Tribal Agency: "Teamleader Orbit maakt de toegevoegde waarde van ons werk voor onze klant inzichtelijk. We kunnen de bewijslast tonen."

Tribal Agency moet volgens managing director David het verschil zien te maken op een markt die al behoorlijk verzadigd is. “Er zijn vandaag ongelooflijk veel aanbieders en specialisaties. Wij kunnen met 55 experts, verspreid over onze vestigingen in Amsterdam en Den Bosch, het totale pakket voor onze rekening nemen.”

David staat sinds juli 2020 aan het roer bij Tribal Agency, dat toen nog RIFF heette. De overstap naar Teamleader Orbit was een van zijn eerste prioriteiten. “We zijn in september 2020 overgestapt. Toen ik begon als managing director had ik al snel in de gaten dat de systemen die we gebruikten niet toekomstbestendig genoeg waren. Tribal Agency had forse groeiplannen, ik wilde het bedrijf schaalbaar maken en wapenen voor complexe projecten met interdisciplinaire teams. We zochten één tool die onze volledige workflow kon managen: van offerte tot factuur, en alles wat daar nog tussen zit."

“Ik heb mezelf toen een half jaar gegeven om volledig afscheid te nemen van onze legacy systemen. De implementatie van Teamleader Orbit was even pittig, zo’n migratie zorgt altijd voor de nodige stress en knelpunten op de werkvloer. Maar ik heb nog geen spijt gehad van de overstap.”

“Teamleader Orbit geeft me 95 procent van de handvatten die ik nodig heb om onze business te runnen”, vertelt David. “Ik krijg veel meer inzicht in onze pijplijn. We kunnen betrouwbare projecties maken van het werk dat er nog zit aan te komen.."

En wat betekent dat voor de capaciteitsplanning binnen Tribal? "We kunnen perfect de capaciteit inschatten die we nodig hebben, we zien dreigende capaciteitsproblemen op tijd aankomen om nog extra mensen aan boord te halen. Je kan die extra mankracht – of het nu om vaste medewerkers, tijdelijke medewerkers of freelancers gaat – ook veel beter budgetteren, want Teamleader Orbit laat ons ook toe om inkomstenstromen veel beter te projecteren.”

“Zo brengt Teamleader Orbit rust in onze organisatie. We krijgen minder te maken met onaangename verrassingen die plots onaangekondigd komen opduiken.”

“Ons verdienmodel zit in de uren van onze medewerkers. Dat is het businessmodel van een agency. Teamleader Orbit geeft ons real time inzicht in onze projecten. Uren, deadlines, targets,…: gewoon even snel een dashboardje creëren, en afhankelijk van je rol tover je onmiddellijk de relevante info tevoorschijn. Zo krijgen we nieuwe inzichten en ontdekken we trends. Als de marges telkens opnieuw onder druk staan bij specifieke klanten of opdrachten, kunnen we snel achterhalen hoe dat komt. En kunnen we daar iets aan doen. We betalen nog maar één keer leergeld.”

“Soms dwingt Teamleader Orbit ons in het begin van het proces om wat meer tijd te besteden aan administratieve processen. Dat vroeg een andere mindset van onze mensen. Dat is een proces dat tijd vraagt, het is een utopie dat je zoiets van vandaag op morgen verandert. Het kwam in het begin over als extra rompslomp. Maar het zijn safeguards, die ons later in het traject net heel veel tijd doen winnen. Teamleader Orbit brengt structuur. Als je project kan standaardiseren en telkens op dezelfde manier kan aanvliegen, dan komt dat de inhoud en de kwaliteit ten goede. Je moet het wiel niet opnieuw uitvinden. Als je dingen systematisch op dezelfde manier doet, dan ga je daar ook steeds beter in worden.”

Teamleader Orbit heeft volgens David niet alleen de interne werking gestroomlijnd, maar heeft ook de klantenrelaties van Tribal Agency versterkt. “Teamleader Orbit maakt de toegevoegde waarde voor de klant inzichtelijk. We kunnen de bewijslast tonen. We kunnen precies aanduiden welke experts allemaal op een project hebben gewerkt, en wie precies wat heeft gedaan. De wederzijdse verwachtingen zijn veel beter op elkaar afgestemd.”

“Als we op een project veel uren presteren die niet billable zijn, dan is dat vaak een teken dat de scope van het project niet duidelijk is. Teamleader Orbit geeft ons een alarmsignaal als dat het geval is. Dan kunnen we samenzitten met de klant. ‘Klopt het dat we X afgesproken hebben en dat we nu Y aan het doen zijn?’ Zo kunnen we het project in onderling overleg duidelijker definiëren en aflijnen. Goed voor ons, want we moeten minder uren presteren die we niet kunnen factureren. Maar ook goed voor de klant, want die is er zeker van dat hij op het einde van de rit een project opgeleverd dat aan zijn verwachtingen voldoet. Dankzij die waarschuwingslichtjes van Teamleader Orbit, kunnen we soms met een telefoontje van twee minuten vermijden dat we twee maanden later een klant kwijt zijn.”