Workload berekenen: breng je werkbelasting in kaart

Snel en makkelijk de werkbelasting van je team in kaart brengen. Dat kan met de projectmanagementsoftware van Teamleader Focus. In één oogopslag heb je zicht op alle taken, planning en beschikbare tijd. Wordt een teamlid te zwaar belast? Met de handige drag & drop functionaliteit wijzig je eenvoudig de planning en zie je direct wat de gevolgen hiervan zijn. Probeer het twee weken zelf, zonder te betalen en zonder gedoe. 

Werkbelasting wordt nog weleens verward met werkdruk. Toch zijn deze twee zaken niet hetzelfde:

• Werkbelasting
  Ook wel workload genoemd. Dit gaat om de feitelijke belasting van een teamlid. Dus: hoeveel werkuren zijn er beschikbaar en hoeveel daarvan zijn al ingepland?
• Werkdruk
  Waar werkbelasting een objectieve rekensom van beschikbare en ingeplande uren is, draait werkdruk vooral om de beleving van die belasting. Dus: hoe voelt een teamlid zich bij de hoeveelheid werk? 

Werkdruk kan toenemen als de werkbelasting te hoog is, maar ook door andere factoren. Denk bijvoorbeeld aan strakke deadlines, gebrek aan ondersteuning of persoonlijke omstandigheden. Goed grip houden op de werkbelasting van je team kan ervoor zorgen dat de kans op een te hoge werkdruk daalt. 

De formule om de workload te berekenen is vrij simpel:

Zo bereken je de workload: 

1. Inventariseer de taken en projecten
   Breng alle taken en projecten waar je team aan werkt in kaart. Zorg dat dit overzicht compleet is, inclusief deadlines en prioriteiten.
2. Schat de benodigde tijd per taak
   Maak een zo nauwkeurig mogelijke schatting van de tijd die nodig is om elke taak uit te voeren. Je kan hiervoor bestaande data, ervaring of input van het team gebruiken.
3. Bereken de totale ingeplande uren per teamlid
   Tel alle geschatte uren per taak bij elkaar op voor elk teamlid afzonderlijk. Dit geeft het totaal aan ingeplande werkuren.
4. Bepaal de beschikbare uren
   Bereken voor elk teamlid het totaal aantal werkuren dat ze in een bepaalde periode beschikbaar zijn. Trek hierbij verlof, feestdagen en andere niet-werkbare uren van de contracturen af.
5. Bereken de werkbelasting
   Gebruik de formule om per teamlid de werkbelasting te berekenen:
   (ingeplande werkuren ÷ beschikbare werkuren) × 100.
   Dit geeft een percentage dat aangeeft hoe volgepland het teamlid is.

Heel flauw: dit verschilt enorm per functie én per sector. Je wilt in ieder geval onderbelasting vermijden want dit resulteert vaak in inefficiëntie of verveling. Tegelijkertijd geeft overbelasting een groter risico op stress, fouten of een daling in kwaliteit van het werk. 

Zorg dat je binnen je werkbelasting altijd  ruimte overhoudt voor:

• Onverwachte taken, achterstallig werk en ad-hoc zaken.
• Opvangen van het werk van collega’s bij ziekte of verlof.
• Persoonlijke ontwikkeling, trainingen en kennisdeling.

Zo voorkom je dat je een te hoge mate van productiviteit van je teamleden verwacht, maar worden de uren wel nuttig besteed. 

Dus, wil je de kans op bedrijfssucces maximaliseren? Dan houdt je de werkbelasting het best goed in het vizier. 

💡 Niet onbelangrijk: het is ook wettelijk verplicht om werkbelasting te monitoren en werkdruk te verminderen. 

Workload management is belangrijk als je de workload van je team in balans wilt houden. Maar hoe doe je dat? Met de volgende vijf stappen ga je direct van start met workload management:

• Stap 1:
  Breng de werkzaamheden van je team in kaart. Maak een overzicht van alle verantwoordelijkheden en taken per teamlid, inclusief het aantal uren dat hier aan besteed wordt.
• Stap 2:
  Koppel de uren uit stap 1 aan de beschikbare uren van het desbetreffende teamlid. Zo krijg je direct zicht op de huidige werkbelasting. Wil je dit makkelijk en snel kunnen doen? Dan kan goede projectmanagementsoftware je daarbij helpen.
• Stap 3:
  Controleer de belasting per teamlid én de verdeling van de werkbelasting over het gehele team. Misschien wordt het ene teamlid zwaarder belast dan het andere. Dit is prettig om te weten voor eventuele (her)verdeling van het werk.
• Stap 4:
  Check de ervaren werkdruk bij je teamleden. Je hebt nu een duidelijk beeld van de verdeling van de werkbelasting in je team. Maar is dit ook in lijn met hoe de werkdruk wordt ervaren?
• Stap 5:
  Pas je capaciteitsplanning indien nodig aan. Je hebt nu een helder beeld van de werkbelasting en de ervaren werkdruk binnen het team. Als het nodig is, kan je de capaciteitsplanning aanpassen om de werkbelasting meer in evenwicht te brengen en/of de werkdruk te verlagen. 

Als je deze stappen volgt, leg je de basis voor effectief workload management. Wil je het nog eenvoudiger maken? Dan kan het inzetten van een goede projectmanagement methode een uitkomst zijn. Ook een sterke projectmanagement tool helpt je om de werkbelasting van je team te optimaliseren. 

De werkbelasting kan je natuurlijk uitwerken en berekenen met Excel. Maar met gespecialiseerde projectmanagement software zoals Teamleader Focus doe je méér dan alleen de werkbelasting in kaart brengen. 

Met Teamleader Focus:

✓ Maak je eenvoudig taken aan en sleep je deze direct in de planning van een teamlid. Je ziet direct wat dit doet met de werkbelasting en je planning. 

✓ Heb je altijd zicht op de huidige en toekomstige bezetting van je team zodat je daarop kan anticiperen.
✓ Ben je beter gewapend tegen onvoorziene omstandigheden. Taken herschik je makkelijk wanneer het nodig is. Zo voorkom je onnodige stress en hogere werkdruk.