SKINN: “Vroeger was het analyseren van data een hel, vandaag is dat peanuts.”

Het verhaal van SKINN zal voor veel agencies herkenbaar zijn, denkt Ruth. “We bestaan 15 jaar en we zijn jaar na jaar gegroeid. Toen we op een bepaald moment met een twintigtal mensen waren, voelden we heel erg de nood om te professionaliseren. Als je met tien bent, weet je als managing director nog wel wie je klanten zijn en waar iedereen mee bezig is. Vandaag hebben we zo’n 300 projecten lopen. Dan is het onmogelijk om het overzicht te bewaren. Dan heb je een tool nodig die je snel en eenvoudig kan raadplegen.”

“Er zijn heel veel functionaliteiten binnen Teamleader Orbit die ik bijna dagelijks gebruik. De planning en de capaciteit van het team voor de toekomst, de vakanties en de ziektes, de offertes die ondertekend moeten worden of nog geen antwoord hebben gekregen, de facturen die nog open staan en al betaald zijn, de rapportage,…: allemaal favorieten op mijn dashboard.”

“Iederéén bij SKINN gebruikt Teamleader Orbit. Al onze medewerkers hebben een account en loggen elke dag in. De merkstrategen, de grafici, de copywriters, de fotografen,… gebruiken Teamleader Orbit om hun to do’s voor de dag te kennen en om hun timesheets bij te houden. Andere profielen als de accountmanagers, de boekhouding of HR gebruiken Teamleader Orbit nog veel intensiever. Ik zeg wel eens dat Teamleader Orbit ons single point of truth is. Eén platform dat alles weet. Je bent natuurlijk afhankelijk van de data die je in het platform steekt. Maar ondertussen heeft het hele team de reflex om alles bij te houden.”

Onze grootste uitdaging? Ruth moet niet lang nadenken over de vraag. “Dat was zonder twijfel onze planning. Vroeger paste die nog op een whiteboard. Toen dat te klein werd, zijn we overgeschakeld naar een tool. Die loste ons probleem gedeeltelijk op, maar de rapportage was een ramp. We waren dagen bezig om wat we in het systeem staken er ook weer uit te krijgen. Heel inefficiënt, het was bijna een fulltime job.”

“Ik ben iemand die heel veel wil weten. (lacht) Ik ben een beetje een cijfernerd. Vroeger was het analyseren van data een hel, vandaag is dat peanuts. We beschikken ondertussen over een massa data, we kunnen die hele overzichtelijk weergeven. En nog veel belangrijker: we kunnen er snel en eenvoudig de juiste inzichten uithalen. Ik heb maar een paar clicks nodig om te weten of we de komende maanden te veel of te weinig projecten in de pijplijn hebben. Ik zie meteen welke profielen nog ruimte hebben en welke verzuipen in het werk. Vroeger was dat vaak een beetje nattevingerwerk: van bureau tot bureau lopen, en vragen wie het heel druk had en wie niet. Nu kunnen we op tijd vacatures lanceren en nieuwe mensen aanwerven als we merken dat we het niet meer redden met ons huidige team.”

“We maken geen assumpties meer. We meten alles en we baseren ons op heldere, ondubbelzinnige data. Dat geeft rust.”

De overgang naar Teamleader Orbit is volgens Ruth heel vlot verlopen bij SKINN. “Zeker onze accountmanagers waren er op voorhand nochtans niet gerust in. We moesten een driehonderdtal projecten overzetten, er mocht zeker geen informatie verloren gaan en we konden ons niet te veel vertragingen permitteren. Maar op een paar dagen tijd was die hele operatie beklonken. Dat stelde eigenlijk niks voor. Teamleader heeft ons ook uitstekend ondersteund, er zijn eigenlijk géén issues opgedoken.”

“Ik ben ook heel tevreden over de support. Als we een idee hebben om de tool nog te verbeteren, gaat Teamleader daar meteen mee aan de slag. Als we een probleem hebben, wordt dat snel opgelost. Ik voel dat de mensen aan de andere kant van de lijn wéten hoe een agency werkt. Ze hebben echt voeling met onze business en kunnen zich heel snel inleven in onze noden. Ik heb nog geen seconde spijt gehad van de investering. Ik ben ondertussen een ambassadeur geworden, ik heb Teamleader Orbit ook al aangeraden aan andere ondernemers die op dezelfde obstakels botsen als wij destijds.”