Vervaldatum factuur: hoe zit het nu precies?

De vervaldatum is de datum waarop de factuur betaald moet zijn. Bijvoorbeeld: een factuur met datum 1 maart en een maximale betalingstermijn van 30 dagen, heeft een vervaldatum van 31 maart.

Dit betekent natuurlijk niet dat een factuur daarna komt te “vervallen” en dat je klant niet meer hoeft te betalen. Is de vervaldatum gekomen en gegaan, zonder dat de betaling binnen is? Dan heb je te maken met een laattijdige betaling. En dat vermijd je natuurlijk liever.

De vervaldatum van je factuur is afhankelijk van twee dingen: de factuurdatum en de betalingstermijn van de factuur. 

De vervaldatum berekenen is makkelijk: tel de betalingstermijn op bij de factuurdatum, en je hebt de vervaldatum.

Voorbeeld:

Je hanteert een standaard betalingstermijn van 30 dagen. Je maakt je factuur op 5 maart. Als je dan dertig dagen doortelt, kom je uit op 4 april. Dit is de vervaldatum van je factuur. 

Vraag je je af welke betalingstermijn je dan moet hanteren? De wettelijke betaaltermijn kan variëren:

• Zakelijke klanten: meestal 30 tot 60 dagen, tenzij anders afgesproken. Is je klant een grote onderneming (dus geen kmo)? Dan mag de betalingstermijn niet langer dan 60 dagen zijn.
  
  Met een b2b-klant mag je ook contractueel vastleggen dat er een periode van 30 dagen is om de factuur te controleren en tekenen. Dit betekent dat de betalingstermijn pas ingaat als de factuur is getekend. De maximale betalingstermijn komt daarmee in de praktijk dan neer op 90 dagen.
   
• Consumenten: voor consumenten geldt de betalingstermijn op de factuur. Meestal is dit 14 dagen. 

Heb je geen betalingstermijn genoemd? Dan geldt binnen de EU standaard een betalingstermijn van 30 dagen.

De vervaldatum en betalingstermijn van een factuur zijn nauw verbonden, maar niet hetzelfde. 

• Betalingstermijn: de periode waarin de klant de factuur moet betalen.
  De wettelijke betalingstermijn is 30 dagen, maar dit kan in overleg met de klant gewijzigd worden. Een betalingstermijn van 14 dagen voor consumenten is ook gebruikelijk.
  
• Vervaldatum: de specifieke datum waarop de betaling uiterlijk binnen moet zijn.
  Als de factuur bijvoorbeeld op 1 maart is gedateerd en de betalingstermijn is 14 dagen, dan is de vervaldatum 15 maart.

Als je je klant wat rekenwerk wil besparen, kan je de vervaldatum zelf berekenen en op je factuur plaatsen. Dit is overigens niet wettelijk verplicht. Je zal dus ook genoeg facturen tegenkomen zonder vervaldatum (maar altijd met een betalingstermijn).

Vaak wordt de vervaldatum van een factuur bovenaan de factuur geplaatst, onder of naast het factuurnummer en de factuurdatum. Je kan er ook voor kiezen om de vervaldatum bij de betaalgegevens te plaatsen.

Heb je geen tijd (of zin) om achter achterstallige facturen aan te gaan? Teamleader Focus doet het werk voor je. Je automatiseert eenvoudig de betalingsherinneringen aan de hand van je betalingstermijn. Zo wijs je je klant altijd vriendelijk op de laattijdige betaling, zonder dat je hier ook maar iets voor hoeft te doen. Ontdek zelf wat onze facturatiesoftware voor je kan betekenen. 

Hier ligt het allereerst aan het soort factuur: is het een ontvangen of een verzonden factuur?

Is een door jou verstuurde factuur na de vervaldatum nog niet betaald? Dan is het belangrijk om actie te ondernemen. In het geval van onbetaalde facturen volgen de meeste ondernemers deze stappen:

• Stap 1: verstuur een betalingsherinnering
  Als eerste verstuur je een vriendelijke betalingsherinnering, zo'n 2 tot 5 dagen na het verstrijken van de vervaldatum. Het is niet aan te raden om dit veel eerder te doen, omdat er dan een grote kans is dat de betalingsherinnering en de betaling elkaar kruisen. Dit komt doordat veel bedrijven op de laatste dag betalen en de verwerking bij de bank vaak ook nog een dag kost.
  
