Well Played: "Al van bij het begin helpt Teamleader ons gezond groeien."

Wie? Didier Bintein, COO

Wat? Verklarende animatievideo's

Teamleader sinds? Oktober 2013

Uitdaging? Gezond groeien, inzicht krijgen in projecten

Het Gentse animatiebedrijf Well Played is stevig aan het groeien. In Teamleader vonden ze de perfecte partner om dat proces te ondersteunen.

Well Played is goed bezig. In de 15 maanden sinds ons laatste gesprek breidde hun team uit van 6 naar 17 medewerkers, en tegen september zouden dat er al 25 moeten zijn. Ze verhuisden bovendien naar een fonkelnieuwe locatie aan de Gentse Vrijdagmarkt. COO Didier Bintein klinkt dan ook als een man die helemaal klaar is voor groter en beter, maar nooit overhaast. "Teamleader was er van bij het begin om ons gezond te helpen groeien. We zijn niet van plan daar snel verandering in te brengen."

Het is geen schande om het cijfers-en-statistiekentype te zijn. Die beschrijving is Didier op het lijf geschreven. "Ik ben voortdurend met de Teamleader-statistieken aan het prutsen, dat klopt (lacht). Dat is ook erg belangrijk. Exact weten waarin je investeert is een uitdaging, maar dat inzicht heb je echt nodig: waar gaan onze middelen heen? Wat krijgen we ervoor in de plaats? Teamleader beantwoordt die vragen in een oogopslag."

Binnenkort start een nieuwe projectmanager bij Well Played. De projectmodule van Teamleader zal dan handig van pas komen. "Timetracking toont de echte waarde van een project. Het helpt ons om onze human resources slim in te zetten zodat we onze huur en andere standaard kantoorvereisten kunnen betalen. Die percentages doen er toe voor een rendabele onderneming. Ik wil niet hoeven te gokken."

"Timetracking toont de echte waarde van een project."

Well Played rekent zijn klanten een vaste prijs aan voor projecten. Giswerk wordt een risico met zo'n transparante aanpak. "Mensen houden van helderheid over de projectkost. Ik ook. Eigenlijk is het een deel van onze visie geworden. Een eindfactuur die radicaal verschilt van je offerte: ik hou er niet van. Onze offertes zijn van bij het begin heel transparant. Zo weten onze klanten precies waar ze voor betalen. Het is aan ons om die beloftes waar te maken."

Voor Well Played is er heel wat veranderd het afgelopen jaar. Hoe heeft dat hun Teamleader-gebruik veranderd? "We zijn echte power users geworden van de Deals, een mooie funnel inbegrepen. Dat hadden we toen nog niet." Een blik op het scherm van Didier doet ons glimlachen: de eerste dealfase van Well Played heet 'Er zit iets'.

"We registreren zelfs het kleinste beetje contact met een lead. Deze specifieke fase weerspiegelt dat: misschien is er interesse, maar niks concreet. Die fase van de funnel vult marketing op, met een solide grondlaag voor sales tot gevolg. De transitie verloopt supervlot, en de inzichten die Teamleader ons geeft, nemen alle nood voor speculatie weg. Liever slimme schattingen dan gewaagde veronderstellingen."

"Dankzij de inzichten van Teamleader hoeven we niet meer te speculeren."

Dat, zo legt Didier uit, is van vitaal belang voor een groeiende organisatie. "Wat brengt de toekomst? Moeilijk om te zeggen. Maar de bal moet blijven rollen. We nemen een pak talent aan - copywriters, grafisch designers, een verkoper, een projectmanager - en we moeten die ook allemaal van werk voorzien. In de toekomst kijken is geen optie, dus je funnel slim opbouwen én analyseren is het beste alternatief."

Projecten hangen natuurlijk af van veranderende factoren en vragen een zekere flexibiliteit. Teamleader voegt structuur en inzicht toe aan die rekensom. "Ik hou wel van deadlines," vertelt Didier, "dat zorgt voor extra focus bij een project." Maar ook Well Played hangt af van heel wat vaste, herhalende taakjes. "Wil je zeker zijn dat een taak uitgevoerd wordt? Automatiseer ze dan. E-mailtemplates, standaardoffertes en begeleidende brieven vormen de basics van elk bedrijf dat mikt op kostenefficiënte, consistente communicatie. Teamleader blinkt uit op dat vlak. Het bespaart ons misschien wel een voltijds medewerker."

"Ik denk niet dat een ander bedrijf minder tijd besteedt aan facturatie dan wij."

Ondertussen hebben de planning en CRM niks aan waarde ingeboet. "Dat zijn onze evergreens geworden, prima geschikt voor meetings en het dubbelchecken van agenda's." Over facturatie hoef je Well Played overigens niks te leren. "Onze facturatie is 100% geoptimaliseerd. Aanvaarde deals worden projecten, en dankzij een kleine aanpassing door Lodestar - gepiept in minder dan twee dagen - wordt voor elke afgewerkte milestone een factuur verstuurd. Ik denk niet dat een ander bedrijf minder tijd besteed aan facturatie dan wij. Van deal naar project naar factuur: tot in de puntjes gestroomlijnd."

Niks duidt erop dat de opmars van Well Played snel zal stoppen. "De verkoop loopt heel vlot momenteel, en we willen onze klanten niet vertellen dat we pas binnen een maand aan hun project kunnen beginnen. Personeel is echter een hoge vaste kost. Misschien is dat wel mijn voornaamste taak: de balans houden tussen intelligente aanwervingen en tevreden klanten. Onder meer dankzij Teamleader slaag ik daar elke dag in."

Wat staat er nog op de roadmap voor Well Played? "Onze prijzen blijven evolueren, al willen sommige collega's dat een keertje zien stabiliseren (lacht). Momenteel zijn er twee aandachtspunten: analyse en aftercare. Onze animaties moeten geen stof verzamelen op een of andere server. Integendeel, wij willen de cijfers analyseren en ervan leren, samen met de klant. En wat is het nut van een coole video als niemand hem te zien krijgt? Op dit moment zijn we dus aan het uitvogelen wat we aanrekenen en wat we gratis doen."

"Op 26 mei veranderen we van naam, en wijden we tegelijk ons nieuw kantoor in!"

En dat is lang niet alles. "Op 26 mei veranderen we van naam, en wijden we tegelijk ons nieuw kantoor in. Dus daar heb je je primeur!" Een naamsverandering én een nieuw kantoor? Dat moet wel een groots evenement zijn. Toevallig heeft Teamleader ook iets in de pijplijn zitten. "Oh echt? Fantastisch. Ik ben altijd benieuwd om te horen wat jullie in petto hebben. Een evenement is daar perfect voor. Well Played zal erbij zijn, daar kan je op rekenen."

Update 18/07/2016: deze getuigenis verscheen voor het eerst op 19/05/2016. Ondertussen is Well Played, voorheen SEEQ, van naam veranderd.