Succesvol openstaande facturen opvolgen: zo ga je te werk

Ooit al een wanbetaler of late betaler gehad? De kans is groot van wel. Volgens Accountancy Vandaag ging het percentage in Q4 2021 van 46,9% naar 45,2% in Q4 2022, maar daalde in 2023 verder naar 41,7% van de facturen die op tijd betaald werden.

Maar hoe ga je om met vervallen facturen? Hier zijn 3 tips om openstaande facturen op te volgen en ze alsnog betaald te krijgen, zónder de hoofdpijn die je krijgt van het sturen van betalingsherinneringen.

Betalingsherinneringen sturen moet zowat het vervelendste klusje binnen je bedrijf zijn. Heel wat ondernemers doen dit dan ook niet, of sturen ze te laat.

Maar zonder herinnering wordt de kans kleiner dat je klant nog betaalt.

De betere facturatiesoftware heeft gelukkig een geweldig handige optie: automatische betalingsherinneringen. Die worden vanzelf verstuurd met een boodschap die jij van tevoren kiest, terwijl jij met andere dingen bezig bent,

Met Teamleader Focus stel je zelfs een heel schema van herinneringen samen. Je kiest hoeveel dagen na het verlopen van de betalingstermijn je een herinnering per e-mail wilt verzenden. 5, 10, 63 of 151 dagen? Je stelt zo veel herinneringen in als je wilt.

Je kiest ook meteen of je nalatigheidsintresten of herinneringskosten aanrekent. Tenslotte kies je de template: een standaardtekst, die jij schrijft en aanpast naar wens. Je kan een unieke standaardtekst voor elke herinnering kiezen. Gepersonaliseerd met de naam van je klant, natuurlijk.

Betaalt je klant de factuur? Dan wordt dat geregistreerd en stoppen de herinneringen uiteraard.

Digitaal factureren? Zo stel je eenvoudig een digitale factuur op.

Helaas, ook na een aantal vriendelijke mailtjes kan een factuur nog onbetaald blijven. De volgende stap? Je betalingsherinnering per post versturen, als aangetekende zending. Je kan kiezen om dat met of zonder ontvangstbewijs te doen. Ook dat kan je in Teamleader Focus doen. Als je een herinnering aanmaakt, kan je namelijk aangeven dat deze per brief moet worden verstuurd.

Als dat nog niet helpt, dan bel je je klant gewoon op. Een telefoontje kan dan wonderen doen. Vraag gewoon of je klant je herinneringen heeft gezien. Misschien heeft hij het wel te druk om zijn mail te checken? Persoonlijk contact is soms dé oplossing om openstaande facturen op te volgen.

Professionele relaties zijn vaak maar zo goed als de laatste interactie. Je houdt die dus maar beter positief.

Daarom is het een prima idee om ook late betalers te bedanken als ze hun factuur voldaan hebben.

Denk eraan dat het niet altijd een kwestie is van niet willen — misschien zit je klant wel krap bij kas en heeft hij jou met zijn privégeld betaald… Dan stelt hij een bedankje vast op prijs. Bovendien bestaat de kans dat hij de volgende keer sneller betaalt.

Vanuit Teamleader Focus doe je dat trouwens heel gemakkelijk. Als een factuur voldaan wordt, krijg je automatisch een melding. Met een muisklik stuur je je klant dan een bedankberichtje, dat je vooraf hebt ingesteld.