Zelfstandig? Teamleader is er nu ook voor jou! Ontdek onze nieuwe e-invoicingsoftware.

Spectrum Boombeheer: “Teamleader Focus helpt ons om te professionaliseren”

Wie? Kjel Dupon, oprichter
Wat? Boomverzorging, -onderhoud en -advies
Teamleader sinds? 2021
Grootste uitdaging? Structuur en overzicht bewaren in een groeiend bedrijf

BE NL Blog Testimonial Boombeheer

Klimmen was altijd al de passie van Kjel Dupon. Combineer dat met een diploma Kunstwetenschappen waar hij niet meteen een plan mee had, een opleiding boomverzorging, en certificaten als European Tree Technician & Worker, en hij kon zijn droom achterna. In 2013 startte Kjel zijn eigen boomverzorgingsbedrijf Spectrum Boombeheer. Van snoeien tot verplanten, van ziekten opsporen tot advies geven, zijn bedrijf biedt een antwoord op de groeiende vraag om gespecialiseerde boomverzorging.

Toen zijn team groter werd, zag Kjel dat hij zijn administratie en planning niet op dezelfde manier kon blijven inrichten. Hij ging op zoek naar een oplossing die structuur bracht in zijn tijdregistratie, agenda, klantbeheer en planning. En die vond hij in Teamleader Focus.

Van WhatsApp en Excel naar crm en automatische tijdregistratie

Voor de overstap naar Teamleader Focus was de dagelijkse organisatie binnen Spectrum best een uitdaging. Afspraken werden bewaard in WhatsApp, klantgegevens stonden verspreid over e-mails, en offertes en tijdregistraties gebeurden in Excel-sheets. Van overzicht was er niet echt sprake: “Om een goede planning te maken, moest ik voortdurend slepen met taken in de agenda,” vertelt Kjel. 

“Vroeger zat alles in mijn hoofd. Dat werkte goed totdat ons team groeide en we meer klanten kregen.”

Die manier van werken werd op een gegeven moment onhoudbaar. “Vroeger zat alles in mijn hoofd. Dat werkte goed totdat ons team groeide en we meer klanten kregen. Na de aanwerving van de eerste medewerker moesten we echt professionaliseren. We konden dan eigenlijk niet meer bezig zijn met Excelletjes bijhouden, waarin iedereen zijn uren registreerde.”

Met Teamleader Focus kunnen Kjels collega’s nu zelf hun tijdregistratie invullen via de mobiele app. Die informatie wordt automatisch verwerkt in de werkbonnen en facturen. Dat bespaart niet alleen veel tijd, maar geeft Kjel ook inzicht in hoe projecten worden uitgevoerd en gefactureerd. “Met correcte tijdregistratie kunnen we nu veel beter inschatten hoe we onze projecten moeten plannen en wat we moeten factureren. Alle prestaties worden heel overzichtelijk, direct op de juiste klant geboekt.” 

Op 5 minuten een offerte opgesteld en verstuurd

De opvolging van offertes liep allesbehalve gesmeerd. Contactaanvragen kwamen binnen via mail, vervolgens werden de offertes handmatig opgesteld in Excel, om daarna als pdf te exporteren en weer via e-mail te versturen. 

“Het kost ons minder dan vijf minuten om een offerte op te stellen en te versturen in Teamleader Focus.”

Het was omslachtig, leidde vaak tot fouten en kostte onnodig veel tijd. “Met Teamleader Focus gebruiken we nu sjablonen voor verschillende diensten. Het kost ons minder dan vijf minuten om een offerte op te stellen en te versturen. Én we maken geen fouten meer bij het opstellen van offertes.”

Teamleader Focus als extern geheugen

Een ander belangrijk voordeel van Teamleader Focus is de mogelijkheid om werk en afspraken ver vooruit te plannen. Spectrum Boombeheer gebruikt de tool als een soort extern geheugen. “We kunnen nu al een opvolgbezoek bij een klant plannen voor over vijf jaar,” vertelt Kjel. 

Dat is niet alleen goed voor Spectrum zodat ze hun afspraak niet vergeten, het voorkomt ook irritatie bij klanten. Die kunnen gerust zijn dat Kjel en zijn team ook in de toekomst klaar staan voor hun bomen, en zij gaan niet op zoek naar een andere aannemer. “Zo bouwen wij aan duurzame klantrelaties en tevreden klanten.”

Meer verkoop en sneller betaald

Nog een erg fijne feature van Teamleader Focus volgens Kjel: het systeem waarschuwt automatisch wanneer een offerte bijna verloopt. “Vroeger vergaten we regelmatig om klanten te herinneren aan een offerte, waardoor we werk misliepen. Nu krijgen we een melding wanneer een offerte bijna vervalt, zodat we de klant op tijd kunnen aanspreken.” Dankzij die herinneringen halen Kjel en zijn team extra werk binnen.

“Als een factuur niet betaald is, zien we dat meteen in het rood staan. Met één druk op de knop sturen we een herinnering.”

De facturatie is ook een wereld van verschil: waar Kjel vroeger vaak over het hoofd zag dat facturen niet betaald waren, wordt dat nu automatisch aangegeven met de Ponto-integratie in Teamleader. “Als een factuur niet betaald is, zien we dat meteen in het rood staan. Met één druk op de knop sturen we een betaalherinnering naar de klant.” 

Meer overzicht in de hele workflow

Voor Kjel en zijn team zit de kracht van Teamleader Focus niet alleen in de tool zelf, maar ook in de integraties. De koppeling met Outlook zorgt ervoor dat contacten gesynchroniseerd worden en zowel zakelijke als privéafspraken overzichtelijk in één agenda staan. De Ponto-integratie maakt het makkelijk om betalingen te controleren, terwijl de mobiele app zorgt dat alle collega’s onderweg of bij een klant alles bij de hand hebben. “Het hele team vindt het fijn om met Teamleader te werken,” zegt Kjel. “Het is overzichtelijk, ze zijn er heel makkelijk mee weg en iedereen heeft toegang tot de informatie die ze nodig hebben.”

Na een maand terugverdiend

Teamleader Focus bleek al snel de investering waard te zijn:“Na een maand hadden we onze abonnementskosten al terugverdiend door de tijd die we uitsparen met het gebruik van Teamleader,” zegt Kjel. Je processen optimaliseren loont dus, want op een bepaald moment volstaan Excel en WhatsApp niet meer. Zeker als je bedrijf groeit.

Overweeg je zelf de overstap naar Teamleader Focus? Kjel is duidelijk: “Professionaliseer je processen voordat je vastloopt. Het bespaart je niet alleen tijd, maar geeft je ook meer rust en overzicht.”

Gerelateerde blogposts