Voorbeelden van KPI’s die wél werken

Deze informatie heb je nodig om je auto goed te kunnen blijven gebruiken. Zo werkt een KPI dashboard ook. Je ziet direct hoe je bedrijf ervoor staat, hoeveel budget al verbruikt is en of je ergens moet bijsturen.

Maar een KPI dashboard is alleen bruikbaar als je de juiste KPI’s selecteert. Geen idee waar je moet beginnen? 

Geen zin (of tijd) voor het formuleren van ingewikkelde KPI’s en het opzetten van een goed KPI dashboard? Met Inzichten van Teamleader Focus kan je snel en eenvoudig aan de slag met het volgen van jouw KPI’s. Maar je staat er niet alleen voor, Teamleader Focus helpt je graag. Zo geven we bijvoorbeeld aan welke data voor jouw sector waarschijnlijk interessant is. Ideaal toch? Ontdek wat Teamleader Focus voor jouw bedrijf kan betekenen.

Een goede KPI is altijd meetbaar. Dat betekent dat de data beschikbaar én goed te verzamelen is. Als de data niet beschikbaar is of onmogelijk is om te meten, heeft het geen zin om een KPI te volgen.

Je moet beschikken over de realtime resultaten van je KPI's zodat je er direct op kunt acteren. Want informatie over een hogere churn rate dan gewoonlijk, is nutteloos als dit data van 8 maanden geleden is.

De data die je meet met je KPI, moet (positief) effect hebben op je bedrijfsresultaat. Dat betekent dat je KPI bijdraagt aan de bedrijfsgroei. Het is zonde om een KPI te volgen die weinig tot geen impact heeft op je bedrijfsresultaat.

Als laatste maar zeker niet het minst belangrijk: zorg dat je KPI bruikbaar is. Dat houdt in dat je KPI een helder beeld geeft van de huidige stand van zaken en wat er moet gebeuren om verbeteringen te realiseren. Je hebt niets aan een bak met data waarvan niet duidelijk is wat het betekent en wat je ermee moet doen. 

KPI’s kunnen worden ingedeeld in verschillende categorieën. Zo heb je onder andere financiële KPI’s, sales KPI’s, workflow- en projectmanagement KPI’s en marketing KPI’s. 

Meten de financiële prestaties, zoals omzet, winst, winst per aandeel en kostenreductie.

Meten de effectiviteit en prestaties van het verkoopteam. Deze KPI’s, die je bijvoorbeeld kan volgen in je crm, helpen inzicht te krijgen in de verkoopstrategie en de impact ervan op de groei van het bedrijf.

Wil je direct aan de slag met een goed crm-systeem zodat je moeiteloos je sales KPI’s kan volgen? Dan is de makkelijke crm software van Teamleader Focus perfect. En dankzij de Inzichten functie volg je eenvoudig nog veel meer sales KPI’s. 

Deze KPI’s richten zich op de efficiëntie en effectiviteit van werkprocessen en projectuitvoering. Ze helpen bij het optimaliseren van workflows en het verbeteren van projectresultaten.

Meten de effectiviteit van marketingcampagnes, zoals conversieratio's, websiteverkeer, en cost per lead.

Er bestaan niet alleen KPI’s, maar ook KRI’s, PI’s en indicatoren. Wees niet bang, je hoeft geen encyclopedie voor bedrijven open te slaan. Wij leggen je hieronder precies uit wat al deze afkortingen betekenen. 

KRI’s geven inzicht in het resultaat van acties of verbeteringen die je hebt doorgevoerd. Het meet dus het eindresultaat van de inspanningen die je hebt geleverd om je bedrijfsresultaat positief te beïnvloeden. 

PI’s laten zien wat een bedrijf kan verbeteren binnen een specifiek resultaatgebied. Het is niet cruciaal voor je bedrijfsprocessen, dus het is geen Kritieke Prestatie Indicator. Een PI kan bijvoorbeeld de gemiddelde verkoopkorting meten.

Een IND geeft de resultaten van een enkele actie weer. Het woord ‘indicator’ laat al zien dat een IND deel kan uitmaken van KRI’s, PI’s of KPI’s. Maar een IND is meestal niet essentieel voor het behalen van een beter totaalresultaat. Voorbeelden van IND’s zijn: het aantal afgehandelde calls in een callcenter of het aantal uitgevoerde kwaliteitsinspecties.

Het doel voor een KPI is SMART geformuleerd.

S  - Specifiek: duidelijk gedefinieerd en begrepen door alle betrokkenen.

M - Meetbaar: de voortgang kan worden gekwantificeerd met concrete cijfers of percentages.

A - Acceptabel: alle belanghebbenden zijn het eens over de relevantie en haalbaarheid.

R - Realistisch: het doel is bereikbaar binnen de gestelde tijd en met de beschikbare middelen.

T - Tijdsgebonden: er is een duidelijke start- en einddatum of frequentie vastgesteld voor het meten van de KPI.

Het gaat hierbij om de doelstelling, niet om de KPI zelf, waarbij je de doelstelling met behulp van de SMART-methode zo concreet mogelijk maakt. In onderstaande voorbeelden zie je een goed en fout voorbeeld van twee verschillende doelstellingen:

Als je op het internet zoekt naar verschillende KPI’s, vind je ellenlange lijsten. Er worden zelfs downloads aangeboden met lijsten van meer dan 100 KPI’s! Je werkt met KPI’s om meer overzicht te creëren, niet om het overzicht kwijt te raken … Beperk daarom het aantal KPI’s - anders zie je door de bomen het bos niet meer. Kies bijvoorbeeld maximaal 6 KPI’s per categorie.

Met de volgende 6 stappen kies je de juiste KPI’s voor jouw bedrijf:

Zorg ervoor dat elke KPI direct gerelateerd is aan een specifiek bedrijfsdoel of strategisch initiatief.

Kies KPI’s die het meest kritiek zijn voor het meten van succes en die direct bijdragen aan je bedrijfsstrategie.

Verzeker je ervan dat je toegang hebt tot betrouwbare en actuele gegevens om de KPI’s te ondersteunen.

Gebruik een dashboardtool, zoals van Teamleader Focus, om je KPI’s visueel weer te geven, zodat je in één oogopslag de prestaties kunt volgen.

Stel duidelijke normen vast voor elke KPI - wat is het gewenste resultaat? Dit kan een minimumpercentage, aantal of succesratio zijn, afhankelijk van de KPI.

Bepaal wat er nodig is om het gewenste resultaat voor elke KPI te bereiken. Identificeer waar aanpassingen in processen, middelen of strategieën nodig zijn om de prestaties te optimaliseren.