  - Is je klant een consument? Dan mag je met de betalingsherinnering nog geen herinneringskosten aanrekenen. Wil je de optie hebben om bij een eventuele aanmaning wel extra kosten te berekenen? Dan moet je dit vermelden in je betalingsherinnering, tenzij het al genoemd staat op de reeds verzonden factuur.
  
  - Ook als je klant een zakelijke klant is, kan het verstandig zijn eerst een vriendelijke en kosteloze betalingsherinnering te sturen. Het direct versturen van een aanmaning met extra kosten (stap 2), kan je relatie flink beschadigen.
  
  
• Stap 2: verstuur een aanmaning
  Heeft de betalingsherinnering helaas geen resultaat opgeleverd? Dan ga je over op het versturen van een aanmaning. Dit is een formele brief waarin je de klant informeert dat deze nog één kans heeft om over te gaan tot betaling, voordat je een incassobureau inschakelt. In deze brief benoem je nogmaals om welke factuur het gaat en hoeveel dagen de klant heeft om de betaling te voldoen.
  
  - Je mag onder bepaalde voorwaarden ervoor kiezen om een forfaitaire vergoeding toe te voegen aan je aanmaning. 
• Stap 3: schakel een incassobureau, advocaat of gerechtsdeurwaarder in
  Hopelijk heeft je betalingsherinnering of aanmaning effect gehad. Is dat niet zo? Dan is het tijd om een incassobureau, advocaat of gerechtsdeurwaarder in te schakelen. Zij nemen het traject van je over en informeren je klant over de verdere stappen. Vaak maakt een betalingsregeling deel uit van het incassotraject.

Vanaf 1 januari 2026 is e-invoicing in België verplicht voor alle b2b-transacties. Je verzendt en ontvangt dan alle b2b-facturen via het Peppol netwerk. Zo kan een klant een factuur eigenlijk niet meer over het hoofd zien, wat helpt met het verlagen van het aantal laattijdige facturen. 

Een goed overzicht van je facturen helpt je om laattijdige betalingen te voorkomen. Zo weet je precies welke facturen al betaald zijn en welke nog openstaan. Dit maakt het eenvoudiger om op tijd actie te ondernemen, zonder dat je te vroeg een herinnering stuurt.

Met Teamleader Focus heb je altijd grip op je facturen

• Dankzij het handige overzicht zie je direct welke facturen betaald zijn en welke nog openstaan.
  
• Achterstallige betalingen worden automatisch opgevolgd. Dat scheelt weer wat ongemakkelijke e-mails of telefoongesprekken.
  
• Dankzij online betaalopties en een QR-code voor de bank-app, betalen klanten sneller en makkelijker. Dit verkleint de kans op laattijdige betalingen!

Sneller betaald worden met minder gedoe. Dat wil jij toch ook? Probeer het nu 14 dagen helemaal gratis. 

Fouten maken is menselijk. Het kan dus zeker eens voorkomen dat je zelf een factuur niet op tijd betaalt. Waar kan je dan op rekenen?

1. De kans is groot dat je een betalingsherinnering krijgt als opvolging van de verlopen factuur. Het beste is natuurlijk om deze direct te betalen. Niet alleen om juridisch gedoe te voorkomen, maar ook omdat het je zakenrelatie flink kan beschadigen als je dit niet doet.
   
2. Ga je toch aan de betalingsherinnering voorbij? Dan kan je een aanmaning verwachten. En als je deze óók negeert dan volgt er hoogstwaarschijnlijk…
   
3. … een incassoproces. Dat is zowel voor jouzelf als voor de andere partij geen pretje. Probeer dit te voorkomen door de factuur gewoon netjes op tijd te betalen. En staat er iets op de factuur waar je het niet mee eens bent? Maak dat dan op tijd bespreekbaar.