hou je de neuzen in dezelfde richting.

Merk je dat de workload niet optimaal verdeeld is, ga dan na hoe dat komt en stuur bij waar nodig. Ligt een verkeerde inschatting aan de basis? Zorgt één medewerker voor vertragingen elders in het team? Is je hele team overbelast, dan is er wellicht een probleem met de planning zelf. Zit het probleem bij een of twee medewerkers, dan kan het inschakelen van extra medewerkers - of eventueel freelance hulp - een oplossing zijn.

Workload management is een complexe puzzel die nooit helemaal klaar is. Een work management tool die je helpt je workload te beheren is daarom geen overbodige luxe. Teamleader Orbit is software die je helpt om je planning overzichtelijk te houden, je nettocapaciteit te bepalen in een bepaalde periode of voor een bepaald project en voorspelt wanneer je moet ingrijpen omdat de workload te zwaar wordt. Zo neem je gefundeerde aanwervingsbeslissingen voor je bedrijf.