Basisgids voor je voorschotfactuur: wat is het en hoe gebruik je het?

Een voorschotfactuur maken hoeft niet ingewikkeld te zijn. Maar het constant bijwerken en aanpassen van je facturen kan een tijdrovend karweitje zijn. Denk daarom eens aan het gemak van een facturatie tool als Teamleader Focus. Want daarmee: 

• Maak je slechts één keer een factuur aan, die je opslaat als template. Zo heb je altijd een standaarddocument om vanuit te starten.
• Pas je de template van je factuur makkelijk aan met je eigen logo, kleuren en lettertype. Weg met amateurwerk.

Meer weten? Ontdek alles over onze facturatiesoftware. 

Een voorschotfactuur kan een handig middel zijn in verschillende situaties. Zo kan je hiervoor kiezen omdat je:

• Projectkosten wilt voorfinancieren.
  Als ondernemer kom je vaak niet onder het voorfinancieren van (inkoop)kosten uit. Maar als je een voorschot krijgt, kan je een deel van deze kosten alvast opvangen. Dit wordt vooral gedaan bij langlopende projecten of projecten met hoge materiaalkosten. 
• Risico’s wilt beperken.
  Bijvoorbeeld omdat je het risico op annulering wilt dekken. Vooral in de schoonheidsindustrie, evenementensector en horeca is het annuleringsrisico hoger dan in andere sectoren. Met een voorschot kan je voorkomen dat je onvoorziene kosten blijft zitten nadat je al tijd en middelen hebt geïnvesteerd in de voorbereidingen.
• Cashflow wilt verbeteren.
  Wanneer je werkt aan grote projecten of langdurige opdrachten, kan het even duren voordat je de volledige betaling ontvangt. Een voorschot kan zorgen voor een betere cashflow. Zo kan je lopende kosten dekken en voorkom je dat je bedrijf tijdelijk zonder liquide middelen komt te zitten. Dit komt vooral voor in sectoren als bouw, IT-dienstverlening en consultancy. 

Een voorschotfactuur moet net zoals een normale factuur voldoen aan de wettelijke factuureisen. Een voorschotfactuur bevat dus zowel jouw bedrijfsgegevens als die van je klant (tenzij het om een b2c-transactie gaat), heeft een opvolgend factuurnummer en een beschrijving van de levering.

De verschillen zitten in het volgende:

Helaas, ook met een voorschotfactuur kom je niet onder de btw uit. Tenzij:

• je diensten en/of producten levert die vrijgesteld zijn van btw;
• je levert aan een buitenlandse klant waardoor je de btw verlegt. 

Een voorschotfactuur moet, net zoals een normale factuur, voldoen aan alle btw eisen. Of je een voorschotfactuur met of zonder btw verstuurt, heeft dus niets te maken met het voorschot en alles met de diensten en/of producten die je levert. 

Een voorschotfactuur stel je eigenlijk net zo op als een normale factuur, waarbij je wel rekening houdt met de kleine verschillen tussen deze twee. Een voorschotfactuur maken kan in drie eenvoudige stappen:

Omdat er wat voorbereiding wordt vereist, hebben wij er nog een stap toegevoegd: stap 0. Dit is de stap waarbij je met de klant overeenkomt over het voorschot. Best leg je dit vast in je offerte, waarbij je een gedetailleerde beschrijving van de levering geeft en de voorwaarden en hoogte van het voorschotbedrag benoemt. 

Hier kan je de factuur de titel ‘voorschotfactuur’ geven. Doe je dit niet? Vergeet dan niet om dit in de omschrijving aan te geven.

Het middenstuk van je factuur wordt beslagen door de factuurregels. Hier benoem je dat het gaat om een voorschot of aanbetaling. Daarbij omschrijf je de diensten en/of producten die je levert, eventueel met een verwijzing naar de bijbehorende offerte. Vergeet niet het juiste btw-tarief en btw-bedrag toe te voegen. 

In de factuurvoet benoem je het te betalen bedrag en de betalingstermijn van je voorschotfactuur. 

Ben je niet zo talig ingesteld en vind je een visueel voorbeeld veel makkelijker? Dat snappen we! Hier vind je een voorbeeld die je zelf kan aanpassen:

Klik hieronder voor het voorschotfactuur voorbeeld. 

Of maak het jezelf makkelijk met onze facturatiesoftware. Daarmee maak je éénmalig je design op, waarna je eenvoudig iedere soort factuur aanmaakt op basis van dit ontwerp. Zo wordt het versturen van facturen kinderspel en kan je snel weer verder met het échte werk. Ben je benieuwd naar hoe zo’n voorschotfactuur in onze software er uit ziet? Hieronder vind je een voorbeeld!